[经理讲堂]北大院长推荐的《经理开会技巧》授课讲稿

徐老师 · 发表于 2006-9-19 10:25:20

开会（1）    我们的工作离不开开会，但是开会是一门大学问。一百年前，中国民主革命的先行者孙中山先生曾痛感中国人缺乏组织习惯和团体生活的训练，他曾说到：“我们中国人还不知道怎么开会，以至于我始终制订不出正确的决策”。他认为要行使民权，必须从如何开会的基本功学起。为此，中山先生在1917年专门出版了一本《民权初步》，内容包括如何动议，如何提案，如何讨论，如何表决，如何维持会场秩序，等等，共五卷、二十章、一五八节，全部是关于怎么开会的。他在自序中说：“民权何由而发达？则从固结人心，纠合群力始；而欲固结人心，纠合群力，又非从集会不为功。是集会者，实为民权发达之第一步。然中国人受集会之厉禁，数百年于兹，合群之天性殆失，是以集会之原则，集会之条理，集会之习惯，集会之经验，皆阙然无有。以一盘散沙之民众，忽而登彼于民国主人之位，宜乎其手足无措，不知所以。所谓集会，则乌合而已。”     孙中山是我国会议学的发轫者。然而他关于会议论的思想的重要性和建设性几乎没有被研究者意识，大多数人在《民权初步》中只读出了“训政论”，却忽视了“会议论”，而会议论的实质就是保障民权的“过程控制”。     中山先生的《民权初步》，绝对不是小题大做。政治民主的理念固然很好，但是要变成现实，必须通过“过程控制”来实现，必须从细节抓起。据说，中山先生写《民权初步》，很大程度上参考了《罗伯特议事规则》（Robert?蒺sRulesofOrder）。该书最初是美国人亨利·马丁·罗伯特在1876年写的，他在参加各种各样的会议中，痛感人们总是争论不休，没有统一的议事规则，难以形成决议，于是他研究已有的各种议事程序，探索这些程序的逻辑，为什么要这样规定，如果不这样规定会产生什么结果。经过几年努力拿出一部议事规则，后来一版再版，成为美国人开会的标准手册。里面的无数规则看似繁琐，却是西方世界在长期的民主实践中不断积累和提炼出来的，体现着对人性的深刻洞察，对公平和效率的兼顾，对程序和权利的尊重。中山先生把这套规矩引进中国，意在为民权的保障和民主理念的具体实现和操作提供一套游戏规则。所以他特别强调：“此书譬之兵家之操典，化学之公式，非流览诵读之书，乃习练演试之书也”。     毛泽东十分重视开会的效率与改革。他在《反对党八股》一文中，批评不仅文章里有党八股，开会也有。他批评道：“‘一开会，二报告，三讨论，四结论，五散会’。假使每处每回无大无小都要按照这个死板的程序，不也就是党八股吗？在会场上做起‘报告’来，则常常就是‘一国际，二国内，三边区，四本部’，会是常常从早上开到晚上，没有话讲的人也要讲一顿，不讲好像对人不起。总之，不看实际情形，死守着呆板的旧形式、旧习惯，这种现象，不是也应该加以改革吗？”针对会议文件和决议，他还专门写道：“事实上，你们只要瞧一瞧我们的传单、报纸、决议和提纲，就可以看到：这些东西常常是用这样的语言写成的，写得这样的艰深，甚至于我们党的干部都难于懂得，更不用说普通工人”。     开好调查会是毛泽东最为倡导的一个理论联系实际、深入群众的一个科学方法。他在《〈农村调查〉的序言和跋》中称赞：“这是比什么大学还要高明的学校”。毛泽东对此还提出了十分具体、细致的规范意见。他指出，为了达到调查所预期的目的，一方面，要请那些深切了解社会经济情况且有代表性的人参加调查会。从年龄上看，老年人最好，因为他们有丰富的经验；有斗争经验的青年人也要，因为他们思想进步，目光敏锐。从职业上看，各行各业包括工人、农民、商人、知识分子、士兵，甚至流氓都应该成为调查对象，要根据所调查的问题请有关人士参加。从人数上看，参加调查会的至少要3人，多则可到10—20人。因为人数太少会囿于见闻，使了解的情况不全面；人数太多又往往使会场不容易把握，要根据具体情况具体确定。另一方面，调查者要不断提高自身的思想素质和理论水平。调查者要亲自拟定大纲细目，亲自主持会议，亲自提出问题同与会者展开讨论，亲自作会议记录。为了做好调查工作，调查者应有满腔的热忱，有眼睛向下的决心，有求知的渴望，有放下臭架子、甘当小学生的精神。这样调查会才能有的放矢，准备充分。毛泽东还有一篇《党委会的工作方法》，专门谈到党委会上如何提出问题，互通情报，起草的文件成熟后再下发，对情况和问题有基本的数量分析，还要事先“安民告示”，告知要讨论和解决什么问题，会议不要开得太长，决议草案应当简明扼要等等。一个伟大的战略家、政治家对会议的细节、规范是何等的重视！     半个多世纪过去了，中国的会议是越来越多了，“文山会海”是一个典型特征，开会的规矩却还远未成熟。据一些学者测算，各级领导参加会议的时间占工作时间的1/5至1/3。如何减少会议、提高会议效率成为共同的呼声。     就拿证券市场来说，上市公司要做到规范运作，建立健全的公司治理机制，首先就要开好股东大会和董事会，这两个会开好了，才谈得上保障投资者权益、尊重股东意见、确保重大决策的科学性和民主性。但是在现实中，两个会开成“橡皮图章”者有之，争吵不休、议而不决者有之，决而不行者亦有之。为此，中国证监会颁布了《上市公司治理准则》、《上市公司股东大会规则》、《上市公司章程指引》等一系列规范性文件，对上市公司如何开股东大会和董事会做了很多细致入微的规定，反复修订，不断督促实施。这同样不是小题大做，上市公司的规范运作，就是从这里起步的。     当然，工作中的大多数会议，无关政治、法律、法规和公司治理，不涉及权利的保障、伸张和实现。我们有各种各样的报告会、论坛、协调会、座谈会、方案讨论会等等，通过大大小小的会议沟通协调、解决问题、执行任务。