[讲义]《提高会议的效率》

徐老师

<><BR>会议是许多领导损失时间的重要原因，只要把出席会议时间集中起来计算一下，就可以清楚地看出，自己因出席会议而损失了多少时间啊! </P>
<>据统计，平均每位领导者大约把20%～80%的时间用于会议上。一周内6次出席公司内的会议，花去9小时，然而在一次问卷调查中，有3/4的人尖锐地指出："用于会议的时间有一半是浪费的。" </P>
<>改善这种状况，节约时间的第一个办法，就是取消并非真正需要的会议。但是这个办法常常被人忽视，一些无聊而冗长的会议仍然在公司内进行着。 </P>
<P>从节约时间的着眼点出发，提高会议的效率，就要对每次会议都要有原则性的分析，决定在什么情况下开会?哪些人应该出席会议?如何提高会议的效率?…… </P>
<P>1．应该在什么情况下开会 </P>
<P>应该在什么情况下开会呢?如存在下面列举的理由中的一条或几条时，便应该开会。 </P>
<P>(1)产生会使目前正在从事的工作发生重大变革的问题时。 </P>
<P>(2)必须要具备不同知识和经验的人进行讨论才能得出结论时。 </P>
<P>(3)为了处理问题，按正规的管理规则的步骤一步一步地做，时间上来不及时。 </P>
<P>(4)必须实行新的方法，改变旧的方法时。 </P>
<P>(5)你认为参加会议的人们由于受到会议的影响将比较容易接受会议做出的决定时。 </P>
<P>(6)会议上的讨论对于参加者来说有重要价值时。 </P>
<P>2．应该让哪些人出席会议 </P>
<P>出席会议，每位成员都必须付出时间的代价。如果某人不出席会议的话，他就可以在自己的计划内做事，拥有更充裕的时间，进行更有创造性的工作。 </P>
<P>因此，在考虑让谁出席会议时，应当要考虑清楚，为什么要让其出席会议?有无必要?如果没有必要，就可以让其去做更有意义的工作。 </P>
<P>考虑让谁出席会议，可以依据以下标准： </P>
<P>(1)这个人与会议将要做出的决定有关吗? </P>
<P>(2)这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗? </P>
<P>(3)这个人将会执行会议的决定吗? </P>
<P>(4)这个人以前有过这方面的经验吗? </P>
<P>3．缩短会议时间的技巧 </P>
<P>从技巧上缩短会议的时间，可以从以下几方面来实现： </P>
<P>(1)下午快下班时召集会议。 </P>
<P>有一位公司经理发现下午快下班时召集会议，就能在很短的时间内结束会议。 </P>
<P>他介绍说："一般人都想早点回家，所以这时在会上就不多讲废话。随着时间逝去，与会者把注意力越来越集中在问题的症结上。结果，上午要3个小时才能开会解决的问题，拿到下班前来讨论，在一般情况下，只需一个小时或不到一小时就可以解决了。" </P>
<P>(2)站着开会。 </P>
<P>有的领导推荐"站着开会"。比如某领导就是如此，他没有一张像样的办公桌，为了和公司的成员谈话，他亲自到办公室里去与公司成员们交谈。即使是开会，也是站着和成员们说话。他认为，如果站着开会，既不需要准备会场，而且能够迅速、有效地取得成果，讨论时也不会有那种空洞无物的长篇大论了。 </P>
<P>(3)午饭前的会议。 </P>
<P>有的领导喜欢在午饭前召开有关的工作会议。因为午饭前，大家肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩论是非曲直以至于浪费时间了，而会很自然地全力以赴进行讨论。 </P>
<P>(4)限制会议的时间。 </P>
<P>有一些领导把自己主持的会议时间限定在最多不超过1小时之内。他们在开会前，先上一个小时的闹铃，到时间就结束会议。 </P>
<P>一位坚持这种方法的私企经理就说："在这个规定时间内，如果讨论不完某一个问题，或没有达到做出决议的地步，这就说明这个问题放到本次会议来解决，是过大了。最好进一步在个人之间进行个别交谈，在此基础上再处理。" </P>
<P>有关的调查结果表明，大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果拖到一个半小时，疲劳和无聊的感受就会越来越厉害，与会者对会议的关心程度会越来越淡薄。 </P>
<P>(5)让代理人出席会议。 </P>
<P>无论是请你参加的会议，或者你自己主持的会议，如果让代理人出席，就能节约你自己的时间。代理人可把会议上谈的内容记在笔记本上，然后向你汇报。 </P>
<P>你也可以在会议召开时，让代理人出席会议的开幕式，或者在会议开始时，自己亲自参加，而结束时由代理人出席，这样就可以保持会议的平衡。 <BR></P>