【财务会计课堂】说说出纳的工作

徐老师

出 纳 概 述
在现代商品社会中，企业的经济业务总是不可避免地需要通过货币资金的收付、结算进行，如购买材料、销售商品、发放工资、报销费用等。因此，出纳已经成为企业运作不可或缺的一个组成部分。在日常生活中，出纳既可以指出纳工作，也可以指从事出纳工作的人员，即出纳人员。
1.1  什么是出纳
1.1.1  出纳和出纳工作
出纳，作为会计术语，运用在不同场合有着不同涵义。从这个角度讲，出纳一词至少有出纳人员、出纳工作两种涵义。广义的出纳人员既包括会计部门的出纳工作人员，也包括业务部门的各类收款员（收银员）。狭义的出纳人员仅指会计部门的出纳人员。

广义的出纳工作既包括各单位会计部门专设出纳机构的各项票据、货币资金、有价证券收付业务处理，票据、货币资金、有价证券的整理和保管，货币资金和有价证券的核算等各项工作，也包括各单位业务部门的货币资金收付、保管等方面的工作；狭义的出纳工作则仅指各单位会计部门专设出纳岗位或人员的各项工作。


1.1.2  出纳的职责
出纳是会计工作的重要环节，涉及的是现金收付、银行结算等活动，而这些又直接关系到职工个人、单位乃至国家的经济利益，工作出了差错，就会造成不可挽回的损失。因此，明确出纳人员的职责和权限，是做好出纳工作的起码条件。根据《会计法》、《会计基础工作规范》等财会法规，出纳岗位职责一般包括以下内容。
（1）按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，办理现金收付和银行结算业务。出纳员应严格遵守现金开支范围，非现金结算范围不得用现金收付；遵守库存现金限额，超限额的现金按规定及时送存银行；现金管理要做到日清月结，每日下班前应对账面余额与库存现金进行核对，发现问题，及时查对；银行存款账与银行对账单也要及时核对，如有不符，应立即通知银行调整。
（2）根据会计制度的规定，在办理现金和银行存款收付业务时，要严格审核有关原始凭证，再据以编制收付款凭证，然后根据编制的收付款凭证逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。
（3）按照国家外汇管理和结售汇制度的规定及有关批件，办理外汇出纳业务。外汇出纳业务是政策性很强的工作，随着改革开放的深入发展，国际间经济交往日益频繁，外汇出纳也越来越重要。出纳人员应熟悉国家外汇管理制度，及时办理结汇、购汇、付汇，避免国家外汇损失。
（4）掌握银行存款余额，不准签发空头支票，不准出租出借银行账户为其他单位办理结算。这是出纳员必须遵守的一条纪律，也是防止经济犯罪、维护经济秩序的重要方面。出纳员应严格支票和银行账户的使用和管理，从出纳这个岗位上堵塞结算漏洞。
（5）保管库存现金和各种有价证券（如国库券、债券、股票等）的安全与完整。要建立适合本单位情况的现金和有价证券保管责任制，如发生短缺，属于出纳员责任的要进行赔偿。
（6）保管有关印章、空白收据和空白支票。印章、空白票据的安全保管十分重要，在实际工作中，因丢失印章和空白票据给单位带来经济损失的不乏其例。对此，出纳员必须高度重视，建立严格的管理办法。通常，单位财务公章和出纳员名章要实行分管，交由出纳员保管的出纳印章要严格按规定用途使用，各种票据要办理领用和注销手续。
1.1.3  出纳机构与人员的设置与配备
1．出纳机构设置
一般设置在会计机构内部，如各企事业单位财会科、财会处内部设置专门处理出纳业务的出纳组、出纳室。《会计法》第二十一条第一款规定，“各单位根据会计业务的需要设置会计机构，或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员。不具备条件的，可以委托经批准设立的会计咨询、服务机构进行代理记账。”会计法对各单位会计、出纳机构与人员的设置没有作出硬性规定，只是要求各单位根据业务需要来设定。各单位可根据单位规模大小和货币资金管理的要求，结合出纳工作的繁简程度来设置出纳机构。以工业企业为例，大型企业可在财务处下设出纳科；中型企业可在财务科下设出纳室；小型企业可在财务股下配备专职出纳员。有些主管公司为了资金的有效管理和总体利用效益，把若干分公司的出纳业务（或部分出纳业务）集中起来办理，成立专门的内部“结算中心”，这种“结算中心”，实际上也是出纳机构。
2．出纳人员配备
一般来讲，实行独立核算的企业单位，在银行开户的行政、事业单位，有经常性现金收入和支出业务的企业、行政事业单位都应配备专职或兼职出纳人员，担任本单位的出纳工作。
1.1.4  出纳工作的基本原则
出纳工作的基本原则主要指内部牵制原则或者说钱账分管原则。《会计法》第二十一条第二、三款规定，“会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。”实行钱账分管，主要是为了加强会计人员相互制约、相互监督、相互核对，提高会计核算质量，防止工作误差和营私舞弊等行为。

