【2010年中国首席财务官】CFO讲义：《丁小亮：成本控制与差旅管理》

徐老师

大家都知道我们一个小的企业，5、6个人的时候，7、8个人的时候也会有出差，会有宴请。到了公司大了，几万人，十几万人的企业，出差的费用就更高了。从携程我们自己服务的企业来看，从小到大的企业都有，小的企业一个月5万，10万差旅费用，大的企业一个月1500万，1600万，一个月，光这个礼拜差旅仅仅是机票费用，还没有包括应酬，酒店的费用。所以，在这个当中差旅已经成为目前很多企业管理当中一个重要内容。我曾经自己工作的公司也碰到过一种情况就是当我们一个部门经理出差，他订到了公务舱，但是上飞机当时碰到他们公司的二把手，二把手定的是经济仓，这种情况在很多企业都会出现。员工为了自己方便，可能一些常规的出差，常飞的线可能是全价票，老板可能会让员工打折扣，6、7折票。从这个当中可以看出一个企业管理的好坏，除了我们正常的一些系统，流程以外，其实差旅管理和差旅系统是衡量一个企业管理好坏很重要的一个标准。
　　但是目前只有不到50%的企业有差旅管理的行为，或者说有非常严格意义上的差旅政策，并且能够从财务人员到管理层对差旅政策的执行非常地严格。差不多一半以上，在中国的这些跨国企业都会采取在差旅管理方面非常严格的措施，通常也会聘请一些TMC，也就是我们通常讲的差旅管理公司来为这些企业服务。国内的一些私人企业因为都是个人行为比较多，所以用差旅管理公司的企业非常少。国有企业也都是不太愿意用差旅企业，这个当中我们在过去服务的这些企业当中，曾经遇到过一个非常大的跨国企业，这家企业在中国有60多个分支公司，包括工厂，他就用了60多家不同的代理来负责为他们公司提供机票服务和预定服务。我们也通过很多一些大型的国有企业，2万人，5万人，10万人规模的大型国有企业，基本上所有的差旅管理都是各行其是，很难有一个专业公司集约化的管理和政策。
　　因此，在这个当中，差旅这一块对我们日常管理的各种费用当中，尤其我们在座都是一些专业人员，我们可能日常碰到很多薪酬、激励、工资奖金。实际上这块是随着我们业务量增加而增加，差旅也一样，我们业务量增长的时候，差旅的费用也会极大地增加。尤其我们在座的很多企业，对于一些热点中国，中国比较发达的城市出差的频率非常高，比如说长三角，珠三角，长三角，珠三角每年都会有各种各样的一些商业性的活动，在某一个期限当中酒店的价格非常贵，而在一些淡季的时候又非常便宜，在这些细微当中如果有专业的公司替我们管理可节省的空间就比较大。因此我给大家介绍一下，目前很多企业不愿意使用差旅管理公司，或者没有严格的差旅标准在执行过程当中力度不够，对于一些差旅管理的概念不是非常清晰。
　　第一个就是对于差旅管理公司所提供的信息觉得不够细致，集约化的管理还处在一个初级的阶段，大量的人口追踪管理流程以及需要准备大量的文件。同时，现金支付模式占主导地位，一般小的差旅管理公司很难服务一些大的企业，他很难替这些企业来垫资，比如30天，40天，45天的垫资。这里面也就存在着，一个方面从企业来讲对于差旅雇一个专业公司来打理的意愿不是很强烈。另外中国的差旅管理企业都是比较小，比较散，一家公司负责几家客户，因为这里面涉及到通常需要差旅的公司为服务的企业来垫资，这里面的资金实力也比较重要。
　　其实，目前对差旅的需求我想很多的企业，特别我想在座的CFO们身有体会。经常看到来报销的时候，同样一个部门，张三去上海拿的是六折票，五折票，李四去上海拿的是八折票，甚至是全价票，作为CFO来讲又不好意思说李四的票不给报，为什么会有这样，同一天，前后两天为什么机票的差额这么大，包括酒店也一样。所以，也希望有一些关于差旅的公开透明的信息可以供企业的员工和管理层能够随时了解，因此也希望在差旅管理公司能够提供的服务和能力方面，应该是中国业务的一些专家。同时能够建立适合本土的技术性，包括入门级的技术化平台。
