【职业经理培训讲义】职业经理《组织管理能力培训》

徐老师

【职业经理培训讲义】职业经理《组织管理能力培训》
引言
组织中的管理难题无处不在。这里以吃饭为例。

    一个七人小团体，每个人追求个人利益而且相互平等。大家只能在没有称量用具情况下分食一锅粥，解决每天的吃饭问题。在分配合理的情况下，粥的数量刚好够七个人吃。有一个人多吃一点，就至少有一个人要挨饿。怎样分粥呢？

    制度一：指定一个人负责分粥。很快大家发现，这个人为自己分的粥最多。于是决定换个人来分粥，但结果总是分粥者为自己分的粥最多。

    制度二：大家轮流主持分粥。这样做尽管机会均等，但每人每周只有一天吃饱而且有剩余，其余六天都饥渴难耐，结果造成了资源浪费。

    制度三：大家民主选举一个信得过的人主持分粥。开始这位众人推举的人还能公平分粥，但不久以后就有意无意的为自己及溜须拍马者多分，导致个人腐化和风气败坏。

    制度四：民主选举一个分粥委员会和一个监督委员会，形成民主监督与制约机制。但由于监督委员会常常提出各种议案，分粥委员会又据理力争，等达成协议时粥早就凉了。

    制度五：大家参与分，抓阄决定谁得那份。这是我国民间经常采用的最简洁、公平的方法，而且对于不是无限可分或者真正分均很困难的东西也可以分，分完后大家心态也很好，因为机会均等，不会有相互埋怨的事情发生。

    制度六：每个人轮流值日分粥，但分粥的那个人只能最后拿粥。令人惊奇的是，在这个制度下，七只碗里的粥每次都是一样多。

    这个小小的例子，看后让人深受启发，应该说其间所体现的组织机制设计的内容很是丰富：

    首先：人的行为－一个员工的行为受制于制度环境。因此改变制度环境，可以影响人的行为并最终影响工作业绩。

    第二：当我们讨论制度建设时，其关键在于弄清体现在制度设计背后的指导原则，如道德与正义原则－平等、公正。

    第三：制度是人选择的结果，好的制度浑然天成，清晰而精妙，简洁且高效。但现实运作中的制度改革必然会改变社会初始分配格局，使某些人的利益受到损害，从而也就必然的会遇到各种各样的阻力。

最后：机制设计的核心是为员工提供一个充分发挥潜能、做好顾客服务、提升生命意义的框架，为员工充满激情的工作和生活提供价值指导。

组织管理与组织变革概述

一、组织与组织管理

    组织是对完成特定使命的人们的系统性安排。这是很经典的对组织的定义。通俗的说，组织就是指为达到企业的目标及执行企业的"策略"或"方案"，所需要的人力资源的调配。如我们所知，企业的目标、策略及方案都属于"计划"的范围，而计划则为"策划"、"规划"活动的结果。所以，组织是以执行工作计划为使命的，它是伴随计划职能而存在的企业管理的重要职能。

    这一职能意味着企业通过什么组织形式进行管理，也就是说，为了有效地执行企业的战略和计划，应把相应组织活动划给哪种类型的组织机构进行管理。这就是组织设计问题。组织设计的基本原则是因事设人。先把需要完成的"事"确定清楚，构成一定的职务或职位，并进行分类，再排成良好的层次顺序，形成一个严密的结构体系，然后再考虑寻找适当的"人"来填充各职位，以执行其职务。换句话说，就是企业应根据经营任务的要求，按照一定的组织原则和经营方式来决定组织层次、管理幅度、协调关系、职能划分等等。组织设计的成果就是组织结构，或称组织形态。这个组织结构不论大或小、正式化或非正式化，都应具备三个基本特征：①清晰的职位层次顺序；②流畅的意见沟通；③有效的协调与合作体系。这也是一个良好的组织结构必备的三大要素。如果一个企业的组织结构没有井然的职位安排，上下左右意见沟通不了，相互之间没有紧密的协调合作关系，那么，再好的资源也是无法发挥作用的，更谈不上实现企业目标了。并且还会在企业内部形成彼此抵消的力量，使企业成为一盘散沙，从而失去发展的良机，造成人、财、物、时间、技术等宝贵资源的浪费。因此，一个企业要想开拓市场，使企业持续发展，其内部必须有一个良好的组织结构，以发挥一个企业应有的力量。在部门与部门之间、企业与企业之间、一个国家的机构与机构之间，道理也是一样的。譬如一个经济落后的国家，虽有良好的政策及目标，并有雄厚的人力资源，但组织力量不如经济发达的国家，在执行阶段往往大打折扣，也就难形成浩大的力量。