例如，现金和银行存款的支付，应由会计主管人员或其授权的代理人审核、批准，出纳人员付款，记账人员记账；发放工资，应由工资核算人员编制工资单，出纳人员向银行提取现金分发工资，记账人员记账。
《会计法》专门规定出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作，是由于出纳员是各单位专门从事货币资金收付业务的会计人员，根据复式记账原则，每发生一笔货币资金收付业务都要登记收入、费用或债权、债务等有关账簿，如果把这些账簿登记工作都由出纳员办理，会给贪污舞弊行为以可乘之机。同样道理，如果稽核、内部档案保管工作也由出纳员经管，就难以防止利用抽换单据、涂改记录等手段进行舞弊的行为。当然，出纳员不是完全不能记账，只要所记的账不是收入、费用、债权、债务方面的账目，是可以承担一部分记账工作的。
1.2  出纳工作的范围和具体流程
1.2.1  出纳的日常工作范围
1．办理银行存款和现金收付
（1）现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。若收到假币予以没收，由责任人负责。
（2）现金一经付清，应在原单据上加盖“现金付讫章”。多付或少付金额，由责任人负责。
（3）把每日收到的现金送到银行。不得“坐支”。
（4）每日做好日常的现金盘存工作，做到账实相符。做好现金结报单，防止现金盈亏。
（5）一般不办理大面额现金的支付业务，支付用转账或汇兑手续。特殊情况需审批。
（6）员工外出借款无论金额多少，都须总经理或有关负责人签字，批准并用借支单借款。若无批准借款，引起纠纷，由责任人自负。
2．负责支票、汇票、发票、收据和其他有关票据的管理
支票要建立一个领用簿，记载签发日期、金额、收票单位、支票号码等相关信息。汇票也是如此。发票要保管好，如果是以旧换新的，还要按次序整理好。收据也是按顺序使用。
3．做现金账和银行账，并负责保管财务章
（1）现金账处理
① 保管好各种空白支票，不得随意乱放。
② 公司账务章平时由出纳保管。每日下班后账务章交总经理或有关负责人处。
（2）银行账处理
① 登记银行日记账时先分清账户，避免张冠李戴。开汇兑手续。
② 每日结出各账户存款余额，以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况，以调度资金。每日下班之前填制结报单。
4．负责报销差旅费的工作
员工出差分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总经理或有关负责人审批签名，交由财务经理审核，确认无误后，由出纳发款。员工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票，先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由出纳给予报销。
报销审核包括以下几个方面。
（1）在支付证明单上经办人是否签字，证明人是否签字。若无，应补。
（2）附在支付证明单后的原始票据是否有涂改。若有，问明原因或不予报销。
（3）正规发票是否与收据混贴。若有，应分开贴。
（4）支付证明单上填写的项目是否超过3项。若超过，应重填。
（5）大、小金额是否相符。若不相符，应更正重填。
（6）报销内容是否属合理的报销。若不属，应拒绝报销，有特殊原因，应经审批。
（7）支付证明单上是否有总经理或有关负责人签字。若无，不予报销。
5．员工工资的发放
每月，根据人事工资岗位开具的工资单发放工资福利。
1.2.2  出纳的工作流程
1．现金收付
（1）收现

