【口才实训】《成功说通糊涂的上司》

徐老师

　　有的上司很健忘，明明在前一天讲过某一件事，可两、三天后，他却说根本没讲过，或者在前一天他讲的是这个意思，可过了两、三天，他却说是那个意思。这样的上司真是难以相处，想不明白他会忘记什么，又想起来什么……


　　有的上司在布置工作任务时含含糊糊、笼笼统统，从来没有明确具体的要求；有的既可理解成这样，又可理解成那样；有的前后互相抵触，下属根本无法执行。而最后一旦出了问题，又都是下属的责任……


　　有的上司做事很马虎，常常做些啼笑皆非的事，弄得下属们无所适从……


　　还有的……


　　面对这些糊涂的上司，做下属的应该如何是好呢？应该用怎样的语言来成功说服或提醒这些糊涂的上司呢？


　　与健忘型上司共事


　　◆白兵，28岁，人事助理


　　我的上司常常颠三倒四，也常常丢三落四。刚开始和上司接触，我总觉得他难以相处，比如昨天还说今天的工作是通知应聘者来参加面试，等我通知完这些参加面试的人后，他自己竟然忘记了这事，害得来参加面试的人白跑一趟。


　　这样的事情还真多，我都有点被他弄得措手不及了！


　　后来我总结出一套经验，基本可以应付上司健忘的毛病了。比如，那天去给上司送材料，我专门选了一个他办公室人多的时候，上司在接电话，我将材料放在他的桌子上，认真地说：“这是我准备的材料，是关于新招聘事宜的汇报，请您看后和我沟通一下。”上司“恩”了一声，我看着他忙碌的样子，忙说：“里面有一条是规定人事管理方面的规章，这是老总叫加进去的，关系到我们部门的相关调整制度，您一定要重视啊！”“是吗？”上司赶紧挂断了手中的电话，翻开材料看了起来。我又提醒一遍：“里面一共32条规章，40多条招聘制度，您好好看看，有意见及时通知我啊！”上司忙点头说“好”，我才放心地离开办公室。


　　这套方法是源于我刚上班半年的时候，上司交代我一个工作，我同样将报表做完后交给他，他自己却不知道放在哪里了，怎么都找不到，硬说我压根就没有给他报表，害的我重新做了一遍。为了杜绝这样的事情再次发生，我每次都要找人多的时候送材料过去，这样有同事可以为我作证，同时我多叮嘱他几遍，他也能加深印象。


　　像这样的上司，对付的方法是：当他在讲述某个事件或表明某种观点时，下属可装作不懂，故意多问他几遍，也可提出自己不同的看法，以故意引起讨论来加深上司的印象。在最后，还可以对上司的陈述进行概括，用简短的语言重复给上司听，让他也牢牢记住。
　招数感悟：


　　对于健忘型的上司，首先不能责怪他，一是你没有责怪的权利，二是他们确实很忙。那么，就需要你在其他方面多多努力！帮上司做个备忘簿等都是不错的选择。


　　与模糊型上司共事


　　◆段奇，27岁，技术员


　　那天我将客户的要求汇报给上司：“客户要求我们上门维修，我去过他家了，其实是设备不行，不是我们的责任。但是客户自己不明白这些，他非要我们赔偿，我说回来和您商量一下。”


　　上司听了点点头，笑了笑，没有说话。


　　可是我必须在今天下午得到答复，好去回复我的客户，上司总这么模糊地作答，我根本就不明白他什么意思。于是我继续说：“我们是免费上门维修，还是收费？客户要求我们今天就要修好。”上司看着我问：“我们能修好吗？”我笑着说：“能！目前是费用问题，修还要收费吗？”上司无所谓地说：“那你就去修吧！”


　　这个答案并不是我想要的，第一，上门维修所需要的材料，如果我不汇报，客户自己不愿意承担的话，就意味着我掏钱来买；第二，关于上门维修的时间，客户要求今天就要完成，而我手中还有工作要做，如果我今天必须上门维修，意味着我晚上又要加班。


　　想了想，只好将所有的问题逐个击破了，于是我问：“我现在想知道，这个维修是否在我们的制度规定之内？”


　　上司说：“在。”


　　我继续问：“如果在，属于哪个范畴？费用自理，还是免费？”


　　上司说：“免费。”


　　我再接着问：“如果免费为他们维修，所需要的器材应该不是我出吧？”


