企业采购管理制度（适合中小企业）

徐老师 · 发表于 2025-8-5 09:42:02

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企业采购管理制度（适合中小企业）

一、总则

（一）目的

规范企业采购流程，控制采购成本，保障物资质量，降低采购风险，确保采购活动合法、合规、高效，结合企业实际经营需求制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有物资及服务的采购活动，包括：

采购类型：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购（如物流、咨询）等

采购方式：日常采购、批量采购、招标采购、紧急采购等

采购主体：采购部及各需求部门（含子公司、分支机构）

（三）管理原则

1.性价比优先原则：同等质量比价格，同等价格比服务，确保采购效益最大化

2.流程透明原则：采购各环节公开透明，接受财务与审计监督

3.分权制衡原则：需求申请、采购执行、验收付款三权分离，避免单人全程操作

4.合规性原则：严格遵守《中华人民共和国政府采购法》及企业内控要求

二、职责分工

部门 / 岗位	核心职责
采购部	1. 制定采购计划，执行采购流程2. 筛选供应商，签订采购合同3. 跟踪订单进度，协调退换货事宜4. 建立供应商档案及采购台账
需求部门	1. 提报采购申请，明确物资规格及技术要求2. 参与供应商筛选及样品验收3. 反馈使用过程中的质量问题
财务部	1. 审核采购预算及付款申请2. 监督采购资金使用，核对发票与合同一致性3. 登记采购相关账务
质检 / 仓库	1. 对采购物资进行质量检验及数量清点2. 办理入库手续，反馈验收结果
总经理	1. 审批 50 万元以上采购项目及战略供应商合作2. 监督采购制度执行，协调重大采购争议

三、采购分类与策略

（一）采购分类管理

类别	定义	管理方式	决策层级
A 类物资	原材料、生产设备等核心物资	年度框架协议采购，固定 2-3 家主供应商	采购部 + 财务总监审批
B 类物资	办公用品、劳保用品等常规物资	月度集中采购，通过电商平台或长期合作商采购	采购部经理审批
C 类物资	一次性低值易耗品、紧急物资	即时采购，单次金额≤2000 元可直接采购	需求部门主管审批
服务采购	广告、运输、IT 服务等	需签订服务合同，明确服务标准及验收条款	分管领导审批

（二）采购策略

1.集中采购：同类物资合并采购，降低运输及谈判成本（适用于月采购额≥10 万元的品类）

2.询比价采购：至少获取 3 家供应商报价，选择综合评分最高者（评分标准：价格 40%+ 质量 30%+ 交期20%+ 服务 10%）

3.战略采购：与核心供应商建立长期合作，约定价格保护、优先供货等条款（合作期≥1 年）

四、采购流程管理

（一）采购申请与审批

1.申请提报：

需求部门填写《采购申请表》，注明：▶ 物资名称、规格型号、技术参数（需符合生产 / 办公要求）▶ 数量、预算金额、需求日期、用途说明▶ 建议供应商（如有合作历史需注明）

紧急采购需在申请表注明 "紧急"，并说明原因（如设备故障急需配件）

2.审批权限：

采购金额	审批流程	特殊要求
≤1 万元	需求部门主管→采购部经理审核	可直接从合格供应商名单中采购
1 万 - 50 万元	需求部门主管→采购部经理→财务总监审批	附 3 家以上供应商报价单
>50 万元	需求部门主管→采购部经理→财务总监→总经理审批	需提交可行性报告及评标小组意见

（二）采购执行

1.供应商筛选：

新供应商需提交营业执照、税务登记证、产品认证等资料，填写《供应商准入申请表》

采购部联合质检部、需求部门进行现场考察（年采购额≥20 万元的供应商必查）

建立《合格供应商名录》，每年更新一次，淘汰评分后 20% 的供应商

2.合同签订：

单次采购≥5 万元或长期合作的项目需签订书面合同，明确：▶ 标的名称、数量、质量标准、验收方式▶ 价格及付款方式（预付款比例≤30%，质保金≥5%）▶ 违约责任（如逾期交货按日 0.1% 扣罚）

