[财务讲堂CFO]当前经济形势下差旅管理受关注

徐老师

携程副总裁丁小亮。　　丁小亮：各位来宾，女士们、先生们下午好！通过几位嘉宾的演讲受益匪浅，正如年会的主题“经济低迷中的财资策略”，很高兴能够代表携程向各位报告我们的“逆境中的成本管理”，重点跟大家介绍对成本控制的利益，汇报的内容分为三个方面：为什么需要差旅的管理？当前差旅管理需要实现的三大目标；如何评价差旅管理供应商。
　　从当前来看，所有的企业都面临着在差旅方面的成本减少或者放弃差旅计划，我们也有一些分析报告，差旅管理在现在的经济形势下面顿时很关注。大概50%的企业有差旅管理的行为，也就是说只有50%的企业有一些具体的差旅政策或者说辅助实施执行力很强的措施，接近半数的企业专门做TMC，民营或私营企业使用TMC的不到10%，国营企业几乎很少用TMC，从我们服务的企业当中也在逐步的跟国有企业接触，刚才CFO们也讲了国有企业自己的一些做法，通常的差旅管理都是交给行政部专门预定差旅自己公司的人员。
　　那么怎么能够在经济低迷当中，我们应该怎么做？首先在一个企业成长过程当中，差旅的费用或者差旅带来的压力越来越大。很多管理者或者CFO越来越在意差旅方面的事项，如何节省，用什么方式节省各个公司用的方式也不一样。员工也表现出来在现有情况下为了公司长远的发展愿意放弃差旅，包括我们自身的企业在差旅政策方面也做了一些调整。当然自己做TMC和自己做差旅管理有什么差异？等下我会做详细的分析。
　　企业在现有的阶段下需要提高现有的利润，差旅是很需要关注的一个内容，如何制定出科学节省的方法，采取非常高效、反映迅速的服务体系、建立清晰的审批流程，这里有一些表格，是我们公司运营当中的一些运营费用，可以看出现在工资成本越来越高，这是一个平均数。我记得我曾经工作过的一个国有企业，一个酒店行业，在1982年开业的时候，整个饭店中方的工作人员将近700人，整个工资总额占7%不到，我在几年以前曾经做单位负责人的时候，接手同一个酒店的时候，当时人工工资已经占到了29%，接近30%，所以种种原因工资占运营成本当中很重要的一块。第二块就是差旅和应酬，将近1/4左右。还有技术、更新设备、服务、通讯。在差旅成本当中，差旅成本的构成差不多包括机票、酒店等等几个方面。所以我们看一下如何来节省？在运营当中如何节省一部分成本，那么就可以提高一部分利润。节省包括两个方面的节省，一个是直接成本的控制，通过这个透明的价格体系和网络覆盖体系实际上降低了企业的差旅成本。另外就是企业内部的控制能力和系统的执行能力，整个政策制定的是否合理，以及政策的执行是不是得到保障，这里面有一个简单的图式，可能对于各位财务专业人士来讲比较好，这里所谓的差旅管理和聘用TMC，都是一样，一个就是服务费用，另外一个是涉及到差旅管理的酒店、机票、交通、应酬方方面面的信息是否透明，这就决定着整个的采购成本所谓节省的方面，这个表可以看出，如果说服务费很低，但价格透明度也非常低，实际上采购成本就很高了，比如说像机票，机票当中有很多政策，一个是机票奖励本人的政策，也有给服务商的一些政策，这些政策是不是每个CFO都完全了解到的？另外服务费用非常好，当然价格也非常透明，占整个的运维成本也偏高。
　　另外讲节省的时候也讲到了内部的执行力，说实话从携程来讲，我们在进入到差旅管理这个市场只有几年的时间，跟跨国公司、合资公司，包括现在也在跟一些民营企业打交道，其实每个人都有希望节省的意愿，但是很难做到，一个是上层的执行能力，另外一个是员工的习惯很难改变。所以这就需要我们在使用优秀的TMC的时候，就必须要做到综合考虑服务商的能力，比如说运用方式多样化，服务的稳定性、可靠性，预定的内容，需要这个航班、需要这个酒店，需要保证可靠性。反映速度，员工出差过程中遇到的问题，服务商或者运营商的反映能力，一诺千金，我们承诺要做到的，是不是在执行过程当中能够向客户提供。
　　透明是非常重要的，我们今年年初的时候接手了国内一个比较大的上市公司，原来他们都是自己做，大概有20、30号人做整个集团公司本地和外地人员的差旅管理，我们一共派出的人员可能是他们的一半，但是工作的效率，通过差不多半年的运营，要远远高于他们原来自己组成的一个班子运营的效果。因为这是一个独立的部门，所以在有些财务报表上，并不是像第三方需要公开透明所有的数据，所以在我们讲到数据的透明、合作的透明，包括数据的准确性，每次差旅记录的核准性，还有每一年节省的是多少，市场方面的标准值是多少，我们在哪方面是有可对比的数据进行科学的分析？今天主要是企业的财务专家，我看了一下名单，有的是我们是合作伙伴，有的是在合作之中的，也有的财务总监是没有跟我们有这方面合作的，所以我想说，在现有的情况下，比如说7、8两个月航空公司又在大幅涨价，我想在座很多人都跟其它城市有很多的联系，比如说上海、广州，明年世博会，毫无疑问明年上海的酒店、机票价格都会出现大幅度上升。所以一方面对经济整体情况有很大的压力，收入成本在上升，整个全球经济环境又没有出现明显的好转，那么企业内部的成本如何节省？是不是聘用一些专业的TMC公司打理自己公司的差旅管理，这些是未来选择TMC的一些要点。
