【企业法务管理】设计《员工手册》时，如何规避内容的风险与漏洞
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企业实施《员工手册》，不仅程序要合法，内容更加重要，即使企业拥有自主制定制度的权利，但是这种权利也是在法律的框架内，实践中常见的员工手册漏洞和风险主要体现在以下几个方面：
1、未经民主程序制定。、；
2、内容违法。许多企业的员工手册中存在违法的规定，诸如“延长试用期”“末位淘汰制”、“当年未休完年休假视为自动放弃 ”等规定，裁审机关在审理时通常会将此类违法的条款认定为无效；
3、内容缺乏合理性。员工手册中存在明显不合理或显失公平的内容，如“员工违反工作纪律，采取罚款手段”“员工迟到超过10分钟按旷工处理”等，此种约定在产生争议时，裁审机关不会认可。
4、《员工手册》内容与《劳动合同》存在矛盾。如果员工手册自身、或与劳动合同或其他管理规定中存在有歧义或相互矛盾的内容，裁审机关通常会作出对员工最有利的解释。
5、内容不具备可操作性。相关条款包括奖惩措施没有细化、量化，使得企业对员工进行处分时缺乏可操作性，此类条款亦可能不被裁审机关认可或作出对员工最有利的解释。
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员工手册》内容的设计需要注意以下几点：
1、内容上应保证内容合法、合理、全面和可操作性；
2、适用范围上，主要适用于与企业签订劳动合同的员工、劳务派遣人员、在境内工作及取得收入的外籍人士；退休返聘人员及实习生可依实际情况适用部分内容；外包人员绝对不能适用员工手册，否则容易被认定为“假外包，真派遣 ”；
3.加班管理的设计大多数争议中，员工会提供打卡记录主张加班费，为了避免此种情况，企业可以明确设计加班审批条款；完善打卡设备，避免员工用手机就可以在公司附近打卡；
4.休假制度的设计
建议企业在制定《员工手册》时明确区分法定年假与福利假，法定年假未休完，企业是需要支付劳动报酬的，福利假即使未休，企业也无需额外支付劳动报酬，并且企业可以设计年休假休完才可以享受福利假，如果福利假如未在某一确定日期前休完，视为员工放弃福利假，企业无须就此支付任何补偿。
53.病假与医疗期的设计
建议企业明确病假和医疗期工资标准，为了防止员工“泡病假”，企业结合当地政策，根据病假时间的长短，对员工的病假工资标准进行分级递减设置。同时，企业明确员工请病假所需提交的证明材料，如要求提交社保定点医疗机构的诊疗记录等。并设置企业的病假调查权及要求员工去指定医院复诊的权利。
6.薪酬福利的设计
薪酬福利制度可以不在员工手册中体现，但如决定体现，则需要确保内容明确清晰。 实践中年终奖争议居多，企业可以设置多维度的年终奖考评因素，根据员工一年内的考勤、工时、日常表现等综合确定年终奖发放标准，避免仅将员工是否在职作为其能否获得年终奖的唯一标准。
5.违纪制度的设计《劳动合同法》第三十九条规定，员工严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以单方解除劳动合同。企业通过《员工手册》可以对员工的违纪进行管理，但是设计时应详细列举违纪行为，同时进行兜底设置，为新型的、无法穷尽的事项留余地。并根据违纪行为的严重程度、对公司影响的程度等，进行分级，但避免设置过多的层级，建议分为2或3级，比较合适，且便于操作。上述列举仅是设计《员工手册》的常见问题，企业还需要结合自身的经营发展特点，在法律的框架下，制定出适合自身的用工制度。
企业制定了《员工手册》，为何被认定无效？
根据《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定涉及劳动者切身利益的规章制度时，需要履行民主程序，民主程序很关键，但是很多企业并不清楚什么是民主程序，民主程序分为以下的步骤：
第一步：职工代表大会或者全体职工讨论
此处需要注意的是，用人单位应当保证参与职工代表大会的职工代表真正具有广泛的代表性，选取的职工代表能够真正反映最广大职工的意愿。
用人单位在此阶段需要留证的材料包括：会议的通知、会议签到表、讨论协商记录表、会议记录等。
第二步：职工代表大会或者全体职工提出方案和意见
此时用人单位可以通过召开会议、向全体职工发放意见征集表或通过电子邮件等方式听取职工的意见。在实践中，为提高规章制度制定的效率，“提出方案和意见”和“讨论”往往紧密结合，此时可以在会议记录中，将职工或职工代表会议中或会议后提出的意见进行记载并及时给予反馈。用人单位此阶段需要留证的材料包括：意见征集表、会议记录、意见反馈材料等。
第三步：与工会或者职工代表平等协商确定
此时需要注意，“平等协商程序”的主体是工会或职工代表，与第一步“全体讨论程序”的主体不同。“全体讨论程序”的主体是职工代表大会或全体职工。在实践中，不能通过工会进行“全体讨论程序”，也不能通过职工代表大会进行“平等协商程序”，否则该民主程序可能被认定为无效。“平等协商程序”中的“职工代表”系按照集体协商代表的选举办法进行选举。两个民主程序可以分别进行，也可以合并进行，但应对相关主体和内容进行记录并保存备查。
实务中，依据工会或者职工代表大会的情况，可以用人单位分为三类，法律对相关用人单位制订规章制度的民主程序要求不同，具体区分为：
一、建立工会和职工代表大会的用人单位，其制订规章制度时，需要经职工代表大会讨论，之后由企业与工会平等协商；二、建立工会、但未建立职工代表大会制度的用人单位，其在制订规章制度时，需要经全体职工讨论（一般是召开全体职工大会、征求全体职工的意见和建议等），之后由企业与工会平等协商；三、未建立工会、未建立职工代表大会制度的用人单位，在制订规章制度时，需要经全体职工讨论（一般是召开全体职工大会、征求全体职工的意见和建议等），之后由企业与全体职工平等协商。如果企业在制定《员工手册》后，以上民主程序均未履行，那么企业依据《员工手册》对员工进行奖惩的行为大概率会被认定为无效，进而导致企业对员工承担一定的赔偿责任。
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