【职业经理礼仪课堂】办公室有哪些礼仪？

徐老师

办办公室有哪些礼仪？

办公室是企业与公众实际接触的场所，也是企业形象最好的展示场地。“所谓的耳听为虚，眼见为实”。职业人员在办公室接待客户、通过电话与客户联系，到客户的公司洽谈事宜等，这些活动是形成企业形象的重要组成部分。办公礼仪包括：办公室布置礼仪、办公室接待礼仪、办公室拜访礼仪、办公电话礼仪等。
一、办公室的布置：

办公室是企业的门面，是业访者对企业的第一印象。办公室的布置不同于家庭、酒店的布置，它的设计风格应该是严肃、整洁、高雅、安全。

办公室应保持整洁。地板、天花板、走道经常打扫，玻璃、门窗、办公桌擦洗干净明亮。桌面只放些必要的办公用品，且摆放整齐。不要将杂志、报纸、餐具、小包等物放在桌面上。废纸应扔入废纸篓里。文件应及时按类按月归档，装订整理好，放入文件柜。在办的文件下班后应锁入办公桌内。办公室内桌椅、电话机、茶具，文件柜等物的摆设应以方便、高效、安全为原则。办公桌上的玻璃板下，主要放与工作有关的文字及数字资料，不应放家人的照片，因为，办公室内需要的是严肃、高效而不是温馨。

办公室的布置应给人以高雅、宁静的感觉。企业是一个开放的系统。从这个角度说，办公室既是工作的地方，也是社交的场所。所以，企业一般都将办公室装修得比较豪华，应注意采光合理，色彩选择恰当，空气清新。办公室气氛不要充满喜庆，也不要让人感到压抑。不要贴大美人儿的照片或挂历。可装饰些风景画、盆景、有特殊意义的照片、名人的字画、企业的微标等，创造浓厚的企业文化的气息和使主客心情愉快地交流信息和情感的环境。

二、办公室人员的举止礼仪

办公室的人员是一个集体，无论是对本单位还是外来人员，都有应体现一个集体的每个成员对他人、对社会尊重和责任心。一个企业待人接物的礼仪水平，正是从每个职工的言行举止中体现出来的。因此，每个职员都应牢记，自己的言行代表着企业的形象，应自觉地遵从办公室礼仪。

（一）仪表端庄，仪容整洁

无论是男职员还是女职员，上班时应着职业装。有些企业要求统一的着装，以体现严谨、高效率的工作作风，加深客人对企业的视觉印象。有些企业虽没有统一服装，但都对上班时的服装提出明确的要求。

男士上班应穿白衬衣或西服，扎领带。衬衣的下摆一定要扎入裤腰里。应穿深色的皮鞋。服装必须干净、平整，不应穿花衬衣、拖鞋、运动服上班。不留胡须，不留长发，头发梳理美观大方，才能衬托出本人良好的精神状态和对工作的责任感。

女士上班应着西服套裙或连衣裙，颜色不要太鲜艳、太花哨。上班不宜穿太暴露、过透、太紧身的服装或超短裙，也不能穿奇异装异服、休闲装、运动装、牛仔装等。应穿皮鞋的颜色要比服装的颜色深。应穿透明的长筒丝袜，袜口不能露在裙口下，不能有钩破的洞。不应穿凉鞋、旅游鞋上班。佩戴首饰要适当，符合规范。发型以保守为佳，不能新潮。最好化淡妆上班，以体现女性端庄、文雅、自尊自重的形象。

（二）言语友善，举止优雅

办公室工作人员的站坐行走，举手投足，目光表情，都能折射显示出一个人良好的文化素养，较强的业务能力和工作责任心，也体现了企业的管理水平。在座位上最好坐靠到椅背，上半身挺直，如果椅子较深可加一块靠垫。若公司规定不可靠垫，应坐在椅子三分之二处，以免像打瞌睡给人不好的印象。坐在可摇动的办公椅上，不要随意摇晃身体。行进间走路要轻快，注意不要与人相撞。女性上班族宜着带跟的鞋子，走路姿态看起来会比较有精神。遇到上司要轻轻点头打招呼并稍微让路，表示恭敬。谦虚礼让是对长辈及上级应有的礼节态度。

（1）真诚微笑。微笑是一般社交场合最佳心态的表现。微笑是一种无声的语言，它是对自己价值的肯定，对他人的宽宏和友善，是稳重成熟的表现。微笑是自信、是真诚、是自尊、是魅力的体现。上班时与同事、领导微笑问好，下班微笑道别。接待人物、邀请、致谢都应有真诚的微笑。不要把喜怒哀乐都流露于脸上否则会让人感到你不够成熟、自控力不强。

