【管理训练】《时间管理工具箱》

徐老师

博恩.崔西的这个方法，对设定并实现自己的目标非常有效。该方法包含7个简单的步骤。如果你现在尚未使用这些方法，那么，其中任何一个步骤都能使你的工作效率和成果提高2—3倍。而如果你可以将这个方法毫无保留地付诸实践，不需要多久，你的薪水和生活质量就会直线上升。
    以下就是这个方法的操作步骤：
    第1步：确定你究竟想要什么
    你可以自己决定你究竟想要什么，也可以和你的老板坐在一起，就你为自己设定的目标进行讨论，直到你彻底弄清楚自己应该做些什么、应该按照什么顺序来做这些事情。
    第2步：把目标写在纸上
    也就是说，将你的想法付诸笔端。当你把目标写在纸上以后，你为自己制订的目标就清晰化、具体化了。你为自己创造了一个能看得见、摸得着的东西。另一方面，如果一个目标没有以书面形式记录下来，那它就只是一个愿望和一个空想，没有任何生命力。没有以书面形式记录的目标将导致模糊、混乱、迷失方向，以及不计其数的错误。
    第3步：设定最后期限
    一个目标或者决定如果没有应该完成的最后期限，就没有紧迫性，没有真正的起点和终点。如果没有一个最后期限，以及相应的应该完成的任务，你做起事情来就会不由自主地拖沓，工作效率自然也就非常低下。
    第4步：列出行动事项
    把你能想到的、实现目标所需要的所有事情都列出来。每想到新的内容，就立即将其添加到你的清单上。不断充实你的清单，直到完整为止。这样的一份清单能让你眼光更为长远。它为你的生活铺了一条道路。由于你把这些目标付诸笔端，并设置了实现目标的最后期限，你就大大提高了实现自己目标的可能性。
    第5步：标出优先等级
    根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。花上几分钟时间，来考虑应该先做什么、后做什么，哪件事情在前、哪件事情在后。相比较而言，一个更好的办法是，利用方框和圆圈等符号使你的清单更一目了然。当你把你的目标分解为一个个具体的任务时，你会惊讶地发现，实现自己的目标并非一件非常困难的事情。
    制定了书面目标和实现目标的行动计划之后，与那些只是把想法放在脑子里的人相比，你的工作效率将会大大提高。
    第6步：立即行动
    你应该马上就做点什么事情，做什么都行。即使你的计划平淡无奇，只要你满怀热情地去实施这个计划，也胜过制订一份出色的计划，却不付诸任何行动。无论做什么，要想获得成功，将计划付诸实施才是最重要的。
    第7步：持之以恒
    把这一行动列入你每天的日程安排之内。比如，就某一领域阅读几页相关的图书，拜访几个客户或者潜在客户，做一些健身运动，学习几个外语单词。无论如何，不要虚度任何一天。目标确定之后，就要朝着这个方向不断前进。一旦开始行动，就要尽量保持这种状态，不要中途停下来。仅仅凭借这种决心和自律，你就能成为同辈人中事业最成功、工作最高效的人之一。