　　上司说：“费用暂时你出，回来后凭发票报。”


　　我笑了笑，最后问：“今天如果我赶过去维修的话，就应该是下班时间了呀？”


　　上司说：“那就算加班吧！”


　　我笑了，将我所做的记录记在本子上了。然后拿出上司看：“您看，我怕忘记了您的交代，都记在本子上了，您核对一下，看看缺少了什么？”


　　然后我将本子上的记录又一一说了一遍，上司点头说“是”，我就去工作了。


　　对于糊涂的上司，他们有时会交代一些模糊的任务，一旦你去做了，有的上司就会责怪，说他的要求不是这样，你弄错了。对经常是这样的上司，在接受任务时，一定要详细询问其具体要求，特别在完成时间、人员落实、质量标准、资金数量等方面尽可能明确些，并一一记录在案，让上司核准后再去动手。


　　招数感悟：


　　面对糊涂的上司，去请示某项工作的时候，上司却“哼哼哈哈”一通之后，没有明朗的态度，有的只是说“知道了”，有的则是说“你看着办”的时候，可以用循序渐进的方式得到上司的肯定作答。


　　与马虎型上司共事


　　◆尹元元，24岁，秘书


　　我的上司很马虎，但是人挺好。每个人都有自己的缺点，而作为一名秘书，要做的就是如何去协助上司，因为针对上司这个马虎的毛病，我总结出一套足以说通马虎上司的方法。


　　比如那天上司带着我开会，一到现场，老总就给我们每人一份文件。我知道上司总不爱仔细地研读，所以我就仔细看我的那一份。老总说给大家半个小时的时间讨论。此时有另一个部门的经理问上司：“你如何看这个文件呀？”上司一时语塞了，他也说不清楚。此时我总不能说上司没有仔细看文件吧，于是我笑着说：“我们领导考虑问题一般用的时间比较长，因为他想得比较周全，让我们再考虑一下，然后互相传达，怎样？”对方笑笑，上司也对我笑笑。
　但是上司压根也改不了马虎和心不在焉的毛病，他开始进出厕所，我只好跟着他，在路上将我看到的告诉给他，并将我的想法叮嘱给他。会议上，他的发言同样获得了老总的表扬，他挺高兴的！


　　回到公司后，很多同事对于今天的开会很有兴趣，想知道最后老总的指示。面对员工的询问，上司又语塞了！我只好笑着对大家说：“让上司进办公室想想，我们讨论好方案再告诉大家如何？”


　　于是我又将所有的细节问题向上司交代清楚后，通知大家开了个小会。如今，我做秘书已经2年了，已经成了上司不可缺少的左右手。有时还很感谢上司的马虎，因为我好像除了细心之外，也没有什么其他优点。


　　招数感悟：


　　秘书很机灵，他不说上司没认真听，也不对问题做具体解释，而是说这些问题尚待考虑。秘书这样做，虽然有点假的成分，但从人际关系的角度来说，是完全可行的。


　　专家提醒：


　　面对健忘型的上司，千万不要将材料随便给他，也不要找人转送。在向上司报送材料的时候最好延长和上司接触的时间，对材料进行详细解释。如有旁人，要让他们也知道有这样一个材料，以扩大影响，增加旁证。如是重要材料，也可要求上司签字。


　　面对糊涂的上司，为了避免日后不必要的麻烦，做下属的可反复强调原由，并想方设法诱导其给出一个明确的指示。必要时，可采用提供语言前提的方法，如：“您的意思”让上司续接，或者用猜测性判断让上司回答，如：您的意思是不是×××？当上司有了一个比较明确的判断之后，立即重复几遍加以强化，也可进一步延伸，假如是这样，那就会如何。


　　还有的上司对下级的申请、报告、汇报等材料没有仔细看完就定下结论，签字批示。对此，下级要根据具体情况分别对待，如对自己非常有利，但超过了应有的范围，不要秘而不宣，可含笑指出其不当；倘对自己不利或非常不利，可做出必要的解释，切勿急躁，以免个别马虎的上司恼羞成怒而固执己见。


　　如果你是文秘人员，接到上级的文件或书面通知等，要你的上司参加会议或活动等，那么把通知直接给他看，并把有关时间、地点、所带物品等要素用其他的笔划出来，或者把它写在上司的台历上。假如是电话通知，可把具体内容转写成书面通知，直接送交上司，如人不在，可放在办公桌上，但事后见面时要重复一下。


