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美华管理传播网【人力资源管理学微课堂】 工作分析与岗位说明书
工作分析与岗位说明书 第一节基础概念 知识点1 工作分析相关术语及含义 1.行动（action）。也称工作要素）指工作活动中不便再继续分解的最小单位。比如，秘书接听电话前拿起电话是一个行动，司机开车前插入钥匙也是一个行动。 2. 任务（task）。也称工作任务）指工作活动中为达到某一目得而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描述。它可以由一个或多个行动（工作要素）组成。 3.职责(responsibility）。也称工作职责或工作责任，由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。是某人在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务，它可以由有一个或多个任组成。 4.职位（position）。也称岗位，由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合。例如，人力资源部经理这一职位。在组织中的每一个人都对应着一个职位或岗位，因此从理论上说职位的数量应该等于人员的数量，组织有多少人员相应地就有多少职位。 5.职务（headship）。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。比如，人力资源部设有两个副经理的职位，一个主要分管招聘录用和培训开发；另一个主要分管薪酬管理和绩效管理，这两个职位可以统称为副经理职务。 6．工作（job）。是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合）。一项工作可能只涉及一个职位，也可能涉及多个职位。例如在企业中，产品销售一项工作，它就是由销售员、销售经理等职位组成的。 7.工作族（occupation》。企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群，又被称为职位族、工作群。比如，企业内所有从事技术的职位组成技术类工作组，所有从事销售工作的职位组成销售类工作族。 8.职业（profession）。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。比如，教师职业、秘书职业等。 9.职业生涯（career）。指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。 知识点2 工作分析的概念 一、工作分析的含义 工作分析（job analysis）——也可以叫做职位分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。工作分析的主体是工作分析者，客体是组织内部的各个职位，内容是与各个职位有关的情况，结果是工作说明书，也可以叫作职位说明书或者岗位说明书。 通过工作分析，要回答或者说要解决两个主要的问题： 第一，“某一职位是做什么事情的？”这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位的名称、工作的职责、工作的要求、工作的场所、工作的时间以及工作的条件等一系列的内容。 第二，“什么样的人来做这些事情最适合？”这一问题则与从事该职位的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证书、工作的经历以及心理要求等内容。 二、工作分析的特征和原则 1、工作分析作为企业的一项基础性工作 为企业人力资源管理及企业管理提供基本依据和参与，具有以下四个主要特征： （1）工作分析是以岗位为基本出发点。岗位是企业结构划分中最小的组成部分，它是企业的战略目标和组织结构决定的，有什么样的战略，就需要有什么样的岗位体系与之相匹配，就要求有相应的职责领导关系和任职资格与之相匹配。 （2）工作分析是一个系统的、调查、分析、评价的过程。工作分析是一项基础性的工作，要根据实际情况制定系统调整方案和方法。 （3）工作分析要求企业全员参加。 如果在工作分析的过程没有得到广大员工的参与和配合，工作分析结果的准确性以及工作分析过程的顺利都会受到不同程度的影响，甚至导致工作分析的失败。 （4）工作分析是一个动态过程。 岗位在组织中处于一个相对稳定的状态，但是组织的使命和目标发生改变时，岗位的职责、功能和价值也常常会发生相应的变化，因此工作分析应该是一个动态的过程。 2、工作分析的原则 （1）系统原则。任何一个组织都是相对独立的系统。在对某一职条进行工作分析时，要注意该职务与其他职务的关系，以及该职务在整个组织中所处的地位，从总体上把握该工作的特征及对人员要求。 （2）动态原则。工作分析的结果要根据战略意图、环境的变化、业务的调整，经常性地对工作分析的结果进行调整。 （3）目的性原则。如果工作分析的目的在于选聘人才， 那么工作重点在于任职资格界定；如果目的在于决定薪酬的标准，那么重点在于工作责任、工作量、工作环境、工作条件的界定等。 （4）参与原则。工作分析尽管是人力资源部主持开展的工作，但它需要各级管理人员与员工的广泛参与，尤其是要高层管理者的重视。 （5）经济原则。工作分析是一项费时、费力、费钱的事情，它涉及企业组织的各个方面。 （6）岗位原则。工作分析的出发点是从职位出发，分析职位的内容、性质、关系、环境以及人员胜任特征等，而不是分析在岗的人员。 （7）应用原则。是指工作分析的结果，即工作描述与工作规范，一旦形成工作说明书后，要用于公司管理的相关方面。 3、工作分析的作用和意义 1．工作分析为其他人力资源管理活动提供依据 （1）工作分析为人力资源规划提供了必要的信息。 （2）工作分析为人员招聘录用提供了明确的标准。 （3）工作分析为人员的培训开发提供了明确的依据。 （4）工作分析为制定公平合理的薪酬政策莫定了基础。 （5）工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。 2.工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应 （1）通过工作分析，有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为，可以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献。 （2）在工作分析过程中，企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程，从而有助于公司的人力资源管理职能真正升到战略地位。 （3）借助于工作分析，企业的最高经营管理层能够充分了解每一个岗位上的人目前所做的工作，可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象。 知识点3岗位说明书的概念 一、岗位说明书的含义 岗位说明书是指企业或组织机构为了规范和明确各个岗位的只为权限、资格要求和工作条件等内容而编写的一种文件，它是一份有关某个具体岗位的详细说明，旨在为员工提供有关岗位职责以及工作细节的相关信息，帮助员工了解并履行自己的工作职责。 二、岗位说明书的作用 1、规范工作职责。岗位说明书详细描述了岗位的具体职责和任务，使得员工清楚应该做什么，以及如何完成工作。它明确员工在工作中的定位和责任，有助于员工明确自己的工作目标和方各，提高工作的效率和质量。 2、清晰工作要求。岗位说明书明确说明了岗位的资格要求、技能要求、任职条件等，帮助企业在招聘时更准确地匹配合适的人选。同时，也使得员工对自己当前所处的岗位有更清晰的认知和期望，有利于员工自我评估和提升，推动员工的个人成长。 3、促进团队协作。岗位说明书中通常会提及岗位之间的关系和协作要求。通过明确每个岗位的职责和工作内容，有利于促进不同岗位之间的合作与沟通，提高工作效率和团队协作力。 4、支持绩效评估。岗位说明书为企业或组织机构提供了评估员工绩效的标准依据。通过与员工实际完成的工作内容对比，可以更客观地评估员工的工作表现，并为制定薪酬激励和晋升提供依据。 第二节工作分析 知识点1 工作分析的6W1H法 工作分析就是要为管理活动提供与工作有关的各种信息，这些信息可以用“6W1H”加以概括。 who，谁来完成这些工作？ what，这一职位具体的工作内容是什么 When，工作的时间安排是什么 where，这些工作是在那里进行？ why，从事这些工作的目的是什么？ For who，这些工作的服务对象是谁？ how.如何来进行这些工作？ 知识点2 工作分析的流程 工作分析的整个过程经过几个步骤来完成：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。 1、准备阶段 （1）确定工作分析的自的和用途。 （2）成立工作分析小组。小组的成员一般由以下三类人员组成：一是企业的高层领导；二是工作分析人员；三是外部的专家和顾问。 （3）对工作分析人员进行培训。 （4）做好其他必要的准备。 2. 调查阶段 （1）制定工作分析的时间计划进度表。 （2）根据目的选择搜集工作内容及相关信息的方法。 （3）搜集工作的背景资料。包括公司组织结构图、工作流程图以及国家的职位分类标准及以前保留的工作分析资料。 （4）搜集职位的相关信息，工作分析中需要搜集的信息有7类： ①工作活动，包括承担工作所必须进行的与工作有关的活动和过程；活动的记录；进行工作所运用的程序；个人在工作中的权力和责任等等。 ②工作中的人的活动，包括人的行为，如身体行动以及工作中的沟通；作业方法分析中使用的基本动作；工作对人的要求等等。 ③在工作中所使用的机器、工具）设备以及工作辅助用品，如电话、计算机、传真机、汽车、对讲机、仪器以及车床等等。 ④与工作有关的有形和无形因素，包括完成工作所要涉及或者要运用的知识；工作中所加工处理的材料；所生产的产品或提供的服务。 ⑤工作绩效的信息，如完成工作所耗费的时间、所需要投入的及工作中出现的误差等等。 ⑥工作的背景条件，包括个人时间；工作的地点，如是在室内还是在室外；工作的物理条件，如有没有噪音、是不是在高温条件下等等。 ⑦工作对人的要求，包括个人特征，如个性和兴趣；所需要的教育与培训水平；工作的经验等等。 