【人力资源管理案例】小企业的一次职务分析

徐老师

小企业的一次职务分析 A小企业是一家拥有30人左右，集开发、生产加工、维修、销售为一体的中小型电子科技企业，开展职务分析时遵循了以下程序并采用了如观察法、访谈法、关键事件分析法等。
步骤一：各类职务信息的初步调查
    1．浏览企业组织已有的各种管理制度文件，并和企业组织的主要管理人员进行交谈，对组织中开发、生产、维修、会计、销售、管理等职务的主要任务、主要职责及工作流程图有个大致的了解。
    2．准备一个较为粗略的提纲，并确定几个关键的工作岗位和事件，作为深入访谈和重点观察分析的参考、指南。
    3．列出各职务的主要任务、特点、职责、要求等。


步骤二：工作现场的初步观察
    1．对预先确定的关键或不太熟悉的工作岗位、现场进行初步观察。
    2．工作现场初步调查的目的是使分析者熟悉工作现场的工作环境、条件，了解工作人员使用的工具、设备、机器，一般的工作条件、工作内容、工作环境特点及工作岗位对工作人员的要求和工作职责。
    3．对复杂或不太熟悉的工作设备、流程、环境及条件亲自进行观察了解，便于进一步分析。
    4．最好由熟悉相关工作岗位的人员或由任职人员的上级陪同参加现场观察，便于更好地了解工作岗位的情况，并可随时得到有效的咨询和解答。


步骤三：深入访谈
    1．确定深入访谈的对象，主要是该职务的实际担任者，如技术开发、维修、销售人员等，他们有责任完成这些工作岗位的各项任务，因而对调查人员了解职务信息最为直接详尽；其次，应选择职工中的典型代表作为访谈对象，如部门经理；当然，关键岗位的管理人员也是十分必要的，如总经理、总经理办公室主任等。
    2．根据初步的调查、了解和所应收集的职务分析信息要求，制定较为详细的结构化访谈提纲。比如，针对电脑光驱维修这一职务，就可以提出这样的访谈问题：
光驱维修一般包含哪些程序？
每一维修程序具体应做些什么？
作为一个光驱维修人员应掌握哪些知识？
作为一个光驱维修人员的心理、生理、及电脑技能主要应有哪些要求？
工作中需要哪些人的配合？疲劳情况怎么样？
维修工作对工作环境、工作条件有什么要求？ ……
    3．第一次的谈话对象最好是基层的管理者，他们能更好地提供有关工作的情况，并能将职责与职务很好地联系起来。其次，是从事某一职务的具体工作人员。在这个访谈的过程中，要不断与关键管理岗位的人员沟通。
    4．每天的谈话对象最好不要超过两人，谈话时间每人不超过三小时，谈话过程中最好有较为详细的记录，便于分析。
    5．针对各职务的某一关键事件作深入调查，如顾客投诉公司的产品质量及售后服务，召集各部门关键人员进行座谈，就可以深入了解开发、生产、维修、销售等职务的职责要求及存在的问题等。

步骤四：工作现场的深入观察
    1．深入观察工作现场，主要是为了澄清、明确或进一步充实通过前期调查和访谈获得的信息。
    2．深入观察工作现场之前，应拟定需进一步调查、明确的有关问题、信息，如想弄清每人每天能维修多少台光驱？维修质量怎么样？一般工作多长时间后会出现疲劳现象？等等。
    3．深入观察工作现场，最好仍由最初陪同观察和访谈的基层管理人员一同参加观察。
    4．深入观察，不应仅仅停留在观察上，应与工作人员多交流，并不断咨询相关人员。最好有录音机进行记录。



步骤五：职务信息的综合处理

这一阶段的工作较为复杂，需要投入大量的时间对材料进行分析和研究，要充分挖掘和运用计算机、统计分析等分析工具和手段。
    1．对文件查阅、现场观察、访谈及关键事件分析得到的信息，进行分类整理，得到每一职务所需要的各种信息。
    2．针对某一职务，根据职务分析所要搜集的信息要求，逐条列出这一职务的相关内容，即得到初步的职务说明书。
    3．职务分析者在遇到问题时，还需随时与公司管理人员和某一岗位的工作人员进行沟通。


步骤六：完成职务说明书的撰写
    1．召集整个职务分析工作中所涉及的人员，并给每位分发一份职务说明书初稿，讨论根据以上步骤所制定的初步职务说明书是否完整、准确。讨论要求仔细、认真，甚至每个词语都要认真斟酌，并作好现场讨论记录，以作为进一步完善的参考。
    2．根据讨论的结果，最后确定出一份详细的、准确的职务说明书。


问题：
试将本案例职务分析的过程与课件讲解中的职务分析程序作一比较，你将从中得出哪些结论？

分析提示： 课程讲解中的职务分析程序只是针对通常情况下的操作步骤，因而具体到某一具体企业时，应结合该企业的具体情况，在具体操作细节上应有所创新。