　　Tips：职场规则助你一臂之力


　　对于那些初涉职场的人，我们经常说他们是“职场新鲜人”，就是说他们如同水果一样新鲜。但是作为“职场新鲜人”的你要明白，“新鲜”的水果是有保质期的！懂得职场规则才能助自己一臂之力！


　　从生活了十几年的校园走上工作岗位，毕业生们除了兴奋之外，剩下的恐怕只有不安了。据调查，有10％的毕业生在走上工作岗位的一个月内感到非常不适应。


　　在新的单位，很多人面对的是一个完全新鲜的环境，其实，可以利用试用期的时间来了解公司的基本情况，同时考验一下自己是否适合这个公司，是否具有相关的能力等！


　　首先，要学会谦逊。如果因为业务不熟悉或者对公司缺乏了解而犯错，除了主动承认外，还应向部门领导或是“老同志”多多请教。切忌犯了错误后还千方百计地给自己找借口。

其次，要勤快一些。如复印机没有纸了，悄悄地加上；饮水机没水了，主动给送水公司打个电话……不起眼的小事也能给人留下好印象。


　　最后，保证锋芒不“露”。想着给单位留下好印象是对的，但是要注意过犹不及。


　　让我们把做学生和做职员的区别罗列一下吧！


　　1.学生能轻易逃课；上班族不能“跷”班。


　　2.学生期待放假好好办个活动；上班族期待放假好好睡个懒觉。


　　3.学生能随时做想做的运动；上班族要运动得配合天时、地利与人和。


　　4.学生成绩跟自己念书的时间成正比；上班族的业绩跟工作的时数没有完全的正比关系。


　　5.学生可以利用课余时间打打零工赚些生活费；上班族只能利用下班后的时间洗个澡，调好闹钟，然后睡觉。


　　6.学生上课得付钱；上班族工作能领钱。


　　7.学生遇到不懂的会问教授；上班族，老板遇到不懂的会问你。


　　8.得到教授赞赏的学生，同学们比较支持；得到老板赞赏的上班族，同事们却比较排斥。


　　除了弄清楚学生与职员之间的差距之外，还要注意以下规则：


　　1.让上司感觉到你开朗的性格。如果你很开朗，有你的世界就会拥有快乐，上司愿意拉近与你的距离。


　　过于压抑的环境往往会给人带来心理上的不适，如果你能促进这种环境的转变，那么你就会有一种号召力。孤僻的人不但会遭非议，而且会被孤立。融入环境的最有效方法便是主动出击，热情待人。


　　所以，一定要记住任何时候都不要绷紧你的脸，你应该先学会对每个人微笑，包括你的上司。


　　2.灵活应对所有的事情。不要以为吃喝玩乐就不是工作之内的事情，就可以不必太在乎了。如果你刚领了奖金，不妨来个观音请罗汉，“这个奖也有大家的功劳嘛，今天我请客”这话谁都愿意听。千万别忘了要平等待人，自大或自卑都是与上司间相处的大忌。如果上司要请客一般应能去则去，不能去则要说明情况。


　　3.含蓄地进行职场竞争。面对晋升、加薪，应抛开杂念，不耍手段、不玩技巧，但绝不放弃与上司之间的公平竞争机会。


　　但是即使你心里有这个想法，也不要将这种地位和利益的竞争表现得过于赤裸，那样会招来上司的反感，影响你的形象，也会给你的竞争带来不利。真正明智的竞争应该是厚积薄发，暗里用劲，那样才不至于与上司在面子上搞得太僵。


　　4.作风正派。作风正派包括勤奋、廉洁的工作作风和正派的生活作风。只有勤奋工作并尽可能把工作做出色的人，才不至于被上司看作累赘，上司才乐于与你交往。


　　5.注意上司行为传达的信息。在与上司交往中，有些话上司不好直接跟你说，其中有很大部分可能就是对于你的一些看法，以及那些难以用语言表达的评价。


　　这些讯息，往往又是你自己无法觉察到的，但对于你的人际关系和职场生存却有着预警的作用。发现并从这些讯息中看出你的处境，你才能在与上司的交往中应对自如。


　　明白以上几点之后，你对职场规则也该有所了解和把握了吧？