【职业经理礼仪课堂】如何举行签字仪式？

徐老师

如何举行签字仪式？
现代签字仪式是组织与对方组织经过会谈、协商，形成了某项协议或协定，再互换正式文本的仪式。它是一种比较隆重的活动，礼仪规范也比较严格。
签字仪式不是一种纯礼仪活动方式。签字中“签”字，按《辞海》解释为“在文件上亲笔署名或画押。如签名，签字，画押。”由此可见，签字仪式的举行所形成的协议、条约等，具有一定的法律效力。
现代签字仪式是组织与对方组织经过会谈、协商，形成了某项协议或协定，再互换正式文本的仪式。它是一种比较隆重的活动，礼仪规范也比较严格。
一、签字仪式的分类
（一）从礼仪的角度考虑，一般国家间通过谈判，就政治、经济、科技、文化等等某一领域内的相互关系达成协议，缔结条约或公约时，一般都举行签字仪式。
（二）当一国领导人访问他国，经双方协定达成共识，发表联合声明，有时也举行签字仪式。
（三）各地区、各部门在与国外交往时，通过会谈、谈判和协商，最终达成的有关合作项目的协议、备忘录、合同书等，通常也要举行签字仪式。
二、签字仪式的准备工作
签字仪式虽然进行的时间不长，也不像举办宴会、出游那样涉及的方面较多，但是由于它是关于国与国之间的关系，或企业与另一企业的利益关系，同时也往往是会谈、谈判成功的一个标志，有时甚至是历史转折的里程碑，所以必须进行十分细致的准备。
（一）人员确定
签字人是代表一个国家、政府或企业进行签字的人员，故其人选十分关键。签字人应视文件性质由缔约各方确定。有由国家领导人签的，也有由政府有关部门签的。如不是国家级的项目，是地区之间、部门之间的协议，则由地区、部门负责人签字(一般是法人代表)。总之，双方签字人的身份大体相当。出席签字仪式的人员。应基本上是参加会谈或谈判的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈或谈判的人员出席签字仪式，应事先取得对方的同意，另一方应予以认可。但应注意双方人数最好大体相等。有时为了表示对签订的协议、协定或条约的重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。此时就不应机械地坚持“对等、相当”的要求。
（二）物质准备工作
在安排签字仪式之前，双方应做好各种文本的准备工作，包括文本的文稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等方面的工作。签字厅的桌台上摆置应符合礼仪要求。根据不同情况，通常使用长方形、椭圆形或圆形的桌子。如遇涉外，还应该在桌中央摆放一个旗架，悬挂签字双方的小国旗。
（三）签字厅的布置
由于签字的种类不同，各国的风俗习惯不同，因而签字仪式的安排和签字厅内的布置也不尽相同。
签字厅，一般选择较有影响的、结构庄严的、宽敞明亮的、适宜于签字的大厅，作为签字厅。
（四）安排席位
我国一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌子。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，作为双方签字的座位。一般来讲，东道国或东道主签字人的位置应于签字桌的右侧，客方签字人的座位位于签字桌的左侧，即面对正门主左客右。座前摆的是各自保存的文本，文本上端分别放置签字的文具，中间摆一个旗架，悬挂签字国双方的国旗。
双方的助签人员分别站在各方签字人的外侧，其任务是帮助翻揭待签文本，向签字人指明签字处。双方其他参加签字仪式的人员应分别按一定的顺序排列于各方签字人之后，

有些国家安排的仪式，设置两张方桌为签字桌子，双方签字人员各坐—桌，双方的小国旗分别悬挂在各自的签字桌上，参加仪式的人员坐在签字桌子的对面)。
有的国家安排—张长方桌为签字桌子，但双方参加仪式的人员坐在签字桌前方两旁，双方国旗挂在签字桌
三、一般签字仪式的程序
双方参加人员进入签字厅，签字人就座，助签人员及其他人员各就各位，双方签字人首先在本方保存的文本上签字。接着，由各自的助签人员相互传递文本于对方，请签字人在对方的文本上签字。然后，由双方签字人交换业已签字的文本并相互握手。此时，双方参加签字仪式的其他人员，应以掌声表示祝贺。
有时，在签字之后还安排礼仪人员分别为主客方的主签人员或全体人员呈上约三分之二杯的香槟酒，双方干杯、祝贺、道谢。最后，一般还要在签字厅合影留念。
四、多边条约的签字仪式
三个国家或三个国家以上的国家一起缔结的条约，通称多边条约。其签字仪式大体与一般签字仪式相同。只是相应地增加签字人员的座位、签字用具和国旗。在签订多边条约时，也可只设置一个座位，先由公约保存国代表签字，然后由各方代表依照礼宾次序轮流在公约上签字。