话语谦和。

（2）在办公室讲话时声音要轻，不能在办公室、过道上大声呼唤同事和上级，无论是对同事、上级还是来访者，都应使用文明用语。在办公室里，说话不要刻薄，与同事玩笑适度，不能挖苦别人，恶语伤人。更不能在背后议论领导和同事，以免“家丑外扬”。

（3）体态优雅。公司职员的行为举止应稳重、自然、大方、有风度。

走路时身体挺直，步速适中、稳重、抬头挺胸，人人留下正直、积极、自信的好印象。不要风风火火、慌慌张张，让人感到你缺乏工作能力。坐姿要优美，腰挺直，头正，不要趴在桌子上，歪靠在椅子上。有人来访时，应点头或鞠躬致意，不能不理不睬。工作期间不能吃东西、剪指甲、唱歌、化妆、与同事追追打打有失体面。谈话时手势要适度，不要手舞足蹈，过于做作。

（三）恪守职责。公司职员应树立敬业爱岗的精神，努力使自己干一行，爱一行，钻一行，以饱满的工作热情，高度的工作责任心，开创性地干好自己的工作。工作中一丝不苟，精益求精，讲究效率，减少或杜绝差错，按时、按质、按量地完成每一项工作。领导交给任务时，应愉快接受，做好记录，确保准确。然后认真办理，及时汇报。克尽职首，严守机密。

三、办公室交往礼仪

（一）搭乘电梯应有的礼仪

现代社会高楼大厦林立，常见上班族穿梭在办公大楼内外，进进出出时，大多数人都是舍楼梯而搭乘电梯。即使是为了赶时间，搭乘电梯的时候也不能忽略应有的礼节。

（1）电梯门口处，如有很多人在等待，此时请勿挤在一起或挡住电梯门口，以免妨碍电梯内的人出来，而且应先让电梯内的人出来之后方可进入，不可争先恐后。

（2）男士、晚辈或下属应站在电梯开关处提供服务，并让女士、长辈或上司先行进入电梯，自己再随后进入。

（3）与客人一起搭乘电梯时，应为客人按键，并请其先进出电梯。

（4）电梯内同于空间狭小，千万不可抽烟，不能乱丢垃圾。

（5）在电梯里，尽量站成“凹”字型，挪出空间，以便让后进入者有地方可站。进入电梯后，正面应朝电梯口，以免造成面对面的尴尬。

（6）即使电梯中的人都互不认识，站在开关处者，也应做开关的服务工作，别忘了，“给人快乐便是天使”这句话。

（二）打招呼的礼节

在办公室内应与经过你办公桌的人主动打招呼，无论他们的身份是工友或者是公司老板，都要一视同仁。看到有人经过你的身旁面不打招呼，是十分无礼的。至于对周围的同事和较熟悉的同事，更应保持有礼、和善的态度，不论早上进公司、中午休息吃饭或晚上离开公司都要打招呼，千万不要“来无影、去无踪”。

乘坐电梯遇见老板时，可主动大方地向他打招呼，不宜闪躲或假装没看见。若只有你和老板两人在电梯内，也可聊一些普通的事或简单地问候一番。最好不要在电梯内与老板谈论公事，以免使讨厌。

在拥挤的电梯内，如果没有人说话，最好也不要开口。若遇到同事向你打招呼或是目光相遇，你应适时地点头、微笑，甚至回应，视而不见最要不得的。

离开办公室时，应记住先向主管报告，询问是否还有吩咐然后再离开。对于上司，态度要礼貌周到，若接近其身边，要站好后再打招呼，而一般熟悉的同事之间则不必拘束，可以用互相了解及喜欢的方式打招呼。

打招呼时的称呼应视情况而定：一般来说上司对职员可以用职位或全名及某先生、某小姐等称呼，若职员主动表示可称呼其名字，上司也可照办。下属对上司应称其头衔以示尊重，即使上司表示可以用姓名、昵称相称呼，也只能限于在公司内部，对外人及公开场合皆不可以贸然直呼名字，否则会显行没大没小。特别值得一提的是，已婚妇女在工作中仍应保留自己姓名称谓，不宜用“某太太”来称呼（除非她自己希望别人这样做），因为一个女人在工作时的身份是她自己，而非某先生的妻子，这一点应区分清楚。