    在这里需要注意的是实施组织职能。设计出了组织结构，还只是具有一定的组织形式，关键是这个结构内部要具有良好的信息沟通及协调合作所产生出来的无形力量。并且这个组织结构一经设计出来也并不是一成不变的，比如，组织市场营销活动的方法一般来说有以下四种，即：按产品组织法、按顾客组织法、按地区组织法和按职能组织法。这四种方法，各有优缺点，企业就要根据自己的情况选择使用或综合使用，并还可随着情况的变化有所调整。所以，再加上组织结构内部的沟通与协调问题，组织职能的发挥将要贯穿于企业管理过程的始终。它是一个动态的、连续不断的过程。

    基于以上对组织的定义和讲解，我们在本书编写过程中如下定义组织力：按照系统方法组织资源的方法与技巧。

    二、组织设计的基本概念

    1、管理幅度

    一位管理者能够有效的指挥多少个下属？尽管对具体的数目学者们没有形成一致的意见，但古典学者们都主张窄小的跨度以便对下属保持紧密的控制。不过，也有些学者认识到，组织层次是一个权变因素。他们论证说，随着管理者在组织中职位的提高，需要处理学许多非结构性的问题，这样高层经理的管理跨度就要比中层管理者的小；而中层管理者的管理跨度又要比基层监督人员的小。

    管理幅度的概念为什么如此重要？因为它在很大程度上决定了组织的层次和管理人员的数目。假定所有条件一样，管理幅度更大、更宽，这样设计的组织就更有效率。

    近年来出现的以宽管理幅度来设计扁平组织结构则是一种趋势。越来越多的组织正努力扩大管理幅度。例如，像通用电器公司的管理者的跨度已拓宽到10个－12个下属?D?D比15年前扩大了一倍。管理跨度日益根据权变因素变化的情况向上调整。比如，接受更多训练、具有更丰富经验的下属，明显的需要更少的直接监督。因此，拥有良好训练的、经验丰富的下属的管理者，他们可以以更宽的管理跨度开展工作。其他的对合适的管理幅度起决定作用的权变因素还有：下属工作任务的相似性，任务的复杂性，下属工作地点的相近性，使用标准程序的程度，组织管理信息系统的先进程度，组织文化的凝聚力，以及管理者的管理风格等。

    2、部门化方式

    劳动分工创造了各个方面的专家，也对协调提出了要求。而将专家们归并到一个部门中，在一个管理者指导下工作，可以促进这种协调顺利进行。根据具体情况，部门的建立通常可以依据所开展工作的职能；所提供的产品（包括服务）；所设定的目标顾客或客户；所覆盖的地理区域；或者将投入转换为产出所使用的过程等等。相应的，部门化方法包括:职能部门化，产品部门化，顾客部门化，地区部门化，过程部门化等等。

    这些划分部门的方式的大部分或全部仍继续在许多大型组织中使用。然而，最近出现的两种趋势值得我们在本书中提及，即一是顾客部门化越来越受到高度的重视。二是跨越传统部门界限的团队的采用，正使得原来僵硬的部门划分得到补充。当今的竞争环境迫使公司管理当局的注意力再度集中到顾客身上。为了更好的监测顾客的需要，也为了能对顾客需要的变化做出更及时，更好的反应，许多组织已经对顾客部门化给予了高度的重视。