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徐老师

工具箱：培养紧迫感
1.设定激励式目标
    你的目标是你渴望实现的吗？你是否愿意不惜一切实现目标？
    为自己设定最渴望实现的目标，所有的动机都要求具有“激励作用”。效率低下、成果寥寥的主要原因在于没有设定让人渴望实现的目标。
    因为你并不想做现在所做的事情，所以，你总是找借口拖延和推迟。你可以将目标作为动力。你的目标越多，你就不可能在实现目标所需完成的任务上拖拖拉拉。你将发现自己的行动更加迅速，工作更有效率。
    2.积极的自我肯定
    借助积极的自我肯定的力量，在每个任务开始时，告诉自己“马上动手”、“我一定可以圆满完成任务”。
    积极的自我肯定，通过使用重复性的建议，你可以培养任何你期望拥有的心理习惯。在某种意义上，这些积极暗示作为新的指令被你的潜意识所接受，并成为新的操作原则。你很快便会发现，带着紧迫感采取行动将成为呼吸一样自然的习惯。
    3.设定截止日期
    为自己所做的所有工作设定清晰的截止日期，将自己说过的话备案，告诉其他人你将在某个特定的时间完成工作，你将发现，向别人许下承诺可以激励自己。我们都会非常努力地实现承诺，以免让其他人失望。通常，与向自己承诺相比，向他人承诺在某个时间完成某事将更能激励你。
    设定清晰明确的截止日期还能将目标置入潜意识中，你将发现某些内在因素激励着自己去完成某些工作。当你为自己设定了截止日期时，你的潜意识将自动帮助你克服拖拉的恶习。
    4.不找借口
    似乎所有拖拉都存在合理性。合理性的最佳定义为：“试图对不被公众接受的行为做出解释，以便获得公众的支持。”
    合理化就是为无效率的行为进行辩解并寻找借口，拖拉的人总是自以为有充足的借口可以让自己松懈。别让自己制造冠冕堂皇的借口，规定自己必须在某一时间内完成特定工作，为自己断绝后路。不要考虑无法完成工作的可能性，也别为无法完成工作找理由和借口。
    5.承担全部责任
    对按时完成任务承担全部责任，通过这种方式让自己克服拖拉的恶习。只靠自己，只凭自己的能力。无论有什么障碍，都要下定决心想办法翻越、绕行或克服障碍。别给自己找借口。
    为结果承担全部责任，永远不要给自己编造冠冕堂皇的理由，这无异于破釜沉舟背水一战。当你去掉做事拖延的诸多借口和理由时，你将完成更多任务，这将让你感到惊奇。

工具箱：项目式目标制定表
目标有大有小，有的目标只是为达成一个成果，而有的目标则由多个阶段性成果汇聚为一个总成果，我们称这样的目标为“项目式目标”。项目式目标的特征是可以按照目标实现的过程分解为若干个因果相连的分目标，前一个分目标的实现是后一个分目标得以开展的前提条件，以此递进，最后实现总目标。为了更形象地说明项目式目标的特征，请参见下图：
    与单一目标相比较而言，项目式目标实现周期长，步骤多，因而制定起来也相对复杂。现在我以TC项目为例，来详细演示项目式目标的制定方法。在演示之前，有必要对该项目的背景做一个说明，以便于读者的理解。
    项目背景：TC项目，即目标管控（Target Control）项目，是帮助企业建立以目标为导向的管理控制体系，主要从流程梳理、组织架构建设、岗位职责规范化、管控机制建立等方面着手打造企业高效运营体系。项目实施对象为一家中型服装企业，项目周期2个月。
    TC项目目标书
    项目内容 阶段性成果 时间节点
    第一阶段：项目启动阶段
    关键步骤：
    成立项目组
    制定项目工作计划
    召开项目启动会
    项目合作协议签约 项目总体工作计划
    合作协议 第1周
    第二阶段：问题分析阶段
    关键步骤：
    高层、中层、基层管理层访谈
    管理制度分析
    问卷调研
    核心问题界定 问题分析报告 第2—3周
    第三阶段：策略制定阶段
    关键步骤：
    制定改进策略
    策略方案评估 项目实施策略 第4—5周
    第四阶段：辅导实施阶段
    关键步骤：
    流程梳理与优化
    辅导制作岗位责任说明书
    中基层管理者精细化管理培训
    “二六四二”平台导入 部门工作流程图
    确认关键点
    岗位责任说明书
    岗位工作标准界定
    “二六四二”体系运营
    目标责任书
    个人品牌分管理制度
    目标承诺管理制度 第6—8周
    第五阶段：项目总结
    关键步骤：
    目标管控机制自运营
    项目成果总结 自运营评估报告
    项目总结报告 第9周

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时间管理

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