3. 分析阶段 （1）整理资料。将搜集到的信息按照工作说明书的各项要求进行归类整理，看是否有遗漏的项目。 （2）审查资料。如有疑问，就需要找相关的人员进行核实。 （3）分析资料。分析的过程中，要遵循的基本原则： ①对工作活动是分析而不是罗列。应当将某项职责分解为几个重要的组成部分，然后再将其重新进行组合。 ②针对的是职位而不是人。 ③分析要以当前的工作为依据。只有如实地反映出职位目前的状况，才能据此进行分析和判断，发现职位设置或职责分配上的问题。 4.完成阶段 （1）编写工作说明书。根据对资料的分析，首先要按照一定的格式编写工作说明书的初稿；然后反馈给相关人员进行核实，意见不一致的地方要重点进行讨论，无法达成一致的还要返回到第二个阶段，重新进行分析；最后，形成工作说明书的定稿。 （2）总结整个工作分析的构成，找出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行工作分析。 （3）将工作分析过程的结果运用到企业有关方面的管理上，真正发挥工作作分析的作用。 知识点3工作分析的方法（重点考核） 1、资料分析法 为了降低工作分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、任职资格等有一个大致的了解，为了进一步调查奠定基础。 2、访谈法 主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进对面的谈话，主要围绕以下内容进行： ①工作目标； ②工作内容； ③工作的性质和范围； ④所负责任； ⑤所需知识与技能，等等。 工作分析者在访谈时应注意以下几点： （1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当。 （2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快； （3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法； （4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。 3、观察法 观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。观察法的使用原则有5点： ①被观察者的工作应相对稳定，即在一定的时间内，工作内容、程序对工作人员的要求不会发生明显的变化； ②适用与大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为主的工作； ③要注意工作行为样本的代表性，有时，有些行为在观察过可能未表现出来； ④观察人员尽可能不要引起被观察者的注意。 ⑤观察前要有详细的观察提纲和行为标准。 4、问卷调查法 当牵涉到分布较广的大量员工时，问卷调查法是最有效率的方法。 问卷调查法是有关员工对有关工作内容、工作行为、工作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描述或打分，然后对结果进行统计和分析，找出共同的有代表性的回答，并据此写出工作描述，再反馈该职务工作者的意见，进行补充和修改。 5、功能性工作分析法（FJA） 在美国的企业人事管理中，常用到功能性工作分析法（FJA）。它以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心，列出了需加以收集与分析的信息类别，规定了工作分析的内容。按照这套方法，工作分析应包括对该工作的工作特点和担任该工作的员工特点进行分析。 工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。员工的职能是指在工作过程中与人、事、数据打交道的过程。任何工作，都离不开人、事、数据这三个基本要素，而每一要素所包括的各种基本活动又可按复杂程度分为不同的等级（见下表） 6、关键事件(CIT)记录法 又称关键事件技术，是指工作成功或失败的行为特征或事件。包括以下几方面： ①导致事件发生的原因和背景；②员工特别有效或多余行为； ③关键行为的后果；④员工自己能否支配或控制上述后果。 （1） CIT的优缺点。 CIT的优点主要有：一方面被广泛用于许多人力资源管理方面。另一方面由于在行为进行时观察与测量，所以描述职务行为，建立行为标准更加准确。 缺点有：需要花大量时间专收集那些“关键事件”并加以概括和分类；CIT并不对工作提供一种完整的描述。 （2）运用关键事件法的注意事项 ①调查的期限不宜过短。 ②关键事件的数量应足够说明问题，事件数目不能太少。 ③正反两方面的事件要兼顾，不得偏颇一方。 7、写实分析法 （1）工作日志法一又称工作写实法，指任职者按时间顺序、详细记录自己的工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。 工作日志法的优点：信息可靠性很高，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息；所需费用较少；对分析高水平与复杂的工作，显得比较经济有效。 