    我们也看到，各种团队现在愈益被用作实现组织目标的一种手段。随着任务变得越来越复杂，完成这些任务越需要多样化的技能，因此，管理者越来越多的使用了团队和任务小组的方式。

    3、正式组织与非正式组织

    正式组织是按照正式程序有意建立的具有正式共同目标、组织机构、职权结构和规章制度的组织。

    非正式组织是基于组织成员情感、爱好、习惯、志向等原因，由人们自发形成的群体关系。

    在一个组织内部，正式组织与非正式组织的成员是混合交叉的。非正式组织的存在必然会对正式组织产生影响，这种影响包括积极和消极两方面。其积极影响在于一是可以增进个人间感情，使组织成员得到在正式组织中得不到的心理满足，从而提高个人间的协作程度；二是可以提供了个人表达思想、感情的机会，增加了信息交流和沟通；三是可以减少个人对工作和环境的厌烦感，提高士气。以上这些影响可以在组织中创造一种更加和谐的工作气氛，增强合作精神，有助于正式组织工作的改善。

    非正式组织的消极影响主要有：一是当非正式组织与正式组织目标发生冲突时，非正式组织很可能对组织目标、改革产生抵触，从而成为实现正式组织目标的障碍；二是非正式组织的群体压力，可能影响组织统一的价值观、共同信息的形成；三是非正式组织也可能成为组织变革的一种阻力。

    4、机械式与有机式组织

    机械式组织有着以下特点：严格的层级关系；固定的职责；高度的正规化；正式的沟通渠道；集权的决策。

    相比之下，有机式组织是一种松散的、灵活的具有高度适应性的形式，特点包括：强调合作（包括纵向的和横向的）；不断调整的职责；低度的正规化；非正式的沟通渠道以及分权的决策等。

   三、常见的组织结构形式

    1、职能性结构

    职能性组织结构即是将职能部门化导向加以扩展，管理当局将相似或相关职业的专家们组合在一起来组建组织结构。

    职能性结构的优点在于它从专业化中取得的优越性。可以产生规模经济，减少人员和设备的重复配置，以及通过给员工们提供和同行们工作的机会。该结构的明显缺点在于：组织中常常会因为追求职能目标而看不到整个公司全局的最大利益。没有一项职能对最终结果负全部责任，每一职能领域的成员们相互隔离，很少了解其他职能部门的人干些什么。因为只有高层管理者能看到全局，所以他得担当起协调员的角色。不同职能间利益和视野的不同会导致职能间不断的发生冲突，各自极力强调自己的重要性。职能性结构的另一大缺点是，它不能对未来的高层经理提供训练的机会。

    应该说该结构属于机械式组织机构，它比较适合于以单一产品或单一产品为主导的经营的企业。

    2、分部型组织结构

    也可称为事业部型组织结构。在分部型结构的公司中，每个单位或事业部一般都是自治的，由分部经理对全面绩效负责，同时拥有充分的战略和运营决策的权利。当然，在该类型公司中，总部也作为一个外部监管者，协调和控制各分部的活动。因此，在既定范围内，各分部是相互独立的。只要在总部设定的总体指导方针下，分部经理常常可以按照他们觉得合适的方式自由的指导所属分部的活动。分部型框架结构创造了一系列自治的小公司，这些小公司内部存在另一种组织形式，而它应该是职能型结构的变种。

    分部型组织结构的优点在于它强调结果。分部经理对一种产品或服务负完全的责任。分部型结构也使总部人员摆脱了关注日常运营具体事务的负担，使他们能有充分的时间和精力专心致志于长远的战略规划。与职能型结构不同，事业部形式是培养高级经理人员的有力手段。

