《行政管理》大讲堂第四讲：办公设备管理的基本常识

徐老师

<>办公设备的基本常识</FONT> </P>


<>一、使用环境 　　
　　办公设备主要由电子部件和机械部件构成，非常精密及复杂， 因而对环境的要求比较高。 　　
　　电压：必须 AC220V +10% 　　
　　环境：远离高温、高湿与灰尘；要有通风良好，不受阳光照射； 不能接触具挥发性和腐蚀性的气体、液体　　
　　放置：设备应水平摆放，不随便搬动。
　　二、消耗材料 　　
　　品牌的系列办公设备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和设备的使用寿命。
　　三、平常保养 　　
　　保持清洁，设备不粘尘，尤其复印机的复印板玻璃，清洁时用柔软的抹布，中性清洁剂清洗。潮湿天气时要注意防潮，即使不使用机器也要每天开机一段时间，以驱除湿气，或使用抽湿机。定期检查电源线和信号线有否破损，接头有否锈蚀。复印机一般故障的排除 　　
　　复印机最常见的问题是复印不清晰。首先检查文稿，有些文稿会影响复印质量。如文稿的底色发黄，这种底色使对比度复印受影响。另一些文稿类型如重氮或透明，复印件看起来会有花斑：而铅笔文稿的复印件会觉得“太浅”。如果文稿没问题，就检查复印机。 　　
　　先检查复印板盖和复印板玻璃，脏了或积尘就清洁，花了就只好更换了。接下来检查电晕机构是否积尘或安放是否正确，检查电晕线有否损坏或锈蚀。再看看转引导板和进给导板有否灰尘，如果有灰尘用湿布清洗。定影组件有灰尘的话，也会影响复印质量。 　　
　　最后检查复印纸是否佳能公司推荐的类型：复印纸受潮也会影响复印质量。一些外部因素导致复印有问题。最常见的是受潮和冷凝。南方春季天气潮湿，这时应使用抽湿机，没有抽湿设备，可开机一段时间驱除湿气。同时用干布抹干复印板盖和复印板玻璃、电晕机构、转引导板和进给导板等。 </P>


<><FONT size=7>办公室节约策略</FONT></FONT> </P>

<P>　纸类减量
　　1公司同仁请使用玻璃杯、磁杯，纸杯主要供访客使用。
　　2.影印时尽可能双面使用，并适量印刷。
　　3.用过的牛皮纸袋尽量反复使用。
　　4.公文用纸、名片、文宣品及其它用纸尽量采用双面印刷。
　　5.使用过的计算机报表纸、传真纸裁成便条纸使用。
　　6.尽量避免购买使用一次即丢的物品，如免洗餐具、纸杯、纸巾等物品。
　　7.购物时避免不必要的包装，并自备购物袋。
　　8.多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费及尽量使用抹布。
　　9.尽量使用电子文件，减少纸的用量。
　　10.尽量使用再生纸制品。
　　　 　
　　《建议》
　　1. 尽量使用回纹针、大头针、订书机来取代含苯的胶水。
　　2. 尽量使用铅笔﹝写错了，可以用橡皮擦擦掉﹞，如此，可减少挥发性墨水和立可白﹝修正液﹞的使用。
　　3. 办公室尽量少用清洁剂、地板亮光剂。
　　4. 减少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶剂的空气芳香剂或电话筒的芳香片锭。
　　5. 选择并慎用杀虫剂。
　　　 　
　　其它建议
　　1.购置可换笔蕊之原子笔或钢笔作为书写工具。
　　2.购买外食的同仁鼓励自备餐具。
　　3.各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。
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徐老师

<>办公物品管理的重要性</FONT> </P><>　办公室内最多的莫过于成堆的书籍和文件，长期的将这些图书文件存放在潮湿环境下常常会发霉、生蛀虫，经多人翻阅过的图书文件也常染有大量的微生物，甚至包含乙型肝炎病毒、结核杆菌等致病性较强的微生物。所以，长期贮存的图书文件以及经过多人使用过的图书文件应当进行适当的消毒处理。消毒可使用以下的方法。
　　1、阳光曝晒法
　　将图书文件放在阳光下曝晒8小时以上，就可以杀灭大多数微生物，同时也可以杀死大部分的书蛀虫。在曝晒过程中应注意经常翻动。
　　2、微波消毒
　　对少量的图书文件可采用家用微波炉消毒的方法。将图书文件用湿布包裹好，放在微波炉内，在650W功率下，5-10 分钟即可。
　　3、臭氧消毒
　　使用家用臭氧消毒柜进行消毒，将图书文件置于消毒柜内，打开电源，持续 1 个小时以上即可。
　　4、紫外线消毒
　　用手提式高效紫外灯进行消毒，要近距离照射，每页均应翻到，而且单位面积照射时间要达到30秒钟以上。
　　5、化学消毒剂熏蒸消毒
　　对于大量书籍文件的消毒，可采用这种方法。消毒剂如果选用环氧乙烷，可将书籍文件放入尼龙袋、聚乙烯塑料袋中（注意不要有破口） 或密闭的容器内，参照‘衣服消毒’的方法操作。用药量为每升容积使用2克以上，但也不要太多。在室温下（20摄氏度）放置20小时左右。由于环氧二烷有杀菌谱广、穿透力强的特点，所以选择该消毒剂是很适宜的，但使用时应注意安全。要注意防火、防暴。
　　如果办公室内有硬质密闭良好的容器，还可采用甲醛（福尔马林）熏蒸消毒的方法。将甲醛倒入瓷碗中，放在容器底部，将书籍文件放置于容器上部分，注意不要捆紧，以利于甲醛透人书籍内部。用药量为每升容积10毫升甲醛，将容器密闭后，在室温（约20摄氏度）放置24小时。如有条件还可以对甲醛进行加温，可加强效果。消毒完毕，应将书籍文件记取出，在风中吹透，以除掉残留的甲醛。甲醛具有一定的腐蚀性和毒性，而且有很强烈的刺激性气味，使用时一定要注意安全，残留的甲醛必须彻底去除干净。
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