招呼同事时应将姓氏讲清楚，不能叫“喂”或“那个谁呀”，因为这样做会十分失礼。如同事正忙于工作，可客气地说句：“抱歉，打扰一下”再交代事项，以免惊扰了他。

同事之间如非常熟悉或得到对方许可，则可直称其名，但无论如何不应该于工作场合中叫对方的小名、绰号，如“帅哥”、“美女”或“好好先生”等。因为这些循规蹈矩含有玩笑意味，会令人觉得不庄重。同时也要知道不应在工作场合称兄道弟。

如有同事老是喜欢直呼你的小名，让你感觉不舒服，你有权制止他，并委婉地告诉他你并不希望在工作场合被叫小名。如果你与他的工作关系不错，可以找机会告诉他：“正明，我很感激你对我外表的赞扬，但是你让我感觉到自己被重视的只是外表而已，所以烦请你在下次介绍我时，请留意一下形容词好吗？”

（三）办公桌上用餐的礼节

这就得依规定了。如果公司许可员工于办公室内用餐，员工也应珍惜这个方便，更注意办公桌上用餐的礼节：

（1）只有在用餐时间才可吃东西，可别利用午餐时间忙杂事，直到上班时间和用餐。即使你能同时咀嚼又工作，也不该如此，以免让人认为“浑水摸鱼”。

（2）注意餐后环境卫生，桌面宜擦拭干净，为防止令人不悦的气味，剩余残肴及废弃物品，应在包好后立刻扔进远离你与其他同事的有盖垃圾桶。

（3）别一直盯着其他同事，这会引发他人不悦的，所以在办公室内用餐要多加注意自己的用餐仪态。

（4）满口食物时勿接听电话。哪怕是对方打扰你的用餐，也应注意自己的礼貌及行为。

（5）离用餐完毕时间不久，恰有顾客来访时，应事先用点空气清香剂，可别让客人一进门就闻一食物气味。

以上是在办公室内用餐的礼节。谚语说“吃饭皇帝大”，所以尽量不要在同事吃饭时打扰他们，或要他们进行工作，除非是餐会形式或大家边用餐边开会，则另当别论了。

（四）写字间两性交往分寸

同在一个家公司，长时间的共处，男女同事之间有深入的了解，两性之间的吸引力随时会发生，如果处理不当，会被对方认为是对自己的不尊重甚至是所谓的“性骚扰”，产生的后果极为不好。虽然对写字间里的两性关系，很难定出一个操作性强的行为细则，可时时提醒自己掌握一定的分寸，无疑有助于你避开这方面的漩涡。以下几点是专家们在调查的基础上提出的忠告。

（1）衣着分寸。写字间不是约会场所，敢不是自己的居室，不是显示你性魅力的地方。如果说男性把衬衫敞开，穿着短裤是不良行为，是对在场女性的不尊重，女性则更要注意自己的穿着不要带有挑逗性。当然，保持优美的女性的自然曲线并不为过，可绝不宜张扬自己的性感，如穿着超短裙和太露的衣服在写字间里走动，即使是无意的，也会向男性发出错误的信号。

案例10—1

在一家公司工作的陈小姐，就因为图凉爽，上班的裙子过短，衣服过于露肉，弄得同室里两位男子非常尴尬，而来联系生意的客户一个劲儿地往他们的办公室跑，借故和陈小姐套近乎，影响了大家的工作，这种事又不好讲明，科长只好把她安排在打字室上班。

案例分析：切勿认为穿着打打扮只是自己个人的私事，要把握好分寸。这样，不仅避免了“性骚扰”的嫌疑，也会给人留下优雅、端庄的印象，显示出自己的内在的修养，在人际关系和工作上都有益处。

（2）语言分寸。这点特别是对男性而言。作为男性，私下常会冒出一些粗话，有人甚至会开带“色”的玩笑，这在写字间里一定禁忌，尤其是有女同事在场的情况下，否则会被她们视为是对自己的冒犯。

在恭维女人时，也要避免挑逗感，给对方产生有性这一方面的感觉。比如一位女同事穿着领口开得较低的衣服时，不要盯着她说很迷人，可以称赞对方很漂亮，但不能说很有曲线等等。

（3）动作分寸。如果你是男性，当女同事在场时，把松了的皮带解开扣紧，或是把衬衣塞入裤子里，会使女性不愉快，引起误会，她们可能会把这些不雅的动作看为骚扰。

据心理学家研究成果表明，容易被视为带挑逗性的行为，女性则更多些，特别是在体态语这方面，往往女性被忽视，比如反复交叉和放开两条大腿、在男性眼前梳理头发、触摸男人的衣服、头发垂扫男人的面颊等等。尽管是无意的，但其结果是给对方发性的信号，会导致误会。

