【项目管理】《项目管理的概念》

徐老师

项目管理的概念

一、什么是项目管理

在美国，为职业项目管理专业人员（即项目管理专业人员资格认证）提供支持和进一步发展的核心组织是美国项目管理协会，在其发布的项目管理知识体系（PMBOK）中对项目管理进行了如下的描述。

“项目管理是将知识、技能、工具和技术应用于项目之中的高效的管理工具，它的目的是达到或超过利益相关者的需求与期望。”

成功的项目管理应具备以下几个特点。

（1）根据准确定义和共同商定的目标进行。

（2）按计划进行。

（3）在批准的预算内进行。

（4）制订一个切实可行的计划。

（5）按照留住客户的方式进行。

项目就是一系列的任务，这些任务按照定义好的顺序和相互之间的关系进行安排，以生产既定的产品或达到预定的效果。项目总要经历开始、中间过程和结束三个阶段。

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项目管理要利用分配到项目上的人员，而这些人员由职能部门管理控制（矩阵管理）。这形成了组建项目团队的组织结构，以及贯穿整个项目执行的人员环境。

如今，不断增加的成本花费和对绩效责任的更高要求，使得项目管理越来越重要。

二、项目管理的作用

项目管理的作用主要体现在以下几个方面。

（1）对成本、时间和变化进行更准确的控制。

（2）更快的完成（或在市场上交易）。

（3）有利于加强行政管理和文档管理。

（4）让项目的过程具有更准确的目标定义，更准确的任务识别，一致同意的项目工作方针，更强的冲突解决能力，风险和应急预案。

（5）形成项目进展情况的常规和例外报告。

（6）有助于不同学科之间的沟通交流。

三、项目管理的目标

项目管理的目标包括以下几方面。

（1）减少完成项目的时间和成本。

（2）对时间、成本和资源进行精确控制。

（3）用一种受控的方式处理变更。

（4）增加对项目成果、时间和成本的可预测性。

（5）增加交流。

（6）减少冲突。

（7）预测和缓和风险。

可是，有时项目管理并不奏效，原因可能有两方面。

（1）项目经理权利的缺失。

（2）高级管理层并不总是支持项目的开展。

四、项目管理的要素和阶段

1．项目管理的三要素

通常，项目经理们会运用以下要素（工具）来制定、维持和控制项目的目标和绩效。我们通过识别它们的组成部分和产出来详细描述这三个基本要素，你应该在每个要素中寻找对应的内容，以达到更好的理解。

当描述了这三个要素之后，我们将会采用一种分阶段的方法来管理这些要素。我们会为建议的阶段划分做出定义，然后将每个阶段分解为各种各样的部件。在那之后，我们将会讨论如何管理所有内容来获得成功，以及为了交付一个成功的项目，项目经理和团队必须具备哪些条件。

（1）要素1：计划。

计划的概念：将精力集中在需要执行的工作上。为了定义这项工作，项目团队应首先明确客户的基本需求、想要达到的需求（注意这两者是有区别的）以及期望。项目计划包括但不限于任务基准、项目可行性、一份详细且署名的需求建议书、基本项目策略和初始风险评估。

计划包括理解客户（也被称为业主）的基本需要、想达到的需求和期望（三者应该最终达成一致，并形成可衡量的结果），这是为了决定完成项目过程中需要做哪些  工作。

制订计划需要开展的主要活动（因项目不同而有所不同）如下。

l   设立项目的基本目标、使命和愿景。

l   识别和理解项目如何整合到组织中去。

l   确定项目可衡量的成功因素。

l   对组织有清晰的理解。

l   明确了解客户的要求和期望。

l   确定项目最高级别的计划（可以作为计划表中的概要任务）。

l   识别和确定初始风险。

l   从各利益相关方获得对计划的支持，包括客户。

计划的产出包括但不限于需求建议书（完成并由客户和项目经理署名）、项目手册（提供指南和章程）、最高级别（概要级）工作分解结构以及项目可行性研究成果（包括成本和进度评估、给客户带来的回报、资源需求以及风险评估）。

（2）要素2：进度。

进度的概念：对计划阶段描述的任务进行扩展，主要关注资源和时间的安排。为了满足这些需求，项目团队必须制订一个详细的计划、评价标准、资源分配方式、沟通渠道以及明确角色和责任归属。

一个典型的、完整的项目进度安排通常需要包括以下组件（可根据项目实际情况有所增减）。

l   定义设计说明书。

l   完成顶层设计和底层设计。

l   完成详细的工作分解结构。

l   制订客户和团队成员的资源配置计划。

l   完成责任分配矩阵RACI图。

l   制订测试计划（确定测试成功的关键因素是可衡量性和可验证性）。

l   如果有可能，开发一个原型。

l   得到项目计划的正式批准（在进度计划中显示出来）。

进度安排的产出包括但不限于项目设计说明书、测试计划、测试样机、签署的项目计划（包括详细的进度表、详细的责任分配矩阵、沟通计划、成本和工作基准的计划以及风险计划）。

（3）要素3：控制。

控制的概念：主要关注执行（实施）项目。项目经理的角色是确保项目团队把注意力集中在项目、既定任务以及共同商定的成果上，消除障碍，解决问题，处理冲突，并及时向利益相关者传达项目进展。

项目控制主要关注按照每一个商定的设计和经批准的需求建议书来执行和实施项目。这正是项目经理必须证明其管理能力，保证项目团队将注意力集中在项目上，消除障碍、解决冲突的时候，同时项目经理应监控以下子任务，但不是事无巨细地管理，发现风险应及时沟通，保证问题的解决（和团队一起）。

l   定期召开项目会议（各个级别）。

l   采用一致的方法定期向高层管理者、职能经理以及项目客户（利益相关者）进行汇报。

l   管理风险。

l   控制变更管理过程，将变更及其影响控制到最小程度。

l   确保项目质量。

l   解决冲突，提供处理问题的方法（后续章节将会进一步论述）。

控制的产出包括但不限于以下几方面。

l   满足规定要求的项目可交付成果的质量。

l   阶段评审和建议。

l   定期报告和定期沟通的实际行动。

l   确保客户目的和目标的实现。

l   维持紧凑的变更控制程序。

l   提供风险应对和突发事件处理程序。

2．项目管理的六个阶段

现在，我们运用阶段的概念来看看如何管理一个项目。不过在正式阐述阶段过程之前，让我们先来看看用于定义项目阶段的一些老说法。

曾经，人们戏称项目的六个阶段分别是：

（1）热情投入。

（2）经历困难和挫折。

（3）极度紧张甚至恐惧。

（4）查找错误和过失。

（5）处罚头脑简单的新手。

（6）奖励没有参与犯错的人。