① 原则上只有收到现金才能开具收据，在收到银行存款或下账时需开具收据的，核实收据上已写有“转账”字样，后加盖“转账”图章和财务结算章，并登记票据传递登记簿后传给相应会计岗位。
② 随工资发放时代收代扣的款项，由工资及固定资产岗位开具收据，可以没有交款人签字。
（2）付现
① 费用报销
审核各会计岗位传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致→检查并督促领款人签名→据记账凭证金额付款→在原始凭证上加盖“现金付讫”图章→登记现金流水账→将记账凭证及时传主管岗位复核。
② 人工费、福利费发放
凭人力资源部开具的支出证明单付款（包括车间工资差额、需以现金形式发放的兑现、奖金等款项）→在支出证明单上加盖“现金付讫”图章→登记现金流水账→登记票据传递登记簿→将支出证明单连同票据传递登记簿传给工资福利岗位签收制证。
2．银行存款收付
（1）银收
① 收货款
整理销售会计传来的支票、汇票→核查和补填进账单→上午上班时交主管岗位背书→送银行进账及取回单→整理从银行拿回的回款单据→将第一联与回执粘贴在一起→在计算机中编制回款登记表并共享→打印→将回款登记表连同回款单传给销售会计。
② 其他项目收款
收到除货款以外项目的支票、汇票→填写进账单→进账→回单→登记票据传递登记簿→传给相关岗位。
③ 货款
收到银行货款进账回单→登记票据传递登记簿→传给销售会计岗位。
（2）银付
① 日常性业务款项
根据付款审批单（计划内费用经相关岗位审核，计划内超出或计划外费用经财务部长或财务总监审核）审核调节表中无该部门前期未报账款项→开具支票（汇票、电汇）→登记支票使用登记簿→将支票、汇票存根粘贴到付款审批单上（无存根的注明支票号及银行名称）→加盖“转账”图章→登记单据传递登记簿→传给相关岗位制证。
　　　　　　　├→　材料核算岗位（材料采购）
　　　　　　　├→　成本核算岗位（外协加工、车间质保费用）
　　　　　　　├→　管理费用岗位（管理部门用款）
　　　　　　　├→　销售费用岗位（销售部门用款）
　　　　　　　├→　工资福利岗位（工资兑现、福利）
　　　　　　　└→  固定资产岗位（部门费用、固定资产购建）
        开出的支票应填写完整，禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。
        开出的支票（汇票、电汇）收款单位名称应与合同、发票一致。
        有前期未报账款项的个人及所在部门，一律不办理付款业务。
② 打卡工资
根据工资岗位开具的付款审批单（经财务部长签字）开具支票→填写进账单→连同工资盘交银行→登记支票使用登记簿→将支票存根粘贴到付款审批单上→加盖“转账”图章→登记单据传递登记簿→工资福利岗位。
        每月根据工资发放时间提前两天将工资所需款调入银行。　　
        打卡工资的支票须于工资发放日前一天连同工资盘送达银行。
凭销售会计传来的付款审批单（经财务部长签字）开具支票→填写进账单→交送银行进账→登记支票使用登记簿→将支票存根粘贴到付款审批单上→加盖“转账”图章→登记单据传递登记簿→工资福利岗位。
③ 业务员兑现
凭销售会计传来的付款审批单（经财务部长签字）开具支票→填写进账单→交送银行进账→登记支票使用登记簿→将支票存根粘贴到付款审批单上→加盖“转账”图章→登记单据传递登记簿→工资福利岗位。
④ 还贷及银行结算
收到银行贷款还款凭证及手续费结算凭证→登记单据传递登记簿→传给资金岗位。
⑤ 交税
        完税
收到税务岗位传来的税票（附付款审批单）→填写划款行银行账号及进账单。
        进税卡
凭税务岗位填写的付款审批→开具支票→填写进账单→交送银行进账→凭回单及支票存根登记支票使用登记簿→传给税务岗位编制凭证。
        从税卡交税
收到税务岗位传来的完税票和税卡划款凭条→登记支票使用登记簿→传给税务岗位编制凭证。
（3）对账
及时将各银行对账单交内审岗编制银行调节表，对调节表上挂账及时进行清理和查询，责成相关岗位进行下账处理。
3．现金存取及保管
每天上午按用款计划开具现金支票提取现金→安全妥善保管现金、准确支付现金→及时盘点现金→下午3:30视库存现金余额送存银行。
（1）下午下班后，现金库存应在限额内。
（2）从银行提取现金以及将现金送存银行时都须通知保安人员随从，注意保密，确保资金安全。
1.2.3  出纳工作防出错的几个实用技巧
（1）要注意加强对支票、发票和收据的保管。领用支票要设立备查登记簿，经单位主管财务领导审签，并由领用人签章。领用现金支票要在存根联上签字，以防正副联金额不符。支票存根联上要逐项写明金额、用途、领用人，并在备查簿上注明空白支票和支票限额。支票作废后要按顺序装订在凭证中。空白发票和收据不能随便外借，已开具金额尚待带出收款的发票和收据，要由借用人出具借据并作登记，以便分清责任，待款收回后再结清借据。发票和收据作废后要退回来，先作废后重开，如果是销货发票退回红冲，应该先由仓库部门验货入库后再进行退款。如果对方丢失发票和收据，要根据对方财务部门开出该款尚未报销的证明才能补办单据，并在证明单上注明原开发票或单据的时间、金额、号码等内容，同时注明“原开单据作废”字样。登记银行存款日记账和现金日记账，要首先复核凭证、支票存根、附件是否一致，然后按付出支票号码顺序排列，以便查对。摘要栏应注明经办人、收款单位及支票号码。支票上的印鉴应即用即盖，并由会计、出纳两人分开保管，支票用印鉴的私人印章只能用于盖印支票，而不能作为其他任何用途。
（2）做到日清月结。每天都要做到钱账两清，发现问题可以及时查找，免得一拖下去就无从查起，和会计移交手续时，不管有多熟，都一定要有移交票据的清单，要不然容易出现说不清楚的差错，影响双方感情和工作以及财务数据。每个月都要按规定进行结账，并且和会计进行对账，做到账账相符、账实相符。
（3）收付现金时，一定要采取唱收唱支。对于出纳人员来说，唱收唱支虽然不是必需的工作，但是意义十分重大，一方面，显示很有礼貌；另一方面，在收付现金时唱收唱付，这样不但可以加深印象，与当事人核对金额，还可以取得他人的听觉旁证。当数目不清时，可以找旁边的人核对作证。
（4）对需要报销的发票，抬头与本单位不符、大小写金额不符、涂改发票、发票上无收款单位章或收款人章、发票与支票入账方不符者，均不接受发票，待补办手续后再报核。报销单位需先签字、后付款；收款单据先交款、后盖章；付款单据要盖付讫章。付款单据如由他人代领现金者，应签代领人名字，而不得签被代领人名字；代领人不是本单位的职工，要注明与被带领人的关系及其联系地址。营业外收入及杂务收入，要以经办单位、交款单位为依据，收款后开给财务收据。

