【MBA课堂笔记】浙大MBA导师：聪明的管理者，都在用这3条工作原则

徐老师

【MBA课堂笔记】浙大MBA导师：

聪明的管理者，都在用这3条工作原则

作者：吴卫军，德勤中国副主席，浙江大学管理学院兼职教授。

01 MECE原则

专业服务公司存在的目的是帮助客户解决复杂的商业问题。

在寻找解题思路和方案时，对客户面临的问题进行分析，形成自己的观点，并在保证思路完整性的同时，避免混淆和重叠，这就是著名的MECE原则。

MECE（mutually exclusive, collectively exhaustive）

意思是“相互独立、完全穷尽”。

其核心思路是在分析问题的时候，通过逐步分解的方法，把问题的要素全部定义清楚，同时保证这些要素之间没有交叉，并借此理顺思路，有效把握问题的核心，去寻找解决问题的方法。

用MECE原则形成的观点是最清晰（或者说是混淆程度最小的）、最完整的。

MECE原则要求把大的复杂的问题，拆分成小的容易解决的子问题，列出问题清单。

当你认为已经把问题弄清楚的时候，请仔细研究一下这张清单，确保每个问题的分解要素都是独立、不同的。有了这张清单，你还需要检查它是否囊括了一切与问题相关的要素，追问自己是否有遗漏（即完全穷尽）。

MECE原则能够帮助我们在分析问题时厘清思路——认清问题所在就等于解决了问题的一半。

2013年7月30日，我参加了中国农业银行的审计工作汇报会议。在讨论一个具体的审计问题时，我们团队运用了MECE原则。听完我的解释后，财务会计部姚明德总经理说：“对，这样做就‘不重不漏’了。”

当听到“不重不漏”这一词语时，电光闪念之间，我感觉到这正是我寻找多年的“MECE”的最佳中文翻译。“不重不漏”用简洁的语言对MECE原则做了准确传神的诠释。

02 二八法则

“二八法则”是管理咨询业甚至商业领域里最伟大的真理之一。

“二八法则”认为，原因和结果、投入和产出、努力和回报之间原本就存在着无法解释的不平衡关系。

一般来说，多数投入和努力只能带来少许影响，而只有少数投入和努力能造成主要的、重大的影响，我们把这些少数投入和努力定义为“关键驱动因素”。

若以数学方式描述这种不平衡，得到的就是一个80/20关系，即结果、产出或回报的80％取决于20％的原因、投入或努力。

例如，世界上大约80％的资源是由20％的人口消耗的；世界财富的80％为20％的人所拥有；在一个国家的医疗体系中，20％的人口与20％的疾病会消耗80％的医疗资源。

我将用时间管理来解释“二八法则”及其应用：

在一个人的时间和精力都非常有限的前提下，“二八法则”对于管理者的最大用处在于：面面俱到不如重点突破，即把80%的资源花在能产出关键效益的20%的工作上。

当一位管理者厘清手头20%待解决的需要战略性思考的事情，然后把80%的时间和精力花在这些事情上时，他能给项目团队和公司创造的价值将远远大于处理其他80%看似紧急但不具有战略重要性的工作所带来的价值。

后者就好比你烧干了大海，但最后只得到了一点盐。

“二八法则”能够帮助管理者更从容地把握时间，集中精力处理重要事务，做出战略性思考。这就是所谓的要事优先。

彼得·德鲁克（Peter F. Drucker）说：“时间是世界上最短缺的资源，除非善加管理，否则人将一事无成。”对管理者而言，特别是同时承担向上汇报和向下管理职责的中层管理者，时间管理是有效行使管理职能的重要方面。

而作为一名高级管理人员，最大的项目管理工作就是管理好自己的时间。当你埋怨自己没有时间时，试试用80%的时间来处理那20%的重要任务。

03 电梯法则

电梯法则是指在较短时间内把复杂的问题说清楚，比如在电梯里利用30秒的时间向一位潜在客户推广你的方案或产品，将一周的工作浓缩在30秒的时间中向上级汇报。

30秒的时间一闪而过，在此期间讲清楚一个话题并不容易，因此，电梯法则强调凡事要直入主题、直奔结果，快速而清晰地给出重点信息，为自己和对方节约时间。

我的一个工作习惯是在离开客户办公室时，要求一位同事送我下楼。我所期待的就是这位同事能在短暂的电梯时间内，有条理、有重点地把目前的工作进展告诉我。

如果需要汇报的内容很多，我的建议是着重谈3个最重要的、对推进下一步工作影响最大的问题，甚至只谈1个问题。这样，我的同事在有限的时间内向我说明了他面对的困难，同时，他会得到我的指示和建议，这有助于避免我成为工作开展中的“瓶颈”。

电梯法则对培养专业人士的高效沟通能力是很重要的。

它的一个重要落脚点是“3”这个数字。“3”是我最喜欢的数字。

我通常会说：“这个问题我们有3点看法。”一份好的会议议程，其一级标题的数量以3个为最佳，可以再加介绍（开场白）和下一步行动计划（结束语）这2点，但最多不超过5点。在走进受访者的办公室前，我会想清楚客户最想知道的3件事情是什么。

有效的商业信息有3个特征：简洁、全面、系统。

• 简洁，即把所有信息缩减到受众需要知道的3～5点；
• 全面，即包括受众需要知道的所有要点，不要留有悬念；
• 系统，即把信息按受众容易理解的结构组织起来，简单的结构也有助于陈述者把信息说清楚。
  
  

了解我的同事都知道，我对信函写作的要求是内容不要超过3点，对演示汇报文档的要求是一级标题不要超过5点。

系统性对于一份沟通材料而言是很重要的，它可以反映出个人或者项目组的全部思想。有一份逻辑性强、重点突出的沟通材料，说明你的思考是有条理、有逻辑的。

我常常和同事开玩笑说：“乱了敌人，也不能乱了自己。”简洁、全面、系统地传递信息，要求我们在脑海中想一遍，在陪同领导从他的办公室走到办公楼前的停车位、把领导送上车并和他说再见前的几分钟内，自己能说清楚什么。

这是高效专业人士应该掌握的沟通方法论，适用于和客户的谈话，也适用于整理汇报材料。

中国平安保险公司于1988年诞生于深圳蛇口，是中国第一家股份制保险企业。

20世纪90年代中后期，中国的保险行业处在一个生机勃勃的发展时期。一方面，巨额保费源源不断地流入保险公司，然而另一方面，行业的信誉却因为保险公司管理不当走到了历史谷底。

那时，中国平安的风险管控出现了漏洞，中国人民银行约谈了中国平安的创始人马明哲先生，要对中国平安处以严厉的监管处罚。马明哲抱着麦肯锡专门设计的一套管理改革方案北上，与时任中国人民银行副行长郭树清进行沟通。马明哲对郭树清副行长说，他计划按照麦肯锡建议的一套方案来做。听了马明哲的话，郭树清副行长撤回了对中国平安的监管处罚。

负责处理这一事项的中国人民银行同事听到郭树清副行长的答复，着急地问，出了这么大的漏洞，怎么能不加以严厉处罚呢？郭树清副行长这样说道：“只要中国的金融企业意识到自己有问题时，愿意聘请麦肯锡这样的公司提供服务，我们监管的目的就达到了。”

麦肯锡方法固然有麦肯锡浓烈的印记和特色，但其普适性是公认的。

我期待年轻的专业人士能够迅速学得一套能帮助自己成为高效专业人士的方法论，因为作为专业人士，我们往往不是被别人打败，而是被自己打败的。

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关于作者：吴卫军，德勤中国副主席，浙江大学管理学院兼职教授。