【会计学教材】《财务会计学》第四章会 计 凭 证

徐老师

第四章

会
计
凭
证
第一节
会计凭证概述


一、会计凭证的概念
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，也是据以登记帐簿的依据。填制和审核会计凭证是会计核算的一种专门方法，也是进行会计核算工作的第一步。进行会计核算，必须要有会计凭证，即对于发生的一切经济业务和帐务处理，都必须取得书面证明；一切会计凭证只有经审核无误后，才能据此登记帐簿。会计凭证，对于完成会计核算任务，发挥会计在经济管理中的职能作用，具有十分重要的意义。
二、会计凭证的作用

会计凭证的作用，主要体现在以下几个方面：

第一，会计凭证能够正确反映每一笔经济业务的发生和完成情况。各企业单位在日常的生产经营活动中，会发生各种各样的经济业务，如各项资产的取得和使用、各项债务的发生和偿付、财务成果的形成和分配等，既有货币资金的收付，又有财产物资的进出。通过会计凭证的填制，可以将日常发生的大量经济业务真实地记录下来，及时地反映各项经济业务的发生和完成情况，为经营管理提供有用的会计信息。

第二，会计凭证可以为登记帐簿提供依据。为了保证会计帐簿资料的真实性、可靠性，对单位发生的每一项经济业务都必须及时取得或填制会计凭证，然后根据审核无误的会计凭证登记入帐，这样就可以把经济业务的发生和完成情况正确及时地反映在会计凭证上，并为登记帐簿提供可靠的依据。

第三，会计凭证有利于明确各个职能部门、各个经办人员的经济责任，强化了经济管理的岗位责任制。在会计凭证中，列明了经济业务发生的日期、内容、数量、金额以及有关经办人员的签名盖章等。这样就可以明确各经办单位及人员所负的责任，从而加强他们的责任感。一旦发生了差错和纠纷，也可以借助会计凭证进行正确的裁决，从而增强业务人员的责任心。

第四，会计凭证有利于发挥会计的监督作用。通过取得和填制会计凭证，可以检查每项经济业务是否真实、正确、合法、合规、合理，及时发现经济管理上的不足之处和各项管理制度上的漏洞，从而采取必要的措施来改进工作。

会计凭证是多种多样的，按其填制的程序和用途的不同，可以分为原始凭证和记帐凭证两大类，每一类下面按照一定的标志可以作进一步的分类。

第二节
原始凭证
原始凭证，也称单据，是在经济业务发生时取得或者填制的，用以记录或证明经济业务发生与完成情况，并作为记帐原始依据的一种会计凭证。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要的证明文件。

一、
原始凭证的分类
原始凭证按照来源的不同，可以分为外来的原始凭证和自制的原始凭证。
（一）外来的原始凭证
外来的原始凭证是指企业、单位同外部企业、单位或者个人发生经济业务往来时，从外部企业、单位或者个人那里取得的原始凭证，例如购进原材料时从购货单位取得的发票，在向外单位付款时取得的收据等。发票的一般格式如表4-1所示。


表4-1

(单位名称)发票


2001 年1月8日
购买单位：红星工厂
No.03878

品名及规格	单 位	数 量	单 价	金 额
甲材料	公斤	1‚000	5.00	5,000
总计人民币	伍仟元整

收款单位发票专用章
开票人：××
收款人：××


（二）自制的原始凭证
所谓自制的原始凭证，是指在经济业务发生或完成后，本单位内部经办业务的机构和人员，根据经济业务的内容自行填制的凭证。例如由仓库保管人员在验收入库材料时填制的收料单，职工在领用材料时填制的领料单，产品验收入库时的入库单等。自制的原始凭证按照填制手续的不同可以划分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和计算原始凭证。
１、一次凭证
一次凭证是指填制手续是一次完成的，用以记录一项经济业务或若干项同类经济业务的凭证。外来的原始凭证几乎都是一次凭证。自制的原始凭证绝大多数也是一次凭证。如“领料单”、“收料单”和职工借款单等。领料单的格式如表4-2所示。
表4-2