1.3  出纳工作的交接手续
1.3.1  出纳工作交接手续的办理
《会计法》第二十四条规定，“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办理交接手续。一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人、会计主管人员监交。”出纳交接要按照会计人员交接的要求进行。出纳员调动工作或者离职时，与接管人员办清交接手续，是出纳员应尽的职责，也是分清移交人员与接管人员责任的重大措施。办好交接工作，可以使出纳工作前后衔接，可以防止账目不清、财务混乱。

1.3.2  出纳交接的三个阶段
1．交接准备
（1）将出纳账登记完毕，并在最后一笔余额后加盖名章。
（2）出纳账与现金、银行存款总账核对相符，现金账面余额与实际库存现金核对一致，银行存款账面余额与银行对账单核对无误。
（3）在出纳账启用表上填写移交期，并加盖名章。
（4）整理应移交的各种资料，对未了事项要写出书面说明。
（5）编制“移交册”，填明移交的账簿、凭证、现金、有价证券、支票簿、文件资料、印鉴和其他物品的具体名称和数量。
2．交接阶段
出纳员的离职交接，必须在规定的期限内向接交人员移交清楚。接交人员应认真按移交清册当面点收。
（1）现金、有价证券要根据出纳账和备查账簿余额进行点收。接交人发现不一致时，移交人要负责查清。
（2）出纳账和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，由移交人查明原因，在移交清册中注明，由移交人负责。
（3）接交人应核对出纳账与总账、出纳账与库存现金和银行对账单的余额是否相符，如有不符，应由移交人查明原因，在移交清册中注明，并负责处理。
（4）接交人按移交清册点收公章（主要包括财务专用章、支票专用章和领导人名章）和其他实物。
（5）接交人办理接收后，应在出纳账启用表上填写接收时间，并签名盖章。
3．交接结束
交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章。移交清册必须具备单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务及姓名，以及移交清册页数、份数和其他需要说明的问题和意见。移交清册一般一式三份，交双方各执一份，存档一份。
1.3.3  交接报告的示范
原出纳员朱××，因工作调动，财务处已决定将出纳工作移交给金××接管。现办理如下交接。
1．交接日期：2008年×月×日。
2．具体业务的移交：
（1）库存现金：×月×日账面余额××元，实存相符，日记账余额与总账相符。
（2）库存国库券：478 000元，经核对无误。
（3）银行存款余额：×××万元，经编制“银行存款余额调节表”核对相符。
3．移交的会计凭证、账簿、文件：
（1）本年度现金日记账一本。
（2）本年度银行存款日记账两本。
（3）空白现金支票××张（××号至××号）。
（4）空白转账支票××张（××号至××号）。
（5）托收承付登记簿一本。
（6）付款委托书一本。
（7）信汇登记簿一本。
（8）金库暂存物品细表一份，与实物核对相符。
（9）银行对账单1～10月份10本；10月份未达账项说明一份。
（10）……
4．印鉴：
（1）××公司财务处转讫印章一枚。
（2）××公司财务处现金收讫印章一枚。
（3）××公司财务处现金付讫印章一枚。
5．交接前后工作责任的划分：2008年×月×日前的出纳责任事项由朱××负责； 2008年×月×日起的出纳工作由金××负责。以上移交事项均经交接双方认定无误。
6．本交接书一式三份，双方各执一分，存档一份。
　移交人：朱××（签名盖章）
　接管人：金××（签名盖章）
　监交人：迟××（签名盖章）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××公司财务处（公章）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　   2008年×月×日
1.3.4  出纳人员办理工作移交手续后如发现问题责任的确定
《会计基础工作规范》第三十五条规定，“移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内所发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。