然而，即使是这样的会议，依然是一门学问。这样的会议，我们从参加工作以来就不知参加或主持过多少次，但会议的低效、无序、重复性错误屡屡频现。有多少人去总结每一次会议的差错，认真记录下来并组织改正？我们如何改进会议的议事程序、会务组织与执行效率？如何像《罗伯特议事规则》一样制订出适应各式各样会议的标准化手册或指引？ 开会（2）    开会看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一，也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。     开会是我们的日常工作方式，开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上，会议管理经常作为课程来教授，在职业培训中，会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何做主持人、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等等，还有会前会中会后的会务工作，都是需要认真考虑的。如何维持会议的秩序和纪律，如何避免无谓的争执，如何保护少数持不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行，这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、出席者未有必要准备、会议时间过长、少数几个人占用了绝大部分时间、互相重复空话套话等等。开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。     根据培训、会议实际运作流程中的环节及问题逐渐形成一个明细的服务手册样式。如何组织制订标准化、通用的会议工作手册或差错提示，不妨参照以下程序：每次活动完毕后，要求每人至少提炼出五个差错，十个人就可总结出五十多个差错，当大家的总结或提炼的问题、特别提示汇集起来的时候，就会形成一个明细、有效、可操作的工作手册或差错指引，在以后类似的活动中，差错必然逐渐减少，而在此文本基础之上，其他人或后来者又可不断添加。整个团队能在总结的经验并已形成文字而非口头相传的标准、流程基础上学习、修改、完善，工作品质自然提升。这类工作看似简单、容易，但大家都习惯于“口口相授”，每次会议每个人都能挑出很多“小问题”，大家情愿费尽口舌“唠叨”，却很少有人亲自动手将这些“唠叨”的东西归纳整理成文字化标准流程、要点。这样的工作方法又可延用到其他项目。在整个团队逐渐形成一套科学管理的方法。推而广之，行政管理、公共管理、市场营销、安全管理都是如此。     在组织团队推进项目的标准、流程化过程中，鉴于很多人既缺乏这样的意识，又不知道从何入手，特别是不能把各个环节细微的要件当成必备要素，为此需要先弄清楚如何制作出管用、细化的标准、流程？应细化到怎样程度才更具可操作性？如何找错并分类整理？主要负责人必须亲力亲为，带头检查、实践每一个细节，对所有问题、程序都要过一遍，关注、怀疑每一个细节，必须成为最操心、信息掌握最全面的人。一旦这些标准基本成型后，就可以从繁琐的唠叨、反复的提醒、相互的抱怨中解脱出来，而成为大家共同的习惯和标准，效率加倍提高，管理者最终也会变得轻松，而把主要精力放在检查、督促流程的执行或发现新的漏洞。     以下部分是我与同事们在论坛、培训组织与管理实践中提炼出的会务标准化指引或差错提示摘要，以此强调一个观点，无论看似多么平凡、简单的事项，都可通过标准、规范避免低水平的循环，从大家司空见惯的开会入手训练科学管理基本方法的运用。标准化看似古板，不一定每项规定或指引就是正确无疑的表述，但它至少使每个人更容易在此蓝本的基础上发现差错，总结修改。它不一定保证每个人做得最好，但能帮助每个人都能达到合格水平。每个人都能做到有序运作，看起来单个人的效率、能动性不是很高，但加起来的效果肯定强于散漫、无序运作。 会议组织与管理要点<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    会议方案     1．会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。     2．确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。     3．会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。     4．在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。     5．每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。     6．总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。     7．总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。     8．差错举例     ①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。     ②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。     ③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。     ④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。     评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。     会议材料     1．装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。     2．针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。     3．会议须知：     ①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。     ②就餐时间、地点。     ③会务组联络办法、订票、医疗。     ④会议纪律。     ⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。     ⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。     ⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。     4．差错举例：     ①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。     ②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。     ③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。     评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。 </div><div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    会议方案     1．会议议题、会务、接待的具体工作细分到个人或部门，形成会议纪录或方案，会议前后逐项检查。     2．确定会议目标。必须先问一些问题，最重要的是：“会议准备实现什么目标？”或者换个角度问：“要是不开行不行？”“什么时候结束？怎样开才算成功或失败？”开会的目的非常明确，才能突出核心主题、避免重复、价值不大的会议，否则会议很可能是浪费大家的时间。     3．会议议程最重要。议程安排得体，可以大大提高会议效率。会议议程的大忌是太简单、太模糊。各项议程应与主讲人事先取得联系，征求意见，以求议题的表述准确、专业。     4．在重大论坛召开前，每隔三天有一次小组碰头会议，检查工作是否有疏漏及进展情况。会议召开前一天所有会务人员集中开会，强调会议事项，确保每个人都清楚各自职责。     5．每一项工作旁边都应注明相关的负责人员。在会务安排表格上出现的所有人员都应将相关事项、具体标准通知到本人，不要遗漏。     6．总负责人的最重要职责是沟通和协调，检查任务完成进度。对会务工作每一环节、细节做到心中有数，对会务工作中可能出现的问题要打足提前量，随时检查。总负责人应该是掌握会议细节最全面、信息最集中、最操心费神者，能随时根据各项信息协调所有参与者。切忌丢三落四，不注意过程和环节控制，有头无尾。     7．总负责人在重大会议刚开始一段时间，自始至终在会议现场巡视，留意场内情况，确保会议开场即步入正轨，随时应对突发问题。会议开场的顺利与否对整个会议效果影响很大。     8．差错举例     ①会务方案涉及议程、会场的问题考虑不周或没有列出需求清单告知相关人员，会场工作人员不了解需求，也未指定好对应不同嘉宾的接待联络人或分项目负责人。会场秩序凌乱，工作人员没有佩戴特定的标志。     ②时间进度不明确或没有按规定流程完成衔接。     ③任务没有落实到个人，没有说定哪个人负责到何种程度，好像谁都负责又好像没人负责。     ④会议工作人员接受任务，执行情况没有及时报告总负责人，总负责人无法对整个会议的协调与情况全面把握，以至于“险象环生”。     评述：会议方案也相当于备忘录、提示清单，一个全面细致的方案就构成了可以根据会议进程随时完善的基础。而会议总负责人则是驾驭会议的总舵手，所有信息都在此集中、发布，因而他掌握的信息是否全面、是否及时有效地督促到位决定着会议准备是否充分。会议要确保高效、务实，要特别关注以下七个关键要素：会议方案、会议目标与主旨、会议议程、出席人员与发言人、任务分配与职责安排、会议材料、信息反馈。     会议材料     1．装订后的会议材料需从头至尾翻阅一遍，重点核查内容有无重大差错、内容分类或逻辑结构是否合理、是否是最新材料、是否漏页、顺序是否有误、是否清晰。     2．针对各类论坛、各类研讨会的发言材料需重点关注：标题（即议题）是否围绕会议主线、条理是否清晰、重点是否突出、观点是否有新意、与会议目的是否吻合、是否与其他演讲者有过多重复。特别提防假大空、冗长、脱离会议主题、八股文式的发言材料。针对这些问题虚心与演讲人耐心交流、认真反馈。     3．会议须知：     ①会议时间、地点、会议室（标明具体路线）。     ②就餐时间、地点。     ③会务组联络办法、订票、医疗。     ④会议纪律。     ⑤当地气候、交通及附近旅游景点介绍。     ⑥“想客人之所想”，会议须知应将会议期间有关食、宿、行以及与会者可能要咨询的各种问题表述全面、准确，应视为会议最重要的材料之一。