合同需经法务部（或法律顾问）审核后，由采购部经理与供应商签字盖章

3.订单跟踪：

采购专员每周更新《采购进度表》，记录订单状态（备货中 / 运输中 / 已到货）

超过合同交期 3 天未到货，需书面催告供应商；超过 7 天，启动备选供应商预案

（三）验收与入库

1.质量检验：

原材料 / 设备：质检部按国标或企业标准检验，填写《质量检验报告》

办公用品 / 劳保用品：仓库管理员核对数量、规格，抽检 10% 样品（不足 10 件全检）

服务采购：需求部门按合同约定的服务标准验收，出具《服务验收单》

2.异常处理：

不合格物资：24 小时内通知供应商，3 个工作日内办理退换货（费用由供应商承担）

数量短缺：按实际合格数量入库，差额部分要求供应商补发或扣款

3.入库登记：

仓库凭《验收单》《采购合同》办理入库，同步更新《存货台账》

采购部凭入库单、发票办理报销，3 个工作日内将单据提交财务部

（四）付款结算

付款流程：

采购专员填写《付款申请单》，附发票、入库单、合同复印件

财务部审核发票合规性及资金预算，按《资金管理制度》执行审批

出纳根据审批结果付款，通过银行转账支付（禁止现金支付，除≤1000 元的零星采购）

2.账期管理：

与核心供应商协商 30-60 天账期，减少资金占用

预付款项需定期跟踪，确保供应商按约履行义务

五、供应商管理

（一）准入机制

基本条件：

具有独立法人资格，成立时间≥1 年（特殊行业除外）

近 1 年无重大质量事故或失信记录

能够提供增值税专用发票（一般纳税人优先）

2.禁止合作情形：

供应商股东或高管与公司员工存在亲属关系（需事前申报回避）

被列入税务 / 工商黑名单的企业

（二）评估与考核

年度评估指标：

维度	权重	评分标准
交货准时率	30%	准时交货率≥95% 得满分，每降低 1% 扣 2 分
质量合格率	40%	批次合格率≥98% 得满分，每降低 1% 扣 3 分
价格竞争力	20%	价格低于市场均价 10% 以上得满分，每高 5% 扣 5 分
服务响应速度	10%	24 小时内响应问题得满分，每延迟 12 小时扣 2 分

2.分级管理：

A 级供应商（评分≥90 分）：优先订单、预付比例可提高至 40%

B 级供应商（70-89 分）：正常合作，要求 3 个月内提升评分

C 级供应商（<70 分）：列入观察名单，次年未达标则淘汰

（三）关系维护

1.每年组织一次供应商大会，签订下年度合作协议

2.采购部定期回访供应商（季度 / 年度），收集改进建议

3.建立供应商投诉渠道，由公司纪委或内审部门受理违规举报

六、采购档案管理

（一）归档范围

采购申请单、审批文件、报价单

采购合同、验收单、质检报告

供应商资料、评估记录、付款凭证

（二）保管要求

1.纸质档案按项目 / 时间顺序装订，保存期不少于 5 年

2.电子档案同步上传至企业云盘，设置查阅权限（仅限采购部、财务部、审计部）

3.涉及商业机密的合同（如价格条款）需加密存储，调阅需总经理审批

七、风险控制与责任

（一）主要风险及防控措施

风险类型	具体表现	控制措施	责任部门
质量风险	采购物资不符合使用要求	签订质量保证条款，加强到货检验	质检部、采购部
价格风险	采购价格高于市场均价	建立价格数据库，定期市场询价	采购部、财务部
合规风险	采购流程违反法律法规或公司制度	合同法务审核，定期内部审计	法务部、内审部
库存风险	物资积压或短缺	结合生产计划制定采购量，设置安全库存	需求部门、仓库