××工厂

领料单
领用部门：（略）
用途：××产品
2001年1月25日
编号：（略）

材料编号	名称	规格	计量单位	请领数量	实发数量	单位成本	金额	备注
0016	圆木	6厘米	立方米	3	3	1,800	5,400

供应部门负责人：××
审批人：×××
领料人：××
发料人：×××

２、累计凭证
累计凭证是指在规定期限内，为了减少凭证数量和简化凭证填制手续，将不断重复发生、且性质相同的经济业务登记在一起，进行连续反映的一种自制原始凭证。累计凭证的填制手续不是一次完成的，而是把经常发生的同类经济业务登记在一张凭证上，直到期末求出总数以后才完成凭证的填制手续，此时才可以作为记帐的原始依据。如企业为了控制材料领料而采用的“限额领料单”（格式见表4-3所示）。



表4-3

××工厂

限额领料单


2001年1月20日
编号：
领料部门：
发料仓库：

产品名称：
计划产量：

材料编号：
名称规格：
计量单位：
领用限额：

日期	请领数量	实发数量	累计实发数量	限额结余	领料人签章
累计实发金额

供应部门负责人：
生产部门负责人：


仓库管理员：
３、汇总原始凭证
汇总原始凭证也称原始凭证汇总表，是根据一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总编制而成的凭证。如“发料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等。“发料凭证汇总表”格式见表4-4。
表4-4

发料凭证汇总表

借方科目 材料	生产成本	制造费用	管理费用	合计
甲材料	7‚200	1‚410	400	9‚010
乙材料	188‚00	1‚500	700	21‚000
丙材料		490		490
合计	26‚000	3‚400	1‚100	30‚500

审核：××

制单：××
４、计算原始凭证
计算原始凭证是根据有关资料计算而形成的原始凭证。如制造费用分配表、管理费用分配表和工资费用分配表等。制造费用分配表格式见表4-5。

表4-5

制造费用分配表

产品名称	生产工人工时	分配率	分配金额
Ａ产品 Ｂ产品	20‚580 8‚868		10‚290 4‚434
合计	29‚448	0.5	14‚724

二、原始凭证的基本内容

虽然各个单位发生的经济业务事项复杂多样，记录和反映经济业务事项的原始凭证又来源于不同渠道，原始凭证的内容、格式不尽相同。但作为反映经济业务事项已经发生或完成，并承担明确经济责任的书面文件，不论是哪一种原始凭证，都应当具备以下基本内容：
１、原始凭证的名称，如发货票、入库单；
２、原始凭证的填制日期和编号，一般应当是经济业务事项发生或完成的日期；
３、接受原始凭证单位名称或个人姓名；
４、经济业务事项的内容摘要；
５、经济业务事项的数量、单价和金额；
６、填制原始凭证的单位名称；
７、有关经办人员的签名或盖章。
从外单位取得的原始凭证，应该使用统一的发票，发票上印有税务专用章，并且必须盖有填制单位的公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门的负责人或者指定的人员签名或者盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位的公章。
有时原始凭证为了满足其他业务需要，还可列入相应的内容，如预算项目、合同号数等等，使原始凭证能够发挥多方面的作用。
三、
原始凭证的填制
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的重要原始依据，因此，为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映经济业务的真实情况，原始凭证的填制必须符合下列基本要求：

１、记录真实。就是要实事求是地填写经济业务，原始凭证上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。

２、内容完整。每张凭证必须按照规定的格式和内容逐项填写齐全，不得省略或者遗漏，而且必须填写手续完备，符合内部牵制制度。
３、填制及时。必须按照经济业务的执行和完成情况及时填制原始凭证。这对于保证会计资料的时效是非常重要的。同时也可以避免由于原始凭证填制不及时，事后记忆模糊，补办手续时出现差错现象。
４、书写清楚。原始凭证上的文字和数字都要认真填写，要求字迹清楚，易于辨认。原始凭证上的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。
一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。
职工公出借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借据收据。
经过上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件号。
四、
原始凭证的审核及审核后的处理
（一）原始凭证的审核
任何原始凭证都必须经过严格的审核后，才能作为记帐的依据，这是保证会计核算真实、正确的基础。根据国家统一会计制度规定，审核原始凭证主要从以下四方面着手：

１、真实性审核，包括审核原始凭证本身是否真实以及原始凭证反映的经济业务事项是否真实两方面。即确定原始凭证是否虚假、是否存在伪造或者涂改等情况；核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本来面目等。
２、合法性审核，即审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定，是否符合有关审批权限和手续的规定，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违法乱纪、弄虚作假等现象。
３、完整性审核，即根据原始凭证所反映基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填项目是否齐全，填写方法、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

