[充电讲义]企业有效的人才挑选系统

徐老师

有效的人才挑选系统
<>要设计出有效的人才挑选系统，可以根据下列步骤进行： </P>
<>第一，要做出评估企业及工作的需求，从而决定工作职位及工作内容，以及人才应具备哪些重要的工作行为。 </P>
<>第二，要做出分析胜任上述职位（或表现出上述行为）必须具备的知识、技能及个人特质。这个步骤十分重要，因为若选择的条件不恰当，即使以后使用再先进、再高品质的人才挑选工具也无济于事。因此若能在进行本步骤时参考上节有关个人条件与工作绩效关系的论述，就更有助于提高求才的成功率。 </P>
<P>第三，确定将上述的哪些知识、技能及个人特质列为挑选条件。有些技能虽然重要，但因其特殊性（如了解公司内部电脑操作系统、银行业公文写作），应征者基本上都不具备该技能，所以不宜作为挑选条件，通常把它作为人才培训内容加以培训。 </P>
<P>第四，选择合适的人才挑选工作来测量应征者特质及条件，为了有助于人才挑选工作，在此向读者推荐以下几种较合适的人才挑选工具： </P>
<P>1．智力 </P>
<P>代表一个人抽象思维与推理的能力，可用智力测验法加以测量。目前国内几份由学者专家编制的智力测验试卷，仅供学校单位使用，不对企业发售。有些企管顾问公司委托学者编制的智力测验，尽管品质颇佳，且企业适用性强，但耗资极大，动辄数万元之巨。至于书店销售智力测验的书籍（如模拟求职考试题目），其品质参差不齐，若企业有意使用，应先经内部多次测试后（例如，请数十位现职员工接受该智力测验，看平时绩效较好的员工是否比绩效较差的员工获得较高的分数），才能作为选才的依据。 </P>
<P>2．经历 </P>
<P>包括学历、参加过哪些训练课程及具有多少相关的工作经验。简单来说，学历与工作经验具有互补性，例如刚从学校毕业的硕士（研究生），常被视为与已从大学毕业有两年工作经历的人具有相同水准的经历。当然，若学校教育只传授知识而忽略技能应用，因而致使一批只懂理论知识而不知如何工作应用的人，则两年硕士学历自然不可同两年工作经验所累积的知识与技能相比，此时硕士学历或许仅能当成一年工作经验。 </P>
<P>关于工作经验，过去企业习惯以年数计算，较少从工作实际内容来考虑，因此一个具有四年工作经验的应征者，往往被认为比一个具有两年工作经验的应征者有较好的工作知识与技能，事实上却未必如此。例如两位毕业于同一所大学的人，就读年限虽然都是四年，但所具备的专业知识却有相当大的差距。研究结果和统计情况也告诉我们，应征者工作经验的丰富与否，不能只看时间长短，还得看他的经验与从事工作的关联性。 </P>
<P>因此，企业可用自传的形式来测量应征者经历的实际情况。在操作中，自传不宜由应征者自行准备，因为每个应征者提供的内容并不一致。有些应征者未提供的内容，不说明他未具备那方面的经验，若给予较低的分数，对该应征者有失公平。 </P>
<P>3．工作知识 </P>
<P>工作知识代表应征者是否具有胜任某工作所需的知识能力，因此可以用笔试的方式测量。题目的形式可包括名词解释（如："请问什么是社会生产链？"），以简答题比较两个概念的关系（如："请问社会生产链与传统协作关系之差异？"），或要求应征者说明完成某任务所需进行的步骤（如："请问要设计开发出一个有效的人才挑选系统，需采取哪些步骤？"）等等。一般而言，题目的数目不宜过少，因为题目过少容易因应征者过度紧张或其他因素（如噪音、照明不佳）的干扰导致测试欠准确性。 </P>
<P>4．工作技能 </P>
<P>企业可以用笔试或面谈法来测量应征者的分析判断能力，也就是请应征者针对一个案例或作品进行分析。以征求建筑项目经理为例，由于项目经理须具备与承包合同约定的技能，因此可给应征者一个工程合同，请他说出该合同可能发生哪些纠纷；以电脑程序设计为例，可给应征者一个带有问题的电脑程序，请他指出该程序可能会产生什么问题或是如何改正。 </P>
<P>5．机器操作 </P>
<P>可请应征者现场演示，观察他是否具备操作机器的技能。例如可请应征者当场操作某种机器、打字、开车等，即可判断他是否具有这方面技能。如某公司招聘秘书人员，便是以简要观点扩写成一份总结报告，并用电脑打印出来，其中包含对表格、图形文件的处理。 </P>
<P>6．口语表达 </P>
<P>可在面谈时，观察应征者口齿清晰的程度，及回答问题是否层次清楚、逻辑严密。 </P>
<P>7．交际能力 </P>
<P>可用扮演角色的方式进行，由面试人员现场模拟工作上常出现的情况（如顾客抱怨），观察应征者如何应对。由于扮演角色所需人数较多，且较为费时，企业也可用面谈法为替代方式，由面试人员以口头（而非实地模拟）描述工作上常遇到的状况，请应征者回答他会如何应答。题目示范如下： </P>
<P>一位顾客到一家钟表店去拿他日前送修的手表。钟表店管理者告诉顾客这只表须送至总公司修理，并请他四天后来取。一星期后当顾客再来取表时，却发现表还放在总公司尚未送回，顾客当场非常愤怒。如果你是钟表店管理者，你会怎么处理？ <BR></P>

