[经理讲堂]秘书要具备哪些基本素质

徐老师 · 发表于 2006-11-3 01:39:15

秘书要具备哪些基本素质（1）<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    a.认真     在企业，每一个人都要“认真”工作，这是理所当然，做到“认真”二字也是很普通的要求，但是，从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书，不仅要遵守公司的规章制度，而且还要比一般员工做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。     现在有许多女孩子选择秘书作为职业，仅仅是受了一些电视和小说的影响，以为做秘书轻松和浪漫，既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力，也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目，工作业绩指标弹性很大。所以，一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的，如打电话时嘴里嚼着口香糖，手里玩着铅笔；做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感，等等。     b.诚实     所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但为什么对于秘书这一点需要特别强调呢？     比如，你把客人说的“下午14点来拜访”听成“下午4点来拜访”，工作中出现了差错，就应该实事求是地向上司认错，不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任；另外，有些人为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不如实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的素质。     给上司当秘书必须聪明，否则他不会真正地信任你。但是，秘书必须明白，虽然每个上司都有他犯糊涂的时候，但上司很少有弱智的，跟他玩聪明耍心眼，最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以，对于秘书来说，如果少些小聪明，可能是一样好事。     c.保守秘密     前面已经说过，作为秘书你必须让上司放心，所以，保守秘密是秘书起码的职业素质要求。     为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会，可能说者无意，听者有心，于是他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。     比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们经理住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，除了能得到一个“神经质”的绰号外，就没有什么实际意义了。     忠诚对于秘书来说，实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司，它们在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，或者是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，就只有一个配方。如果秘书为钱，或者为了泄私愤，完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了，老板还会夸她精明。</div>

徐老师 · 发表于 2006-11-3 01:40:42

秘书要具备哪些基本素质（2）<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    d.谦逊     虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高，但由于秘书经常代理上司行使一些职权，所以，如果秘书没有谦虚的品质的话，就会自然而然地养生出骄横跋扈的毛病。一些秘书以为上司的职权就是自己的职权，喜欢在公司里拉帮结伙，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即便秘书不是一个颐指气使的人，但总会有人看在上司的份上向秘书献殷勤，如果秘书不具备谦虚的品质，慢慢地也会把自己的尾巴翘起来。     秘书必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果你不谦逊，不仅得不到各部门的支持，反而到处有人给你使绊，让你寸步难行。     e.忍耐     由于市场竞选越来越激烈，企业领导人的压力也越来越大，因此，他们在工作中出现不顺也是常有的事。一旦工作出现挫折，他们就有可能要找个目标发泄心中的焦虑。自然而然，秘书就是公司领导人发泄的最佳对象，因为一是发泄方便，二是发泄后的代价很小，几乎可以说是“free”。所以，秘书要有忍耐精神。日常工作中经常会出现这种情况，比方说，秘书为上司约好了到某公司会谈的时间，但因对方临时有变，让上司空跑了一趟，这本来不是秘书的责任，但上司心里窝火，于是他就有可能给秘书一些脸色看。     有些女秘书容易情绪化，一听到批评，特别是错误的批评，当着上司的面，马上就泪如泉涌，嚎啕大哭。对于上司来说，他可能会动恻隐之心，当时不会再多说什么，但是从内心来讲，他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说，出现这种情况更加可怕。     当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后就要想开一点。所谓想开一点，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀乐，他也有需要发泄的时候，他不朝你这个当秘书的发泄，朝谁发泄?     f.开朗     有许多上司把“性格是否开朗”当作选择秘书的第一个条件。一个开朗的秘书，能感染整个办公室的气氛，给所有的人带来愉悦，提高工作效率。要做到开朗，你就一定要热爱生活。     秘书一方面要勤奋地工作，另一方面在衣着打扮上要严格地自我控制。那么，难道是要求秘书过着象中世纪的清教徒一样的生活吗？不！事实恰恰相反，它要求每一个秘书尽情地享受现代社会的各种精神文明和物质文明，使自己业余生活变得丰富起来，从而对工作保持一种永不衰竭的热情。     有些秘书看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也象带着一阵风似的，但是，由于这种人在生活里不会自我调节，精神上从不放松，所以他们办事，老是事半功倍，甚至根本没有什么效率。这种人不仅自己工作干不好，而且由于他们办事咋咋呼呼的，极容易影响周围同事的工作情绪。所以在那些年龄偏高的上司看来，这种毛手毛脚简直是一种不能容忍的粗野。     秘书处于公司管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，经常使她们的心理经常处于高度紧张状态。如果不能及时加以调整，久而久之就会造成心理失调，出现包括缺乏自信心、失败感、愧疚感以及相互交织的不安和忧虑的精神状态，所以，秘书最忌讳的就是不会自我放松。     g.自信     有些人以为只有领导需要自信，秘书需要的只是理解和执行，其实，秘书同样需要自信！确实有些秘书，特别是女秘书，她们唯唯是诺，默默无闻，没有什么个性，上司说一，她就不会说是二；上司说是马，她就不会说是鹿。但是，在实际工作中需要秘书非常自信！     随着时代的发展，企业之间的竞争加剧，企业领导人身上的责任和压力也越来越大。企业领导身上的责任和压力越大，他们对秘书的期望值自然也就越来越高。因此，秘书也一样地面临着时代越来越严峻的挑战！面对这种挑战，如果没有自信，秘书会变成什么样子呢？只有充满自信，才能开启主观能动性的闸门；只有充满自信，才能发动聪明才智的马达。有了主观能动性和聪明才智，有什么样的挑战不能战胜?可以说，一个优秀的秘书，比一般的白领更需要有自信。当然，秘书的自信，大多不是挂在嘴上，而是化作了行动；秘书的自信，很少显在脸上，而是渗进了骨头里；一个优秀的秘书，她办事谨慎，但从不胆怯；她为人宽容，但绝不懦弱；她处世内敛，但永不自卑。</div>