４、正确性审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大写与小写金额是否相符。

（二）原始凭证审核后的处理
原始凭证经会计机构、会计人员审核后，对于核对无误的，可以作为编制记帐凭证的依据；对于审核中发现的问题，采取以下方法进行处理：

对于不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并应当报告单位负责人。
对于记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求有关经济业务事项的经办人员按国家统一会计制度的规定更正、补充，待内容补充完整、手续完备后，再予以办理。
原始凭证的审核工作是一项严肃细致的重要工作，为了做好这项工作，审核人员必须熟悉国家有关的方针、政策、法令、规定和制度以及本单位的有关规定，并掌握本单位内部各部门的工作情况。另外，审核人员还必须做好宣传解释工作，因为原始凭证所证明的经济业务需要由有关的领导和职工去经办，只有对他们做好宣传解释工作，才能避免违法乱纪经济业务的发生。

第三节


记帐凭证
记帐凭证，又称分录凭证，是指依据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按照经济业务内容加以分类，据以确定会计分录，并作为登记帐簿依据的一种会计凭证。
一、
记帐凭证的分类

记帐凭证有多种分类方法，如按反映经济业务的内容分类、按凭证的填制方式分类等。

（一）记帐凭证按照适用的经济业务的不同可以分为专用记帐凭证和通用记帐凭证

１、专用记帐凭证

专用记帐凭证是专门用于某一类经济业务的记帐凭证。专用记帐凭证一般分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。在实际工作中，为了便于识别，避免差错，提高会计工作效率，各种专用记帐凭证通常用不同颜色的纸张印刷。

（１）收款凭证
收款凭证是指专门用以记录现金和银行存款收入业务的记帐凭证，是根据现金收入和银行存款收入业务的原始凭证填制的（如表4-6所示）。收款凭证又可以分为现金收款凭证与银行存款收款凭证。收款凭证是登记现金日记帐和银行存款日记帐以及有关明细帐和总分类帐的依据，也是出纳人员收入款项的依据。
表4-6

(企业名称)

收款凭证


银收字第×号
借方科目：银行存款

2001年1月20日
附件×张

摘要	贷方科目		金额	记帐“√”
	一级科目	二级或明细科目
收到光明厂前欠货款	应收帐款	光明厂	60,000	√
合计			60,000

会计主管：
记帐：
出纳：
复核：
制证：


（２）付款凭证
付款凭证是指专门用以记录现金和银行存款付出业务的记帐凭证（格式如表4-7所示），是根据现金或银行存款付出业务的原始凭证填制的。付款凭证又可以分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。付款凭证是登记现金日记帐与银行存款日记帐以及有关明细帐和总分类帐的依据，也是出纳人员付出款项的依据。
表4-7

（企业名称）

付款凭证


现付字第×号
贷方科目：现金

2001年1月21 日
附件×张

摘要	借方科目		金额	记帐 “√”
	一级科目	二级或明细科目
购买办公用品	管理费用		200.00	√
合计			200.00

会计主管：

记帐：

出纳：

复核：
制证：


表4-8

（企业名称）

转帐凭证

转字第×号

2001年1月21日
附件×张

摘要	一级科目	二级或明细科目	借方金额	贷方金额	记帐“√”
领用材料，其中车间耗用6‚800元，管理部门耗用1‚200元	制造费用 管理费用 原材料		6‚800 1‚200	8‚000	√ √ √
合计			8‚000	8‚000

会计主管：
记帐：
复核：
制证：

（３）转帐凭证
转帐凭证是指专门用以记录除现金和银行存款收、付款业务以外的其他经济业务的记帐凭证（格式如表4-8所示）。转帐凭证是登记有关明细帐与总分类帐的依据。


２、通用记帐凭证
通用记帐凭证是适用于所有经济业务的记帐凭证。采用通用记帐凭证的单位，无论是款项的收付还是转帐业务，都采用统一格式的记帐凭证。通用记帐凭证通常适用于规模不大，款项收付业务不多的企业。通用记帐凭证的基本格式与专用记帐凭证的转帐凭证的格式相同，参见表4-9。
表4-9

（企业名称）

记帐凭证


编号：

2001年1月22日
附件×张

摘要	一级科目	二级或明细科目	借方金额	贷方金额	记帐“√”
支付材料装卸费	物资采购	××材料	300		√
	银行存款			300	√
合 计			300	300

