写给业务部门的法务使用手册 完整版 v2.0

徐老师

写给业务部门的法务使用手册 完整版 v2.0

     各位法务同行在工作中如果仔细观察，就会发现大部分的业务同事不知道如何正确和高效的跟法务打交道，不知道怎么“使用”法务，细究原因，大概有以下的几点原因：

     不熟悉法务的工作职责范围、

     不清楚其组织内部对法务的职责划分、

     对法务的工作方式和方法不熟悉和不了解。

     这方面其实很多具体的表现，有些业务部门的行为甚至是让法务哭笑不得，或者左右为难。

     所以从主动服务的角度，如果法务部门可以准备一些介绍性的资料，比如法务使用手册、法务部的内部介绍、法务部的公共资源库、组织法务部的对外培训，就可以增进业务部门对法务部门、法务组织、法务功能的了解，在进行业务沟通和业务对接的时候就会更加的高效。

    为了加深互相的理解，我觉得可以做以下的几件事情：

     1. 从逻辑的角度，第一件事情就是让业务部门知道法务是做什么的，不做什么的。

      公司内部如果机构划分很多很细，的确是有必要让各个业务部门知道哪些工作是法务的，哪些不是法务的。

     看起来像是法务，但不是法务的工作有好多，比如说知识产权、合规、公司秘书、内部调查等（我这里是在狭义的法务工作范围内讨论）。这些所谓的大法务的事情到底归不归法务管，取决于公司内部的组织架构和职责划分。当然如果内部这些划分不清晰的时候，法务做做组织和协调是可以的，但是最终的责任人是不是法务还是要看公司的组织架构和职责划分。

    2.  在告诉了业务部门哪些工作是应该由法务来干，哪些不应该是法务来干的之后，也需要让业务部门认识到法务团队及法务内部的分工是怎么样的。这个可以让团队同事跟对接的业务部门和同事直接沟通。如果内部允许的话，也可以把这个分工在公司内部公布，加上联系方式，便于业务部门直接对接。如果IT系统能实现的话，也可以在合同流程上直接设置业务部门的法务对接人。

3.   法务部门可以在各个场合，对外普及和宣传法务在公司经营中的作用。可以用一些简练的口号来推广法务的服务。比如说将合同评审和法务咨询、纠纷解决、法律风险控制、法律意识宣贯这些主要工作内容，通过简单易于记住的方式在公司内部告知各个业务部门。

     在高效对接方面，也可以采取下面的这些举措：

    4.  涉及到具体的业务，法务可以告知业务部门更具体的操作指引，法务是怎么做的，需要业务部门怎么配合，这样才能更高效的完成流程。比如说合同评审，法务希望业务部门能多介绍一些合同背景、公司的商业诉求，合同谈判所处的阶段，这样法务才好综合的判断和把握。

     一个负面的例子就是大部分业务同事对于合同背景介绍是惜字如金，法务只能靠自己主动多问才能获得这些信息。这样一来二去也没有效率，沟通成本很高。

5. 法务需要告知业务部门，法务的日常工作需要什么样的优质信息。法务可以多总结一下所谓的“使用指南”，让业务部门在跟法务对接之前，已经做好了充分的信息收集工作，这样法务的工作也会更高效。所谓的使用指南可以是一些指引性的说明，一些表单，主要目的也为了便于法务进行高效的信息处理。

比如说合同评审工作，法务至少需要了解以下信息：

合同的商业背景

涉及到的公司的产品和服务有哪些

交付的地点在哪里

公司的主要的商业诉求

业务人员关心的商业要点

客户对达成交易有什么顾虑

所有这些信息都有利于帮助法务快速来判断合同条款的表述是否可以接受，如何修改或者表达才能更好更快地达成交易。

6. 法务可以帮助业务部门理解法务工作的方式和本质。

      我所理解的法务工作的本质，就是根据业务部门提供的背景信息以及自己对公司业务的了解，根据法律规则、商业常识、人性等识别交易风险，提出风险提示或者提出解决风险的方案,来降低风险或者转移风险。所以业务部门提供的有效信息越多越完善，法务就能越快作出更好的分析和判断。

      法务可以通过培训、推送文章、面对面沟通等方式来推动业务部门理解我们的这种工作方式。

7. 法务也可以跟业务部门讲，如何高效利用法务的专业能力。业务部门应把法务视为自己的业务伙伴，而不是绊脚石、拦路虎，或者是公司的橡皮图章或者内部警察。这些看法都是错误的。

8. 我们可以在跟业务部门培训的时候，传达以下的跟法务高效沟通的tips：

1） 提前准备：在与法务部门沟通之前，先准备好相关的文件、合同和问题清单等，以便更快地得到法务部门的回复和支持。

2） 清晰明了：在与法务部门沟通时，要清晰明了地表达自己的需求和问题，并尽可能提供详细的背景信息和上下文，以便法务部门更好地理解和处理问题。

3） 尊重专业：尊重法务部门的专业知识和建议，不要轻易否决或忽略法务部门的意见，以免带来不必要的法律风险。

4）及时反馈：在与法务部门沟通后，及时反馈处理结果和进展情况，以便法务部门更好地了解问题的最终解决情况。

5 ）建立良好关系：与法务部门建立良好的合作关系，可以更好地理解彼此的需求和工作方式，提高沟通效率和工作质量。

     在秉持以上的原则和具体的方法论的基础上，我们可以准备一些具体的可视化程度高的法务使用手册，通过培训、跨部门交流、法务合规日等活动来进行传达，从而达到润物细无声，潜移默化的影响业务部门跟法务对接的方式和对法务的认可程度。