徐老师 · 发表于 2006-11-3 01:40:55

为什么秘书要特别注意礼貌<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    虽然从身份上来讲，秘书只是一般的员工，没有什么特殊的地方，但从工作性质上看，秘书又身处企业管理的高层，每天接触到的人物身份都比较高，所以，这就要求秘书有相当的教养，无论是说话还是办事都要体现出礼貌和涵养，因为你不仅代表着你自己，你还代表着你的上司和你整个企业的形象。公司领导人的年龄和地位决定不喜欢自己身边工作的人说话粗俗，办事毛糙，接人待物不讲一点规矩的人。     注意礼貌是秘书保持与各方面良好关系的一大法宝。秘书处于公司管理枢纽中心，每天要与公司内外各式各样的人打交道，只有与他们保持良好的关系，你的工作才能得到他们的支持和帮助，才能维护好与各方面良好的关系。     现在一些公司里的是是非非，都是由于一方或双方不讲礼貌造成误会积累而成。比如，早晨上班时，你在电梯口碰到了一个部门的经理，由于急着打卡，你没有对他点头问候，于是你在他心里留下一个“目中无人”的印象；又比如，总经理让你给上海的分公司经理打个电话；电话说完了之后，由于另外又来电话了，所以你先挂电话，这样，你给对方也留下了一个“傲慢”的印象……     一些年轻的秘书之所以不太注意礼貌，并不是她们多么傲慢和无礼，而是她们觉得许多礼仪已经过时，而且没有什么实际意义。的确，许多“礼仪”就是过去人们所定规的一些形式化的东西，并没有什么实际意义了，而且人类的礼仪规范也不是一成不变的，它也随着时代而变化。比如过去见了长辈要下跪磕头，现在就不用了。但是，公司领导人的年纪一般都比秘书年长，他们的观念和行为都相对偏保守，所以，在注意礼貌方面一定要注意他们的感受，因为你对他们讲礼貌，也仅仅是让他们感受到了你对他们的尊重和关心。 </div>

徐老师 · 发表于 2006-11-3 01:41:16

如何划分秘书的职责范围<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    在实际工作中，许多秘书从为上司出谋划策，到帮上司接送上幼儿园的孩子，似乎什么都要管，俨然一个“管家婆”，因此一些秘书对此颇有微词。那么，到底有哪些工作是秘书应该做的，哪些事情不应划入秘书工作的职责范围呢？不仅在那些管理水平较高的企业，就是在现在的各种秘书学教科书中，也似乎是仁者见仁，智者见智。     作为一种正式的社会职业，自然需要对秘书的工作内容和职责范围有个明确而又科学的界定。如果单从工作内容来看，秘书工作似乎包罗万象，对它的职责范围难以界定。如果如果从“秘书是为上司创造最佳决策环境的人”这个定义出发，对秘书的职责范围进行划分似乎又不是一件很难的事了。     上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。所谓良好的“硬环境”，就是指上司办公室要做到整洁与舒适，上司在决策时不受外界的影响和干扰，能保持一个良好的决策心态；所谓良好的“软环境”，是指上司在决策过程中，有充分和正确无误的决策信息，因而能做出正确而又及时的决策。因此，从这个角度出发，秘书的职责范围可以划分为这几类：     a.整理办公室     秘书的第一件事就是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领天天都要整理自己的办公室，但是，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。然而，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系的各种工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。如果上司对秘书说：“请把某年某月某日上海分公司的资料拿来”，而秘书迟迟找不到这份资料的话，那就说明这个秘书未能为上司创造最佳的决策环境。又比如因某种原因，总经理有段时间需要自己每天下午去幼儿园接儿子回家；这天下午开董事会，一直要开到晚上八点。在这种情况下，秘书应该主动地代替总经理去幼儿园帮他接孩子，以免总经理分心。     b.收集信息     比如你在一家较大的跨国公司做秘书，你的上司负责着公司的生产、销售、新产品开发等工作；秘书为了给他决策提供可靠的信息，要随时与承担这些工作的业务部门及有关公司联系，收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是从自己的企业收集的信息，是否准确还比较好办，要是从外面企业收集到的资料去判断就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。     c.上司的保健     健康是工作之本。上司没有良好的体质和充沛的精力，就不能适应当今企业之间激烈竞争的要求，所以，上司身体的保健应当也是秘书工作的一项重要内容，但秘书毕竟不能完全替代保健医生的工作，主要是给上司安排好午餐。在安排午餐时，既要照顾上司的口味习惯，又要考虑上司身体的接受能力，保持营养的大致协调。领导的年纪一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血压、冠心病等；特别是在宴请的时候，对这些病有什么忌口，秘书应随时提醒领导。保健的另一方面是注意好上司的休息，因为上司的年龄一股偏高，精力不如从前，所以，在给上司安排工作日程时，要充分考虑他们的休息时间。 </div>

朱珣 · 发表于 2010-8-26 09:03:49

谢谢老师!学习了

tom_bb · 发表于 2011-2-5 00:31:32

谢谢老师分享

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