　　第一要了解本身企业现在的基础，我看了一下在座的企业规模，可能一个月一年的差旅费用从少到多，规模大和规模小，尽管各位在开会的时候都会讲开源节流，尤其是CFO和CEO在碰到经济困难的时候经常讲到的，那么怎么节流？其实这方面的困难还是比较大的。第二，我们希望我们未来一年内、两年内差旅能够控制的水平需要做一个详尽的规划，制定切实可行的差旅政策。举一个特别简单的例子，大家经常出差的人都知道，比如说一些热线，京沪快线，机票价格从3折到4折都有，可能员工出差都会选择上午走，上午走就是4折，9点钟走就是8折，这就要找一个平衡点，一旦制定了差旅政策怎样做到按照它来执行？一会儿我会讲到，给服务的企业与一个类比的年份作为一个基数来比较，可以下降25%。在一个季度之后需要TMC提供完整的差旅报告，每一个员工使用差旅所有的记录，包括每一次差旅的机票价格、酒店价格，每个人的差旅行为，是否符合公司的差旅政策？这些都会有一个非常严谨的报告。每一个季度有一个规划，我们曾经服务的一个企业，他们国内票是一个很大的数字，平均的折扣大概9.5折，采用的都是最合适自己的航班，我们统计了几百个携程服务的公司，平均的国内票费用是远远低于这家公司的。一年几万人次频率的话，大家可想而知，如果是7折、6折，节省的费用非常可观。
　　另外要寻找比较符合中国企业需求的TMC，在目前国内TMC比较多，通常我们衡量一个TMC是否专业化或者本土化？第一个方面就是，他是否对国情非常了解；第二个是是否具备处理本土化运营和技术能力；第三，是否有能力每月提供非常完整的差旅费用报告；第四，员工的经验在国内航空、酒店业的影响力。
　　评估TMC的一些关键点，这个TMC技术系统是否是建立在本土的，能够为客户提供自动化的平台和提供多种付款方式，是否能够针对客户的差异开发不同的产品？以及对本土的企业、合资的企业、国有的企业在服务方面、履约方面的一些承诺。是否有能力拿到机票和酒店，比较能降低费用的价格。
　　另外一个方面，对一个TMC，当然如果大家有兴趣未来希望使用差旅管理公司的话，我也可以把这份报表跟大家分享，这些内容都是我们衡量TMC能力的综合表，可能有三四家投标公司看到了在发标书以后这些都是一些对TMC的一些考察，如何判定TMC是否符合我们企业的需要，如何评估他们的能力，这是一些标准，包括一些内容，大家可以看一看。
　　在我们过去服务的企业中，可以在一个可比较的基数上面节省25%，一个方面就是差旅政策的实行，大家跟一些酒店都有一些合作，但在金融危机的时候这些酒店并不会给跨国公司主动调整价格，那么我们过去拿到最低的价格现在变成了市场上最高的价格，因此我们都是给我们的服务企业两个选择，一个就是继续沿用你自己的一些品牌酒店，另外你也可以使用携程的酒店，你可以进行比较，哪个更适合你，比如说从现在的阶段，从去年的金融危机开始，整个酒店行业的平均出租率，在热点城市大概下降了20个百分点，也就是说过去70%多的出租率，今年上半年的平均出租率只有50%左右，平均的房价下降的幅度根据不同的星级从20%-40%。那么这些公司是不是都拿到了所谓的协议酒店按照市场情况给了我们调整？比较少，但是这些酒店会在第一时间内调整给携程的价格。因此我们通常给我们客户这两个选择，所以这个空间还是比较大的，少的几十块钱，多的话100、200块钱。
　　另外一个是机票价格，我们有的直接和航空公司直接签约，但航空公司也会跟携程有一些约定，因为我们是目前国内零售当中最大的载体，因为通常航空公司都会给携程一些特别的优惠，如果我们服务的企业，通常从系统当中或者互联网上给服务企业一个固定的平台，大家可以随时查到机票的变动价格，这样在我们出行是有非常大帮助的。
　　另外就是我们通常讲到的差旅习惯，有的公司差旅习惯非常好，拿到合适的酒店、机票价格，但是也有的公司由于出差决定比较短促，所以在酒店、机票选择方面有时拿到的价格就比较高。
　　还有管理流程的优化，包括内部的审批系统、报销系统的优化，如何做到我们所有员工差旅的信息与差旅的计划能够完整的统一，如果是一个专业的公司可以提供给大家基于互联网非常完整、科学的管理流程，这在很大程度上可以直接节省费用，也可以间接的节省一些费用。
　　协议价格的执行，其中的节省也是通过我们与酒店和航空公司价格的执行，也可以帮助我们的客户在这方面做一些节省。间接的节省，就是说有些公司，像我们跟客户签订的，一种是如果有公务卡的，携程可以为企业垫付。因为我们有一个强大的呼叫中心进行服务，这样谁是做国内机票，谁是处理投诉，谁是处理预定，这是有所划分的，这就比自己公司雇一两个人为一个人的机票、一个人的酒店，实际上这中间的成本是非常高的，所以在这些方面通过我们这些年为客户的服务，如果我们这些客户都非常重视TMC的介入进行专业的服务，那么在目前非常低迷的时候，或许在节省方面可以更直接的见到非常好的效果。
　　如果大家对差旅服务方面有什么兴趣或者感兴趣的话题，非常欢迎大家跟我们联系，谢谢大家！