（4）交际分寸。在写字间里，要注意把握自己和异性同事交往时的分寸。如果你们是要好的同事当然可以多些交往交流，但最好不要自己的私生活带入。特别是如果在婚姻上不如意，对异性同事不宜过多倾诉，否则会被对方误认为你有移情的想法，甚至看作是向她（他）求欢的暗示。如果同事把你当成听众时，你不妨向对方多谈谈自己婚姻生活中美好的一面，说一些心得，一来可以为对方提供改善婚姻的借鉴，也尽同事之谊；二来可以起暗示作用，使对方尽早避免对情感上的投入。

即使是极为默契的两性同事，也只应当在工作上更好地配合，多给对方提出良好的建议，因为男女在心理与认识上的差异，使得你认为是正常的举动，对方或许难以接受，何况其他同事看着也别扭。比如在谈工作时，用手臂揽着女性的肩膀，高兴时拍年轻女孩的头发、紧贴地站在女性坐着的椅子后并双手扶动椅子等。

（5）情感分寸，在写字间里产生婚外情无疑是最糟的情况，后果不堪设想。一量发现对对方确实有相思之情，而因自己或对方已有配偶以及其他诸种因素不能结合的，那么应马上扑灭自己情感的火焰，在仔细考虑到种种恶果后，辅以“冷却”法：对你爱慕的对象多做些全面的深入的观察，问自己一下，她（他）真是那么完美的人吗？“其不良的一面你能长期忍受吗”这种方法实际上并不会伤害你的同事，也不防碍你们的友好相处。

如果人们两人都是单身，有望成为生活的伴侣，那么在意识到自己的爱情时，就应当提醒自己和对方让恋情摆脱开工作关系，不要在写字间里谈情说爱，把它放在工作环境以外的地方去培育和发展，并且有一方做好尽快调离本办公室的准备，因为假如恋爱失败，双方难免会陷入极为尴尬的境地，从而影响了工作。

掌握好以上的分寸，不仅使你能愉快地工作，而且能使你更好地在这里生存和发展。
四、新人如何与办公室同事相处

开始新工作时，如果发现缺了一些基本物品，如订书机、圆珠笔、可先列张清单，询问主管如何获得所需物件。如果你需要的东西不能立刻拿到，可先向邻桌的同事借用，并保证用后立刻归还。因为有些办公室对物件的使用有严格纪录，有些人也许会有不太愿意出借的反应，担心东西用完、短缺、会被他人指责为浪费，这时你应慎重并守信，一定要有借有还，以有得一个好的开始。

若和一位不爱整洁的同事一起共事，你可以先以身作则把周围环境整理干净，暗示他注意整洁，或者在闲聊时尽可能表现自然地提出希望地保持环境清洁。如果他说“好”却不照做，试着再多提醒他一次。如果已劝告两次，他仍不加理睬，这时你有权利清楚简明地直接告诉对方：“麻烦你在离开办公室前，将桌面及四周清理一下，我不喜欢一走进办公室就感觉一团糟。”也许你会觉得自己像管家婆，但我们有权利表达自己的感受。

办公室内若有咖啡壶和小点心，你应该先询问别人这些东西是否免费供应给每个人，不要擅自取用。

新工作刚开始的头几天，若你尚未和公司同仁打成一片，就不宜贸然要求加入他们之间的餐宴或谈话，比较合适的方式是等待他们的邀约。但若一直没有反应，可主动询问能否让你加入他们的聚会，或请他们告诉你哪里有比较适合的活动地点。

如果你有抽烟的习惯，记住在点烟之前，应先行询问座位附近的同事是否介意你抽烟。如果介意的话就不要抽，即使不介意也不要经常在公共办公室里吞云吐雾（如在自己独立的办公室内则不爱此限），上策当然还是不抽烟。

小贴士：10-1
遭人冷落的时候

一个新人开始工作时，往往会遇到“欺生”的人，这时我们应该适度地表达自己的感受：

有些同事会叫你做一些分外的事，如为他们办私事或跑腿，他们却不对你表示感激。除非你很热心且觉得无所谓，否则就要婉转地告诉对方，你自己还有公事要处理，无法帮忙。

若你和一些人一起进入别人的办公室时，经常是到了最后仍手拿外套呆站着，而没有人来招呼你，可以直截了当的开口问：“哪里可以挂放外套？”或“我可以坐下吗？”让别人注意到你。

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