　　就是我可以随时观察到整个公司出差的人士、费用，可以做到适时地管理，也希望这些差旅管理公司能够符合中国独特的企业的文化运营。另外，我也差旅公司可以给我提供一个非常详尽的差旅报表。从我们携程，我们在座很多专家，嘉宾都曾经使用过携程，我们从99年成立，去年的12月份是我们公司的10年庆典。10年当中公司发展非常快，从刚开始10来个人，现在整个员工超过1万人。在2009年携程在线预定旅游交易额占到中国在线旅游交易市场的55%的市场份额，每个月订酒店差不多2百多万个机票，差不多我们每天要订4万到6万套房间，每天预定全国的机票是7万到9万张。在今年5月8号公司在南通建了一个呼叫中心，可以容纳15000个员工。我们进入差旅市场是2006年开始，在短短3年多的时间迅速成长，目前为国内外差不多600多家跨国企业，大型国企，民企提供服务，这里面包括可口可乐、Panasonic、ABB、百度等等。
　　从我们目前短短的几年发展当中，在09年被众多机构评为2009年中国最佳的差旅管理公司。那么，在这几个方面，我想可能是携程和其他差旅管理公司相比的比较优势。第一个就是覆盖全国的服务网络，有强大的资源整合能力，透明的价格体系，由于携程是从酒店预定开始在涉足到机票预定，以及到度假，第三块第四块业务就是我们差旅。所以，从公司来讲有足够的能力整合酒店、航空公司所有的资源。
　　这样的话强大的整合能力可以为企业提供过程控制，并能够为企业做到非常好的节省。从一个接手新企业来讲，我们可以平均为这个企业节省25%的费用。过去从发展这10年当中，携程一直采取的是一种标准化的运作，现代服务的管理体系，是中国服务行业当中第一家使用六西格玛的企业。这样的话可以为服务的企业提供稳定、可靠、高效的预定服务和高标准的质量保证。
　　另外从携程来讲，作为一个我们公司的名称就叫携程计算机技术有限公司，只不过在基于计算机的平台当中，出售的是旅游产品。所以，这样其实对这么一个技术含金量非常高的企业来讲，我们可以通过技术的平台，特别是我们为中国的这些企业量身订做我们的差旅管理报表深受这些客户的欢迎。
　　这几大优势刚才讲到一个是携程的整合能力，现在我们在全国50多个城市都有提供机票服务的网络，也就是可以提供配送和取票这种服务。覆盖全球134个国家和地区，33000个酒店的预定服务，可以帮助用户进行集中采购和供应商的率选评估，包括用户达到资源的利用的最大化，为客户量身定制预订流程，协助企业执行统一的差旅政策。
　　第二个方面完美的差旅服务体验，由于我们所有的预定方式是基于互联网的平台，所以是网络技术与传统的旅行技术相结合为企业定制服务。我们全天24小时的服务，根据客户的要求我们可以派送专人服务小组和商旅服务中心，这样保障我们客户24小时的咨询服务。为客户配备经验丰富的客户经理，协助处理日常的事务，解决一些应急的事件，完全专注照顾客户的需求。
　　这些可能是对于我们一些企业来讲比较关心的一些事情，我想我们在座很多专业人员，包括我们公司的员工他们出差在外，如果是通过公司的秘书来订机票和订酒店，一旦出现需要退改签，一些应急事件的时候很难有专业人员能够提供24小时的服务。所以，这样来讲对于一些差旅管理公司来说，他们其中一个重要的责任就是协助他的客户，包括他客户当中的这些员工在出差期间可以提供SOS的服务，一些救援的措施。
　　比如对我们来讲，我们提供的像吉尔吉斯斯坦早一段时间泰国发生的一些动荡，我们都会第一时间里面，在我们数据跑下来就知道这几百家公司当中，那些公司的客户现在可能在这些骚乱地区，或者有哪一些公司的客户准备要去一些骚乱的地区，我们都会及时向这些客户提供预警的一些措施，来提醒这些客户在骚乱地区应该注意的一些事项。另外一个就是携程所出去的差旅报告，这可能是我们短短几年当中深得国内外客户非常欢迎的重要内容。
　　我想我们在座的这些CFO非常希望了解，我这一个月，比如今天到了10号，5月整个月公司有多少人出差，他们机票订的几折票，酒店是不是都住的公司指定的协议酒店或者是住在公司差旅标准这些酒店。那么这些内容不需要过去我们自己找员工一个一个去查，一个公司3、5个人出差还可以，对我们现在服务的企业，每个月出差的人次是2、3千，那如何查起。所以，这样的话我们可以系统当中自动地生成各种数据，而且这些基础报告完全可以根据客户的需求来制定。所以，我们可以提供从月度、季度、年度的分析报告，并且这些报告对我们CFO来说可以做到实时在线查询。
　　同时，我们每个季度可以根据我们用户的需求，向我们CFO提出一份，你们这个公司上一个月，一个季度当中差旅管理，或者说差旅政策执行过程当中哪些比较好，哪些稍微需要改进的地方。在一些资源采购方面还有哪些空间，我们可以提供一些咨询和建议报告。这样的话我们可以极大地能够帮助我们的客户节约差旅当中的一些成本，这些当中包括价格的透明，因为实时在线，包括我们在酒店、航空公司都可以做到所有的价格实时在线。