    该结构的主要缺点是活动和部门出现重复配置。例如，每一个分部都可能有一个市场营销部门。而不采用自治分部的公司，组织的所有市场营销活动都集中的进行，其成本远比分部化以后的总成本低得多。因此，分部型结构的职能重复配置就导致了组织总成本的上升和效率的下降。

    事业部型结构适用于多种产品或产业经营也就是多元化经营的公司，其在某种程度上应该也算是机械式组织结构。

    以下将简要介绍几种有机式组织结构：简单型、矩阵型及网路型。

    3、简单结构

    假如你观察一个组织，它表现出几乎没有什么结构，那么它很可能就是一种简单结构。所谓简单结构，就是指它是低复杂性、低正规化和职权集中在一个人手中。它是一种扁平组织，通常只有两三个纵向层次，有一个松散的员工队伍，并且决策权集中于某一个人。该结构在所有者与经营者合一的小企业中得到最广泛的应用。

    简单结构的优点是显而易见的。它反应快速、灵活、运营成本低廉、责任明确等。一个最主要的缺陷是它只对小型组织适用。但组织成长以后，它就变得日益不合适，因为这种低正规化和高度集权的结构会导致高层管理者信息超载。随着规模的增大，决策制定会变得缓慢。

    4、矩阵结构

    矩阵结构创造了双重指挥链，这明显的是对古典的统一指挥原则的违背。这种结构使用职能部门化来获得专业化经济，但在这些职能部门之上，配置了一些对组织中的具体产品、项目和规划负责的经理人员。

    该组织结构的优点包括：责任相对明晰，有人为最终产品负责；便于部门间的协调；维持专业化分工，有人对专家技能的长远开发负责。其缺点也是显而易见的：项目经理和职能经理之间易于产生权力之争；放弃统一指挥原则，下属适应困难；模糊性增加，导致协调成本增加；同时，它要求项目经理的沟通和协调能力非常高。

    5、网络结构

    网络结构是目前正流行的一种新形式的组织设计方法。它使管理者对于新技术、潮流或者来自海外的低成本竞争，能具有更大的适应性和应变能力。在网络结构型组织中，只有很小的中心组织，依靠其它组织以合同为基础进行制造、营销或其他关键业务的经营。

    网络组织并不是对所有的企业都适用。它比较适合于玩具和服装制造企业，它们需要相当大的灵活性以应对时尚的变化。网络组织也适合于那些自己不愿投入过多资源的公司，它们可以与相应供应商签订合同而最好的利用其他公司的长处。缺点是网络结构型公司的管理者对制造活动缺乏传统组织所具有的那种紧密的控制力，供应品的质量也难以预料。另外，网络组织所取得的设计上的创新很容易被窃取，因为创新产品一旦交由其它组织去领导生产，要对创新加以严密的保护是很困难的一件事情。不过，通过各种手段的辅助应用，这种网络结构日益成为一种可行的公司组织架构设计方法。

    四、组织架构设计的核心支柱

    制度建设，作为组织架构设计的重要组成部分，关键在于弄清体现在制度设计背后的指导原则，如道德与正义原则?D平等和公正等等。制度设计的目标在于为人们愉快、高效的做正确的事情提供保证，良好的制度更有助于发挥员工的作用、为顾客创造价值、并提升企业存在的社会意义。由此看来，我们在进行组织架构设计时一定要重视制度建设。

    制度的有效基于组织架构的核心支柱：权力分配，业绩评估、激励政策三者之间的平衡。正如我们所知道的，组织结构设计者所面临的基本挑战是最大限度的增加决策者掌握的有利于决策的相关信息及最优的增加促使决策者更有效的利用这些信息的激励因素。以上三要素之间的平衡是解决该问题的最好办法。