徐老师

<>人格特质影响一个人面对外在环境时的习惯反应方式，它体现一个人独特且稳定的行为、思想及情绪模式。如同前面所述，五大人格因素在人才挑选上极有应用价值，因此建议企业可采用以五大人格因素为基础的人格测验，作为人才挑选工具。 </P>
<>第五，决定人才挑选程序并综合所有分数，以决定要录取谁。在选择完几种合适的人才挑选工具后，应决定每个应征者是否都有必要接受所有人才挑选工具的测试，以及使用每项人才挑选工具的先后顺序。一般而言，企业可在下列三种方式中挑选一种实施： </P>
<>1．补偿法 </P>
<P>如在分析所缺职位的工作性质后发现，人才虽然缺乏某些条件（如口语表达能力不佳），但因其他条件不错（如工作知识丰富），仍可把工作做好，此时则让所有应征者接受全部人才挑选工具的测试，再将个别人才挑选工具所得的分数，依某种比重相加而得出总分，最后根据总分高低选取人才。 </P>
<P>2．多重障碍法 </P>
<P>当所缺职位的工作性质恰好是人才没具备的，即使其他条件再好，也无法将工作做好，也就是说，由于某些条件非常重要，人才若未达最低标准将严重影响工作绩效。在这种情况下，可让所有应征者接受第一种人才挑选工具的测试（如交个人简历或自传，看他是否具有相关工作证书），先删除未达最低标准的应征者（如会计师事务所刷掉未具备会计师资格者），若通过则可进入下一步接受其他人才挑选工具的测试。 </P>
<P>注意，目前国内一些采取所谓两阶段选才方式的企业（如银行业先进行笔式再进行面试），通常会通过第一阶段的笔试，从一两千位应征者中挑选分数最高的前一百名，进入第二阶段的面试。表面上看来这些企业似乎是在采取多重障碍法，严格说并非如此。国内企业的做法是在第一阶段选择分数较高的应征者进入第二阶段，而多重障碍法所主张的，是在每一阶段删除未达到最低标准者，两者是有本质差异的。因为企业在第一阶段较重视工作知识的测试，而这种做法容易让那些交际及口语表达能力颇佳，但工作知识表现一般的应征者，没有机会进入第二阶段，实在太可惜。 </P>
<P>然而，关键是要先确定所空职位的工作性质，究竟施行补偿法还是多重障碍法较好？如果补偿法比较适合，但因无法与大量应征者一一面谈，就只有在第一阶段刷掉多数人以降低企业面试成本，则仍可采用阶段选才方式，但应尽量让较多人进入第二阶段面试，以避免优秀人才落选。如果多重障碍法比较适合，则应依照该方法的根据，在每一阶段删除未达最低标准者。 </P>
<P>3．混合法 </P>
<P>这个方法是先进行一两道障碍（如删除没有工作证书者），再根据补偿法的方式将分数相加。 </P>
<P>关于步骤四及五所表达的原则，现以"驻美贸易代表"的职位空缺为例，说明如何选择合适的人才挑选工具，并安排人才挑选流程。假设有一家规模庞大的贸易公司管理者，拟征求一位驻美国贸易代表，并列出以下的条件：（1）英文听、说、读、写能力俱佳；(2)有责任感；(3)有较强的合作能力；(4)具有良好的沟通协调能力;(5)具有国际市场观念。 </P>
<P>这时候他可使用的人才挑选工具如下：在英文听、说、读、写能力方面，公司可模仿托福考试出题，并要求应聘者附上托福成绩；以人格测验中的勤勉审慎性及亲和性分量表，分别测量应聘者的责任感及团队合作能力。再者由于沟通协调能力可细分为口语表达及协调谈判能力两方面，因此建议以面谈法测量口语表达能力，而以角色扮演或情境式的面谈法测量协调谈判能力（如模拟贸易代表与客户协调时意见有分歧，看应聘者如何处理）；另外在国际市场观念方面，假如国际市场观念代表的是一个人对不同文化（在此例为美国）风俗习惯及国际局势的了解程度，则可用笔试或面谈法测量。 </P>
<P>对于人才挑选流程，由于英文能力对驻美贸易代表来说是首要关键能力，如果任职者不具备良好的英文能力，将严重影响工作绩效，因此建议采取混合法进行，也就是先以英文考试排除未达最低标准者（如托福580分），通过这道关卡者再接受人格测验（测量责任感及团队合作）、情境式面谈法（测量协调谈判能力及口语表达能力）及笔试（测量国际市场观念），最后将这三项分数依某种比重相加即可。 </P>