让与会者一拿到会议须知，就感受到周到、细致、关怀的特色，能得知所想问的问题答案，宾至如归。     ⑦最终定稿与复印后的资料一定要有两人以上审看，并从头至尾再细看两遍以上。检查所有段落、文字表述、标示、印刷是否有差错。     4．差错举例：     ①会议材料没有分类整理，材料内容空洞雷同，大话套话过多，没有充分反映会议的主题与实质性需求。     ②汇总与会者名单时，要注意核对清楚姓名、性别。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想当然地认为就是女性。     ③与会者职务出错。例如：正职副职弄错。     评述：会议材料如果切中会议主题，有事实、数据和案例分析，有独到见解和新颖的提法，就意味着会议已成功了一半，哪怕是发言人演讲水平差点。有两点切记：A.不管是什么权威人士、专家发言都事先需要反复沟通、督促发言提纲，这样能把握主题，避免脱离主题，空洞没内容。B.给发言者事先应发出正式的文字邀请函并附上会议发言的需求、听讲对象、主题、注意事项，切忌以为一个电话沟通，对方“没问题”就万事大吉。当您很专业地按上述两条去做的话，对方也会认为你很认真、专业，才会真正重视发言稿的准备。 </div>会议接待<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    1．邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。     2．对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：     ①邀请函发出后立即确认是否收到；     ②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；     ③会议前三天确认航班；     ④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；     ⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。     3．掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。     4．每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。     5．差错举例：     ①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。     ②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。     ③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。     ④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。     ⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。     评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。 </div> <div align="left" style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    1．邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。     2．对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：     ①邀请函发出后立即确认是否收到；     ②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；     ③会议前三天确认航班；     ④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；     ⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。     3．掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。     4．每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。     5．差错举例：     ①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。     ②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。     ③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。     ④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。     ⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。     评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。 </div>