    五、组织变革

    组织变革指组织对组织结构和组织成员之间的关系进行调整，以期更有效的实现组织目标的过程。我们知道，在当今，变革是组织的现实，对付变革是我们中层管理者工作中不可分割的部分。作为变革推动者的管理者，应当有动力去发动变革，以使组织的效果得到改进。然而，变革可能对管理者构成一种威胁。变革当然也会对非管理者形成威胁。经总结，组织变革的阻力主要来自三个方面：一、利益冲突，包括对已有权力关系的威胁；对已有资源分配方式的威胁；对专业知识的威胁等等。二是对不确定性的规避。三、有人认为变革并不符合组织的目标和最佳利益。

    管理者确定了有害的变革阻力之后，可以采取哪些措施予以克服呢？以下我们提出六种策略：

    教育沟通。通过与员工进行沟通，帮助他们了解变革的理由，会使阻力得到降低。这一策略假定，阻力的根源在于信息失真，或者是由不良的沟通造成的。如果员工们了解到全部的事实，澄清了他们的错误认识，那么其阻力就会自然减退。

    参与。一个人要是参与了变革的决策，他就不容易形成阻力。因此，在变革决定之前，需要将持反对意见的人吸收到决策过程中来。这也正是所谓的扩大利益相关者，而不是制造对抗。假如参与者能以其专长为决策做出有益的贡献，那么，他们的参与就能降低阻力、取得支持的同时提高变革决策的质量。不过，这一策略的缺陷在于可能带来次等的决策，并耗费许多时间。

    促进与支持。变革推动者可以通过提供一系列支持措施减少阻力。如果员工对变革的恐惧和忧虑很强，那么提供员工心里咨询和治疗、政治思想工作、新技能培训以及短期的带薪休假等可能有助于促进他们的调整。缺点是消耗时间。另外，推动花费较大，且没有成功的把握。

    谈判。变革推动者处理变革潜在阻力的另一方式是，以某种有价值的东西来换取阻力减低。比如，如果阻力集中在少数有影响力的个人中，可以通过谈判形成某一奖酬方案使这些人的需要得到满足。

    操纵与合作。操纵是将努力转换到施加影响上。如有意扭曲事实而使变革显得更有吸引力，隐瞒具有破坏性的消息，制造不真实的谣言使员工接受变革等，这些都是操纵的实例。合作是介于操纵和参与之间的一种形式。它通过“收买”反对派的领袖人物参与变革决策来降低阻力。所以征求这些领袖人物的意见，并不是为了达成更好的决策，而是为了取得他们的许诺。操纵和合作这两种方法的使用成本相对不高，也便于力争得到反对派的支持，但其欺骗或利用的意图若被察觉，容易适得其反。一旦诡计被揭穿，变革推动者的威信也就可能一落千丈。

    强制。克服变革阻力的最后一种策略是强制，即直接对抵制者使用威胁力和控制力。如一个部门管理者真正下定决心，要是员工不同意上ERP项目，就只能请其离开本公司或本部门，这时就是使用了强制策略。

    组织变革并非总是能够成功，总结一下，组织变革失败的原因可以大概概括为以下几点：

        在公司各层管理人员或部门内成员还没有形成危机感、紧迫感的时候，就开始实施变革；

        未能建立起强有力的联合指导委员会；

        低估了设想、目标的作用；

        设想、目标的宣传效果不好；

        对阻挠新设想付诸实施之中的障碍听之任之，没有采取合适的策略；

        未能创造短期效益；

        过早宣布组织或部门变革获得成功；

        不重视采取相应办法和措施使变革意识扎根于企业文化之中。

    如此说来，要实现有效的组织变革，需要做好以下工作。

        培养员工危机意识，变革意识，在广大员工队伍中形成紧迫感，危机感；

        建立有效的联合指导委员会，包括任命强有力的，有影响力的变革领导人，由合适的人组成变革指导委员会。

        努力构造新设想，制定相应策略；

        传播变革设想；

        授权各级员工采取行动；

        创造短期效益；

        巩固成果，深化改革；

        雇佣、提拔和培养能实施改革设想的人；

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□  邮政编码：150020
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