会计主管


记帐

审核


填制
（二）记帐凭证按照填制方式可以分为复式记帐凭证和单式记帐凭证
１、复式记帐凭证
复式记帐凭证是将一项经济业务涉及的借方和贷方的各个会计科目都集中填列在一张记帐凭证上。如前面列举的收款凭证、付款凭证和转帐凭证都是复式记帐凭证。复式记帐凭证可以集中反映帐户的对应关系，便于了解经济业务的全貌，但不便于汇总每一个会计科目的发生额。实际工作中，会计核算一般都采用复式记帐凭证。

２、单式记帐凭证
单式记帐凭证是指每一张凭证只填列一个会计科目的记帐凭证。即把每一项经济业务所涉及的会计科目分别填列在两张或两张以上的借项记帐凭证和贷项记帐凭证上。单式记帐凭证便于分别汇总每一个会计科目的发生额，但不能反映帐户的对应关系，在相同经济业务量的条件下，记帐凭证的数量也较多，因而一般只在经济业务较多，会计人员分工较细的情况下有选择的采用。单式记帐凭证的格式见图表4-10、4-11。

[例]2001年2月5日，销售商品一批，货款50000元已经通过银行收取。（税金略）
表4-10

借项记帐凭证

2001年2月5日

凭证编号记字68

摘要	总帐科目	明细科目	帐页	金额
销售给Ａ工厂甲产品一批	银行存款			50‚000
对应总帐科目：主营业务收入	合计			50‚000

表4-11

贷项记帐凭证

2001年2月5日

凭证编号记字68

摘要	总帐科目	明细科目	帐页	金额
销售给Ａ工厂甲产品一批	主营业务收入	甲产品		50‚000
对应总帐科目：银行存款	合计			50‚000

在实际工作中，为了简化登记总帐的工作，可以将一定时期内全部记帐凭证汇总编制科目汇总表（见表4-12）；或者将一定时期内的各种记帐凭证分别按照科目编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转帐凭证（见表4-13）。
科目汇总表与汇总记帐凭证也属于记帐凭证。
表4-12
科目汇总表

年
月
日至
日
编号：

科目	凭证张数	借方金额	贷方金额	总帐页次
银行存款		485‚600	324‚800	3
物资采购		163‚200	152‚100	8
（以下内容略）
合 计		980‚660	980‚660

会计主管
记帐


审核

制表

表4-13


（收款）

（付款）凭证汇总表


（转帐）

年
月
日至
日

（收）

（付）字第
号

（转）

会计科目	帐页号	本期发生额			记帐凭证号
		借方	贷方
合 计

会计主管
记帐


审核

制表

二、
记帐凭证的基本内容


记帐凭证是登记帐簿的依据。在登记帐簿前，必须根据原始凭证编制记帐凭证。为了保证帐簿记录的正确性，记帐凭证必须具备以下基本内容：
１、记帐凭证的名称；
２、填制单位的名称；
３、凭证的编号、日期；
４、经济业务内容摘要；
５、应借、应贷科目的名称及金额；
６、所附原始凭证的张数；
７、有关经办人员的签章。
三、
记帐凭证的填制
收款凭证是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。收款凭证的左上角“借方科目”，应填写“现金”或“银行存款”科目；右上角应填写凭证的编号；“摘要”栏应填写所记录的经济业务的简要内容；“贷方科目”栏应填写与现金收入或银行存款收入相对应的一级科目和二级科目或明细科目；“金额”栏应填写现金与银行存款的收入金额；入帐后要在“过帐”栏打“√”或注明登记入帐的页数，以防止重复记帐或漏帐；“附件张数”栏记录记帐凭证所附的原始凭证张数。
付款凭证是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同。不同的是凭证左上角应填列相应的贷方科目；“借方科目”栏应填写与现金付出或银行存款付出相应的一级科目和二级科目或明细科目。
对于现金与银行存款之间的相互划转业务，如从银行提取现金或将现金送存银行，一般只填制银行存款或现金的付款凭证，以避免重复记帐。
转帐凭证是根据转帐业务的原始凭证编制的。转帐凭证中一级科目和二级科目或明细科目应分别填列应借、应贷的一级科目和所属的二级科目或明细科目，借方科目的应记金额应在同一行的“借方金额”栏填列；贷方科目的应记金额应在同一行的“贷方金额”栏填列。“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏的合计数应相等。