徐老师 · 发表于 2006-9-19 10:26:43

会议现场<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">    1．按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。     2．会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。     3．会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。     4．会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。     5．投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。     6．会场音乐安排：     ①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。     ②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。     7．电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。     8．麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。     9．当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。     10．在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。     11．灯光：在需要使用视听设备时，用可以调节亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所准备。     12．空调温度控制：注意场内温度的变化，及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低，随着与会者增多，会场内温度会自然升高，也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。     13．开会前，会务组提前一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。     14．差错举例：     ①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。     ②播放powerpoint时，没有及时调整灯光或powerpoint颜色影响视角，与会者看不清楚屏幕内容。     ③会前播放的音乐与会议氛围不协调，过于嘈杂或音乐碟片损坏。     ④没有仔细检查麦克风，话筒无声。投影机放不出演讲材料。     ⑤没有预留座位余量（通常20％），在突然增加与会者时出现被动局面。     ⑥在打印双面座位牌时，只打印单面，座位牌另一面是空白。     评述：电脑、麦克风、投影这三项工具如在会议进行过程中出现障碍，极有可能导致会议瘫痪，有时会议就因此搞砸。会议开始前或休息中配备不同的音乐，能给人以爽心悦耳的感觉，并配合会议不同阶段的氛围。灯光、音响、座位上纸茶笔的摆放等等都会影响到会场效果。会议组织是否够专业、严谨往往在这些细处得到体现。 </div>

徐老师 · 发表于 2006-9-19 10:27:00

会议主持<div align="left" style="

ADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; FONT-SIZE: 10.5pt; COLOR: black; LINE-HEIGHT: 180%;">[replyview]    1．了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。     2．驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。出现突发事件时，灵活应对。     3．会议总负责人需做好细致的“幕后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面说明会议现场情况和对主持人的特别提醒。     4．会议总负责人可以小纸条、便条等形式及时告知与会议主持相关的情况，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时出现的变动，以确保主持人很清晰地随时掌握会议现场情况。不要让主持人有模糊唐突感。     5．上午主持的时候要把下午的安排说明一下，下午要把第二天安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点说明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐）。     评述：会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的抱怨和误解。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。     小型工作会议     1．根据议程，让某些人仅出席部分时间的会议。     2．每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者知道要在会上做什么。     3．重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的，放在会议的前部。     4．会议主席应明确会议议程，写下每个项目准备达到的目标、需要决定的讨论要点，确定参会人员和准备会议过程中需提问的问题。     5．会议议程不宜过早分发，以免有些与会者可能会忘记或丢失，提前2—3天足够了。     6．在会议前半天应电话再通知、提示一次。对需要准备材料者应提前一天以上做特别提醒，以引起对方重视。     7．会议结束前，主持人总结要点，明确每项任务的责任人、执行要素、注意事项、完成时间、会议成果。     8．每次会议都要做笔录，重要会议应不晚于第3天即形成纪要发给与会者，在下一次会议时主持人可拿着上次会议纪要逐项对照检查执行情况。     9．业务协调会议重点不在于讲流水账，而是把需要知会、需领导协调、提示大家特别注意的动向和问题、需要大家协助的事项等等说明清楚。座谈会也需提醒每人座谈主题和大致发言时间，避免一个人发言说个不停或者与主题无关。     如何找错     随时随地留意身边每一次重大会议或其他项目运作中的疏漏和差错。每一次总结都可畅所欲言，将任何细微差错、疏漏、特别提请注意的事项提出来，每个人讲出来的就是具体情节和活生生的事例，是“干货”，而不是大道理、大原则或简单的抱怨。专人记录，“找错”甚至可以作为一个“硬任务”，起初让每一个参与者至少提出五个差错，十个人就汇成了五十个差错案例！汇总发给每个人去补充，并编辑成册，人人皆知，避免其他人或后来的人犯同样的错误。最终形成标准化的会议工作手册。     当把“找错”作为一种工作习惯和制度体现在管理的方方面面，错误一定会越来越少，直至不再需要“找错”。[/replyview]
</div>

gunter · 发表于 2006-9-20 19:45:56

感谢徐老师！

qjyang1234 · 发表于 2006-10-19 17:59:34

hao!