　　因此，在这些数据当中，我们还可以根据你们这家公司，这一个月的差旅状况，和其他相对同行业的公司进行一些类比，你们公司在执行差旅方面做的是不是完全按照公司的制度在制定。这些内容，实际上差旅管理，为什么我们今天能够来到CFO论坛，可能会成为我们在座CFO的一个重要的帮手。在平时你们很难去理清的一些差旅费用和差旅标准，执行过程当中是否有一些偏差，通过一个专业公司可以提供你一个完整的建议和非常详尽的数据报告。
　　从我们目前整个差旅的服务来说也是一个全程过程管理，从差旅的服务本身，也是从出差前，出差中，出差之后三个节但可以提供一种完整的服务。所以，我们讲大家就会关心，携程怎么可以做到这个差旅成本的节省。首先第一个方面，我们最优价格的承诺，我们跟航空公司或者三方协议，或者是酒店，我们拿到的价格对于我们服务的企业来讲，我们是最优价格的承诺。另外整个差旅费用全面的整合，我们在员工提交出差申请的时候，可以在网上查到他出差日期最低的航班，以及所去城市当中你们公司本身的协议酒店，和携程在这个城市当中的合作酒店当中，最优惠，性价比最好的酒店都可以实实在在地查询。
　　第三个方面我们和客户共同制定公司的差旅标准，你在提交TO单的时候，一旦不能够满足公司提出的这些差旅标准，这个TO单是提交不上去的。所以，在这个当中极大地帮助CFO来严格地贯彻执行公司的差旅标准。由于公司本身对于一些酒店和航空公司的使用也会集中化地使用，使得客户在这些酒店和资源方方面的话语权，和溢价能力更强，价格的最优化潜力也是最大的。
　　第五个方面携程的差旅管理有别于其他的管理公司，我们所有的报表和所有的信息都是实时在线，因此对于我们部门，对于管理层，对于财务人员来讲，只要授权允许的情况下，可以随时了解到公司当天，或者过去一周当中所有公司的差旅状况，可以帮助降低公司的差旅情况，这是刚才讲的旅行前，旅行中，和旅行后。
　　20%的节省，我们现在服务600多个公司，从小的公司到ABB这样巨型企业，我们服务的ABB这种大型企业，原来他们都是分散式，不同的代理，或者小的公司，小的旅行社替他们的分支企业服务。现在我们进行了完全整合，由携程一家来提供像ABB这样巨型企业，60多个工厂和分公司的一体化运营。在去年第一个季度的当中，我们对ABB同等条件下的类比和分析情况下，我们替ABB节省了最起码25%以上。
　　所以，这个当中就包括了最低票价的采购，酒店价格的限制，和提前预定。这些都是对于我们来讲，可以介绍最少5%到15%，当天订机票和提前一天两天价格订机票价格差别非常大，黄金(1258.30,9.60,0.77%)时间的出发时间和非黄金时间的出发时间机票价格可以差出20%-30%。管理流程的优化，预订授权的流程，报销流程的优化，这一系列都可以减轻我们财务部人员的这种工作量，也可以降低我们人员的数量。协议价格的执行，我们和航空公司，包括和酒店代表客户去议价，议价的能力肯定要强于我们客户独家去议价，所以这方面的溢价一年可以节省1-3%。间接的节省，现金流对我们来说，如果自己来支付差不多每一天支付的，刚才我说我们有的企业一个月的机票消耗量，机票的采购量是1400、1500万。小的企业一个月服务的机票采购量也在5万到10万，这么一系列通过专业公司来帮你做的话，实际上当然我们现在希望更多的是一些公司信用卡的支付，但是最起码目前阶段来讲，对于服务的企业来讲，资金量的占用是极大地减少，而且人工方面也有一些减少。
　　我们原来服务的某一个大型国有企业，在携程为他们服务之前，他们公司聘请20-30个员工组成了一个差旅的部门来替他们企业服务，从携程接手以后，我们所有员工量是他们的一半，但是达到了他们同样的差旅需求。所以，这些算下来是非常容易做到的，聘用一个专业的公司来服务。
　　我们希望以专业的商品解决方案，完美的预订服务，领先的技术平台帮助我们所有的企业提高管理，提供高效、节省、透明、高价值的差旅管理服务，以达到差旅成本控制的目的。我们有一句口号希望“让在中国的企业差旅没有烦恼”，谢谢大家。

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