工作日志法的缺点：将注意力集中于活动过程，而不是结果；使用这种方法必须做到，从事这一工作的人对此项工作的情况与要求最清楚；使用范围较小，只适应于工作循环周期较短，工作状态稳定无大起伏的职位；整理数据的工作量大，归纳工作烦琐；存在误差等。 (2)生管人员分析法 这种方法是由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。 8、现场实验法或参与法 这种方法是由工作分析人员亲自参加工作活动，体验工作的整个过程，从中获得工作分析的资料，通过实地考察、可以细致、深入地体验、了解和分析某种工作人员的心理因素以及工作所需的各种心理品质和行为模型。 第三节 岗位说明书 知识点 岗位说明书的基本内容 一般来说，一个内容比较完整的岗位说明书都要包括以下几个具体项目： (1）职位标识（2）职位概要（3）履行职责（4）业绩标准（5）工作关系（6）使用设备（7）工作环境和工作条件（8）任职资格（9）其他信息。 其中（1）-（7）项都属于工作描述，第（8）项任职资格属于工作规范， 下面将结合这些项目来具体解释一下应该如何编写工作说确书。 1、职位标识。 如同职位的一个标签，让人们能够对职位有一个直观的印象，一般要包括以下几项内容：职位编号、职位名称、所属部门、直接上级和职位薪点。 职位编号主要是为了方便职位的管理，企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息。例如职位编号为HR-03-06，其中HR表示人力资源部，03表示主管级，06表示人力资源部全体员工的顺序编号。 职位名称确定时应当简洁明确，尽可能地反映职位的主要职责内容，让别人一看就能够大概知道这一职位主要是干什么。 职位薪点是工作评价所得到的结果，是确定这一职位基本工资标准的基础。 2. 职位概要。 用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪些职责。 3．履行职责。 职位概要的具体细化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。在实践过程中，这一部分是相对较难的，要经过反复的实践才能准确地把握。首先，要将职位所有的工作活动划分为几项职责，然后再将每项职责进一步地细分，分解为不同的任务。对每项任务来进行描述时要注意： （1）要按照动宾短语的格式来描述，既按照“动词+宾语+目的状语”的格式来进行描述。 （2）要准确使用动词。一定要能够准确地表示出员工是如何进行该项任务的，以及在这项任务上的权限，而不能过于笼统。 在履行职责部分，如果某一职位是由多项职责组成的，那么就要将这些职责按照一定的顺序进行排列，有以下两个原则： （1）按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列，也就是说，如果某一职位的职责具有逻辑上的先后顺序，那么就要按照这一顺序进行排列。 (2）按照各项职责所占用时间的多少进行排列。 4.业绩标准。 职位上每项职责的工作业绩衡量要素和衡量标准，衡量要素是指对于每项职责，应当从那些方面来衡量它是完成的好还是完成的不好；衡量标准则是指这些要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字，也可以是百分比。 5. 工作关系。 是指某一职位在正常工作情况下，主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系，以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系。这个问题比较简单，需要注意的问题是，偶尔发生联系的部门和岗位一般不列入工作关系的范围之内。 6.使用设备。 是工作过程种需要使用的各种仪器、工具、设备等。 7.工作的环境和工作条件。 包括工作的时间要求、工作的地点要求以及工作的物理环境条件等。 以上内容属于工作描述的范畴。工作描述是否清楚明了，可以用一个简单的方法来测试。编写工作描述的分析人员可以问自己，“一个从来没有接触过这一职位的人看了工作描述之后，如果让他来从事这一职位，他是否知道自己要干什么以及如何去干？”如果不能得到肯定的答案，说明这份工作描述还需要继续修改。 8. 任职资格。 这属于工作规范的范畴。任职资格应包括以下几项内容：所学的专业、学历水平、资格证书、工作经验、必要的知识和能力以及身体状况。需要强调的是，不管任职资格包括什么内容，其要求都是最基本的，也就是说是承担这一职位工作的最低要求 任职资格要求的规定，有些内容是强硬的，必须遵守国家和行业的有关规定，例如电焊工，必须要持有劳动部门颁发的焊工证书；再比如司机，不能是色盲，同时还必须持有相应的车型的驾驶执照。其他内容的要求，则可以根据工作的内容和工作的绩效通过两种方法来确定：一是判断的方法，二是统计的方法。
9. 其他信息。这属于备注的性质，如果还有其他需要说明，但又不属于工作描述和工作规范范围的可以在其他信息中加以说明。
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