郑美华 · 发表于 2006-10-24 19:35:48

学习

lolo · 发表于 2006-10-25 18:52:32

good

hemanzhang · 发表于 2006-11-18 21:58:12

很有用！

chinadls · 发表于 2006-12-29 15:47:32

好文章,谢谢

fenfen_216 · 发表于 2007-2-12 09:18:49

谢谢

fenfen_216 · 发表于 2007-2-12 09:19:36

谢谢

fenfen_216 · 发表于 2007-2-12 09:20:22

谢谢

明月清风 · 发表于 2007-2-14 09:54:27

学习来了，努力

znz911 · 发表于 2007-9-13 00:57:26

感谢徐老师！

HOUXINSHENG2007 · 发表于 2008-10-28 20:17:43

会议主持
[replyview] 1．了解整个会议安排、议程。熟悉演讲嘉宾简历与演讲内容，并做简单提炼和概述。
2．驾驭会场气氛。对整个会议主题、各发言选题之间衔接关系，可做些简单评述并“串联”起来。出现突发事件时，灵活应对。
3．会议总负责人需做好细致的“幕后”策划、设计和组织工作。应备好专门的文字素材提供给主持人参考，并当面说明会议现场情况和对主持人的特别提醒。
4．会议总负责人可以小纸条、便条等形式及时告知与会议主持相关的情况，如每个发言人的主题与立意、主办单位意图、临时出现的变动，以确保主持人很清晰地随时掌握会议现场情况。不要让主持人有模糊唐突感。
5．上午主持的时候要把下午的安排说明一下，下午要把第二天安排再强调一遍，以提醒与会者再次确认会议安排，准时到会（多一点说明、看似不经意的提示可从心理上消减会议懒散的情绪，确保会议的严谨整齐）。
评述：会议主持人是会议的“中枢神经系统”，起着承上启下、调节会场气氛的作用，不是简单的“报幕人”角色，需要对整个会议主题、过程有个总体把握，引导会议的方向，缓解与会者可能的抱怨和误解。会议主持的语言分寸、时间把握和对发言人的评述都很有学问可讲。
小型工作会议
1．根据议程，让某些人仅出席部分时间的会议。
2．每份资料的标题处可注明“供参阅”、“供讨论”、“供决策”等字样，使与会者知道要在会上做什么。
3．重要领导的发言和复杂论题需要充沛精力讨论的，放在会议的前部。
4．会议主席应明确会议议程，写下每个项目准备达到的目标、需要决定的讨论要点，确定参会人员和准备会议过程中需提问的问题。
5．会议议程不宜过早分发，以免有些与会者可能会忘记或丢失，提前2—3天足够了。
6．在会议前半天应电话再通知、提示一次。对需要准备材料者应提前一天以上做特别提醒，以引起对方重视。
7．会议结束前，主持人总结要点，明确每项任务的责任人、执行要素、注意事项、完成时间、会议成果。
8．每次会议都要做笔录，重要会议应不晚于第3天即形成纪要发给与会者，在下一次会议时主持人可拿着上次会议纪要逐项对照检查执行情况。
9．业务协调会议重点不在于讲流水账，而是把需要知会、需领导协调、提示大家特别注意的动向和问题、需要大家协助的事项等等说明清楚。座谈会也需提醒每人座谈主题和大致发言时间，避免一个人发言说个不停或者与主题无关。
如何找错
随时随地留意身边每一次重大会议或其他项目运作中的疏漏和差错。每一次总结都可畅所欲言，将任何细微差错、疏漏、特别提请注意的事项提出来，每个人讲出来的就是具体情节和活生生的事例，是“干货”，而不是大道理、大原则或简单的抱怨。专人记录，“找错”甚至可以作为一个“硬任务”，起初让每一个参与者至少提出五个差错，十个人就汇成了五十个差错案例！汇总发给每个人去补充，并编辑成册，人人皆知，避免其他人或后来的人犯同样的错误。最终形成标准化的会议工作手册。
当把“找错”作为一种工作习惯和制度体现在管理的方方面面，错误一定会越来越少，直至不再需要“找错”。[/replyview]

jardinelucy · 发表于 2009-2-4 13:04:16

看看

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