各种记帐凭证都必须按照规定的格式和内容填制，除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚外，还必须符合下列要求：
１、摘要是对经济业务内容的简要说明，要求文字说明既简炼，又确切。

２、应当根据经济业务的内容，按照会计制度的规定，确定应借、应贷的科目。科目使用必须正确，不得任意改变、简化会计科目的名称。有关的二级科目和明细科目要填写齐全。应借、应贷的帐户必须保持清晰的对应关系。
３、记帐凭证必须连续编号，以免凭证散失。如果企业采用通用记帐凭证，记帐凭证的编号可以采取顺序编号法，即按月编制序号。如果是采取收款凭证、付款凭证和转帐凭证的专用记帐凭证形式，则记帐凭证应该按照字号编号法，即把不同类型的记帐凭证用“字”加以区别，再把同类的记帐凭证按照顺序加以连续编号。如“收字第××号”、“付字第××号”、“转字第××号”等。如果一项经济业务需要填制一张以上的记帐凭证时，记帐凭证的编号可以采取分数编号法。如１号会计事项分录需要填制三张记帐凭证，即可以编成１ 1/3 号、１2/3
号、１3/3
号。

４、记帐凭证可以根据一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但是不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上。

５、除结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记帐凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记帐凭证后面，并在其他记帐凭证上注明附有该原始凭证的记帐凭证编号或者附原始凭证的复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的内容和费用分摊情况。

６、如果在填制记帐凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入帐的记帐凭证，在发现填写错误时，可用红字填写一张与原内容相同的记帐凭证，同时再用蓝字重新填制一张正确的记帐凭证。如果会计科目正确，只是金额错误，也可以将正确数额与错误数额间的差额，另编一张调整的记帐凭证，调增数额用蓝字，调减用红字。

７、记帐凭证填制完经济业务事项后，如果有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

８、实行会计电算化的单位，对于机制记帐凭证应当符合记帐凭证的一般要求，打印出来的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员及会计机构负责人、会计主管人员的印章或者签名，以明确经济责任。
四、
记帐凭证的审核
记帐凭证填制以后，必须经过专人认真审核，才能登记帐簿。记帐凭证的审核主要包括以下内容：

１、记帐凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证的内容和张数是否与记帐凭证相符。

２、记帐凭证所确定的应借、应贷的会计科目（包括二级或明细科目）是否正确，对应关系是否清楚，金额是否正确。

３、记帐凭证中的有关项目是否填列齐全，有无错误，有关人员是否签名或者盖章。
在审核记帐凭证的过程中，发现已经入帐的记帐凭证填写错误时，应区别不同情况，采用规定的方法进行更正。

第四节
会计凭证的传递

会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得开始，经审核、记帐到装订保管的全过程。各种会计凭证，其所记录的经济业务不尽相同，所以办理会计手续的程序和占用的时间也不同。实际工作中，应该为每种会计凭证的传递程序和在各个环节上的停留时间作出规定。即会计凭证填制后，应当交到哪个部门、哪个工作岗位上，由谁接办业务手续，直到归档保管为止。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应在会计制度中作出明确的规定。
正确组织会计凭证的传递，对及时地反映和控制经济业务的发生与完成情况，合理组织会计核算，强化经济责任制，具有重要的意义。
科学的传递程序，应该使会计凭证按最快捷、最合理的流向运行。因此，在制定会计凭证传递程序时，应该着重考虑以下几点：
１、要根据经济业务的特点，企业内部机构设置和人员分工情况以及经营管理上的需要，具体规定各种凭证的联数和传递程序；注意流程的合理性，避免不必要的环节，以免影响传递的速度。
２、要根据有关部门与经办人员对经济业务办理必要手续的需要，确定会计凭证在各个环节的停留时间。防止在各个流经环节过多的、不必要的耽搁。
３、建立严格的会计凭证交接和签收制度，保证会计凭证的安全完整。做到责任明确，手续齐全、严密。


复习思考题

1．填制审核会计凭证的意义是什么？
2．会计凭证有哪些种类？
3．原始凭证应具备哪些内容？
4．填制原始凭证应符合哪些基本要求？
5．审核原始凭证的主要内容有哪些？
6．记帐凭证应具备哪些内容？填制记帐凭证有哪些具体要求？

7．如何审核记帐凭证？
8．合理组织会计凭证传递的意义是什么？